Het instellen van papierformaten in Word voor Office 365 kan wat lastiger zijn dan het op het eerste gezicht lijkt. Soms selecteer je ‘Letter’ en werkt het prima, maar andere keren wordt je document alsnog afgedrukt met vreemde marges of worden delen van de inhoud afgesneden. Erg vervelend, maar er zijn manieren om dit proces voorspelbaarder te maken. Het belangrijkste doel is ervoor te zorgen dat je document het gewenste papierformaat heeft, of dat nu voor afdrukken, presentaties of gewoon voor consistentie in meerdere bestanden is. Door de instellingen goed aan te passen, voorkom je problemen bij het afdrukken en zorg je ervoor dat je opmaak er altijd perfect uitziet.
Hoe u het papierformaat in Word voor Office 365 kunt wijzigen
Methode 1: Gebruik het tabblad Indeling voor een snelle wijziging.
Dit is waarschijnlijk de meest eenvoudige manier en is handig als je snel de grootte van je huidige document wilt aanpassen. Het is nuttig als je printer het nieuwe formaat ondersteunt of als je dingen wilt testen. Ik weet niet waarom, maar soms lijkt Word de standaardinstellingen voor de grootte te negeren, tenzij je ze hier opnieuw instelt. Zodra je de grootte hebt ingesteld, zou je document zich automatisch moeten aanpassen, maar controleer voor de zekerheid de marges en de voorbeelden.
- Open je Word-document. Of het nu een bestaand bestand is of een nieuw concept, zorg dat het klaar is voor gebruik.
- Ga naar het tabblad “Lay-out”. Je vindt dit in de menubalk bovenaan; hier kun je de pagina-instellingen beheren.
- Klik op ‘Formaat’ in de groep Pagina-instellingen. Nee, dit is niet alleen voor papier; je kunt hiermee de volledige pagina-indeling opmaken.
- Selecteer een papierformaat in het keuzemenu. Kies uit gangbare opties zoals A4, Letter of Legal. Als uw printer aangepaste formaten ondersteunt, kunt u later altijd nog een ander formaat kiezen.
- Bevestig door buiten het menu te klikken of op ‘Enter’ te drukken. Uw document wordt direct bijgewerkt. Soms moet u de afdrukvoorbeeldweergave handmatig controleren om er zeker van te zijn dat alles past.
Deze methode werkt meestal prima, vooral bij standaard papierformaten. In sommige gevallen is een snelle herstart van Word of zelfs een herstart van de computer nodig om de wijzigingen volledig door te voeren. Vreemd, maar ja, Windows en Office hebben zo hun eigenaardigheden.
Methode 2: Stel een aangepaste maat in voor specifieke behoeften
Als de standaardopties niet werken, vooral voor die ongebruikelijke, aangepaste projectvereisten, is het raadzaam om naar “Meer papierformaten” te gaan. Dit is handig als je een banner, brochure of iets anders maakt dat een uniek formaat vereist. Houd er wel rekening mee dat dit iets meer werk is en dat je printer mogelijk dat formaat moet ondersteunen.
- Open je document en ga naar het tabblad ‘Indeling’.
- Klik op “Formaat” en selecteer vervolgens “Meer papierformaten” onderaan het dropdownmenu. Er wordt een dialoogvenster geopend.
- Voer de gewenste breedte en hoogte in de daarvoor bestemde velden in. Als u bijvoorbeeld een kaart van 5 x 7 inch wilt, vult u 5 in bij breedte en 7 bij hoogte.
- Als je deze grootte alleen op bepaalde delen wilt toepassen, kun je die gedeelten eerst selecteren en vervolgens in hetzelfde menu onder ‘Toepassen op’ de optie ‘Geselecteerde tekst’ kiezen.
- Klik op “OK”. Uw document zou nu van formaat moeten veranderen, maar dit kan de marges of de lay-out beïnvloeden. Pas de marges indien nodig aan via “Marges” in hetzelfde tabblad Lay-out.
Op sommige computers wordt dit niet meteen correct bijgewerkt. Mogelijk moet u het document opslaan, sluiten en opnieuw openen, of zelfs Word opnieuw opstarten, om het nieuwe formaat volledig te vergrendelen. Houd er ook rekening mee dat uw printer dit aangepaste formaat moet ondersteunen als u rechtstreeks afdrukt. Anders moet u mogelijk naar PDF afdrukken of de printerinstellingen afzonderlijk aanpassen.
Optie 3: Stel het standaard papierformaat in voor toekomstige documenten
Als u regelmatig een specifiek papierformaat nodig hebt, bespaart u veel tijd door dit als standaard in te stellen. Stel uw voorkeursformaat één keer in en Word onthoudt dit voor nieuwe documenten.
- Open een document, ga naar ‘Indeling’ en klik vervolgens op ‘Formaat’.
- Selecteer de gewenste maat of maak een aangepaste maat zoals hierboven beschreven.
- Zodra de instellingen zijn aangepast, zoekt u naar de knop “Instellen als standaard” (deze verschijnt in het dialoogvenster “Pagina-instellingen” als u dit via de launcher opent).Bevestig door erop te klikken.
- Vanaf nu zou elk nieuw document dat je start automatisch dit formaat moeten gebruiken. Controleer voor de zekerheid of dit niet automatisch teruggezet wordt naar het standaardformaat bij sommige accounts of sjablonen.
Tips en extra’s
- Bekijk altijd eerst een voorbeeld voordat u afdrukt: gebruik het afdrukvoorbeeld om problemen zoals afgesneden marges of verkeerd uitgelijnde tekst op te sporen.
- Marges kunnen voor verrassingen zorgen: als de inhoud niet lijkt te passen na het aanpassen van de grootte, probeer dan de marges aan te passen; kleinere marges kunnen ervoor zorgen dat er meer inhoud past.
- Houd rekening met de mogelijkheden van uw printer: aangepaste formaten zijn leuk, maar uw printer moet ze wel ondersteunen, anders krijgt u foutmeldingen of wordt er op het verkeerde papier afgedrukt.
- Gebruik het dialoogvenster ‘Printereigenschappen’: Soms heeft het printerstuurprogramma eigen instellingen voor het paginaformaat. Als de instellingen in Word niet kloppen, controleer dan de printervoorkeuren via Configuratiescherm > Apparaten en printers > [Uw printer] > Afdrukvoorkeuren.
Veelgestelde vragen
Hoe maak ik een aangepast papierformaat aan?
Ga naar ‘Indeling’, klik op ‘Formaat’ en selecteer vervolgens ‘Meer papierformaten’. Voer daar de gewenste afmetingen in en klik op OK. Houd er rekening mee dat als uw printer het formaat niet ondersteunt, u mogelijk via PDF moet afdrukken of een compatibel formaat moet zoeken.
Kan ik het papierformaat voor slechts één gedeelte van mijn document wijzigen?
Ja, selecteer dat gedeelte en ga vervolgens naar “Lay-out” > “Formaat” en kies de gewenste grootte. Zorg ervoor dat je bij “Toepassen op” (onderaan het dialoogvenster) “Geselecteerde tekst” kiest. Het is een beetje vreemd, maar het werkt.
Veroorzaakt het wijzigen van het papierformaat problemen met de lay-out?
Ja, een beetje wel. Het past de marges aan en kan de lay-out van je tekst of afbeeldingen veranderen. Controleer altijd de afdrukvoorbeeldfunctie voordat je de definitieve versie afdrukt of verstuurt.
Wat als mijn printer het door mij gekozen papierformaat niet ondersteunt?
Controleer de specificaties van uw printer of print indien mogelijk naar PDF. Soms is het nodig om een printerstuurprogramma te gebruiken dat aangepaste papierformaten ondersteunt. Want Windows moet het natuurlijk altijd ingewikkelder maken dan nodig.
Hoe kan ik deze afmeting behouden voor nieuwe documenten?
Stel het gewenste papierformaat in en klik vervolgens in het dialoogvenster Pagina-instellingen op ‘Instellen als standaard’. Vanaf dat moment zullen nieuwe documenten met dat formaat beginnen, tenzij u al te veel met sjablonen experimenteert.
Samenvatting
- Open je Word-document.
- Ga naar het tabblad “Lay-out”.
- Klik op “Maat” en kies of creëer je eigen maat.
- Pas de marges indien nodig aan.
- Bekijk een voorbeeld en print het zodra u klaar bent.
Samenvatting
Het wijzigen van papierformaten in Word voor Office 365 is niet bepaald hogere wiskunde, maar het kan wel wat problemen opleveren met printercompatibiliteit en lay-outinstellingen. Experimenteer een beetje, controleer de afdrukvoorbeeld en je zou de meeste verrassingen moeten kunnen voorkomen. Hopelijk bespaart dit iemand een paar uur, want eerlijk gezegd maken Windows en Office het soms ingewikkelder dan nodig is.