Sommige gebruikers hebben last van een vervelend probleem: elke keer dat ze MS Outlook openen, verschijnt er een vreemde foutmelding dat Outlook een oude kopie van hun Outlook-gegevensbestand (.ost) gebruikt. Dit is frustrerend, omdat het meestal gebeurt na het klonen van een harde schijf of het herstellen van een back-up naar een bepaald tijdstip. Maar eerlijk gezegd kan de foutmelding ook verschijnen als de gegevensbestanden van Outlook niet goed synchroniseren of op de een of andere manier beschadigd zijn geraakt. De melding suggereert meestal om het oude OST-bestand te verwijderen en Outlook een nieuw bestand te laten aanmaken, wat simpel klinkt, maar niet altijd voldoende is om de onderliggende oorzaak op te lossen. Het oplossen van dit probleem vereist vaak verschillende stappen, zoals het repareren van het gegevensbestand, het verwijderen en opnieuw aanmaken ervan, of zelfs het repareren van Office zelf. Het doel is om ervoor te zorgen dat Outlook stopt met het bewaren van die verouderde kopieën van de gegevens en weer correct synchroniseert.
Hoe los ik de foutmelding “Outlook gebruikt een oude kopie van uw Outlook-gegevensbestand” op?
Herstel uw Outlook-gegevensbestand met behulp van de tool ‘Postvak In repareren’.
Dit is het eerste wat u moet proberen, omdat beschadigde gegevensbestanden (.pst of.ost) een veelvoorkomende oorzaak van deze fout zijn. Als uw Outlook-gegevensbestanden fouten bevatten, kan Outlook in de war raken en een oude versie blijven gebruiken. De ingebouwde tool SCANPST. EXE kan kleine beschadigingen herstellen, maar u moet deze eerst vinden. Meestal bevindt deze zich ergens zoals C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16\SCANPST. EXE(afhankelijk van uw Office-versie).Zorg ervoor dat u een back-up maakt van uw gegevensbestand voordat u verdergaat, omdat reparatie soms gegevensverlies kan veroorzaken. Zodra u klaar bent, start u de tool, wijst u deze aan naar uw gegevensbestand (het.pst- of.ost-bestand) en laat u de tool alle gevonden fouten herstellen. U vindt uw Outlook-gegevensbestanden in %LOCALAPPDATA%\Microsoft\Outlook — zoek naar bestanden met de extensie.pst of.ost — maar wees voorzichtig, vooral met PST-bestanden, omdat beschadigde bestanden soms lastig kunnen zijn.
Verwijder je OST-bestand en laat Outlook het opnieuw aanmaken.
Als het probleem aanhoudt, kan het verwijderen van het OST-bestand soms de oplossing zijn, vooral als synchronisatieproblemen ervoor zorgen dat Outlook een verouderde versie gebruikt. Dit bleek voor sommigen de oplossing te zijn. Hier is een korte uitleg: ga naar Verkenner, plak %LOCALAPPDATA%\Microsoft\Outlookin de adresbalk en druk op Enter. Zoek naar bestanden die eindigen op.ost; deze bevatten meestal uw e-mailadres in de bestandsnaam. Verwijder de problematische bestanden. Wanneer u Outlook opnieuw opstart, wordt het OST-bestand automatisch opnieuw aangemaakt vanaf de server, wat vaak helpt bij het correct synchroniseren. Soms gebruikt Outlook op bepaalde systemen tijdelijk nog steeds het oude bestand. Start Outlook in dat geval opnieuw op en laat de cache opnieuw opbouwen. Let op: op sommige computers is hiervoor een herstart van Outlook of zelfs een korte herstart nodig om de wijzigingen correct door te voeren.
Maak je Outlook-profiel opnieuw aan.
Als het verwijderen van het OST-bestand het probleem niet oplost, is het de moeite waard om te proberen uw profiel opnieuw aan te maken. Soms raken profielen in de war, vooral na een systeemherstel of het klonen van een account. Open hiervoor Outlook en ga naar Bestand > Accountinstellingen > Profielen beheren (of open de e-mailinstellingen in het Configuratiescherm).Selecteer hier uw huidige profiel, klik op Verwijderen (geen zorgen, uw e-mails op de server worden niet verwijderd) en maak vervolgens een nieuw profiel aan met hetzelfde e-mailaccount. Zorg ervoor dat u het nieuwe profiel als standaard instelt als dit nog niet het geval is. Dit lost vaak configuratiefouten op die ervoor zorgen dat Outlook onjuiste gegevenskopieën bewaart of oude configuraties niet meer correct weergeeft.
Installatie van een reparatiekantoor
En als dat allemaal niet werkt, kan het repareren van Office soms uitkomst bieden. Het is niet altijd even leuk, want je moet naar ‘Apps en functies’ gaan, je Office-installatie zoeken, ‘Wijzigen’ selecteren en vervolgens ‘Repareren’ kiezen. Bij sommige systemen is de snelle reparatie voldoende, maar probeer anders de online reparatieoptie. Let wel: dit kan wat langer duren en je moet mogelijk achteraf enkele instellingen opnieuw invoeren. Maar het is het proberen waard als al het andere faalt.
Eerlijk gezegd heb ik gezien dat een combinatie van deze oplossingen het probleem op verschillende machines verhelpt. Soms is het gewoon een vreemd cacheprobleem, en andere keren spelen corruptie of profielproblemen een rol. Hoe dan ook, het is nooit een slecht idee om eerst een back-up van je gegevens te maken, omdat sommige van deze stappen wat delicate kunnen zijn.
Waarom gebruikt Outlook een oude kopie van uw Outlook-gegevensbestand in Citrix?
Dit gebeurt vaker dan je denkt als Outlook in een Citrix- of andere virtuele omgeving draait. In principe synchroniseert het OST-bestand niet goed met de Exchange-server, waardoor Outlook een oude, in de cache opgeslagen versie blijft gebruiken. Het repareren of verwijderen van het OST-bestand helpt in dit geval, omdat Outlook dan gedwongen wordt een nieuwe kopie van de server op te halen. Dit kan verouderde informatie of synchronisatieproblemen verhelpen. Het is wel wat omslachtig, maar in Citrix-omgevingen gaat het vaak om synchronisatieproblemen in plaats van om corruptie.
Hoe los ik een fout in een Outlook-gegevensbestand op?
Als u een bericht krijgt zoals ‘ Uw Outlook-gegevensbestand kan niet worden geconfigureerd’ of ‘Het Outlook-gegevensbestand kon niet worden geopend’, probeer dan eerst schijfruimte vrij te maken. Soms kan een tekort aan schijfruimte ervoor zorgen dat Outlook vastloopt bij het openen van gegevensbestanden. Anders kan het helpen om de gegevensbestanden opnieuw aan te maken of de reparatietool voor PST-bestanden (via SCANPST. EXE) uit te voeren. Controleer ook of de bestanden niet zijn gemarkeerd als alleen-lezen of geblokkeerd door de beveiligingsinstellingen van Windows. Bij aanhoudende problemen kan het nodig zijn om het gegevensbestand volledig opnieuw aan te maken of het PST-bestand te repareren, vooral als er een vermoeden van corruptie bestaat.