Hoe maak je effectief een back-up van macro’s in Word of hoe exporteer je ze?

Het werken met macro’s in Microsoft Word kan soms behoorlijk rommelig zijn. Vooral als je uren hebt besteed aan het opnemen van die kleine automatiseringsscripts, om ze vervolgens kwijt te raken na een systeemcrash, een upgrade of als ze gewoon beschadigd raken. Het verliezen van je macro’s voelt als het kwijtraken van een deel van je workflow – niet leuk. Daarom is het enorm handig om te weten hoe je ze kunt back-uppen of exporteren, zodat je niet alles helemaal opnieuw hoeft te schrijven als er iets misgaat. Bovendien maakt exporteren het delen van macro’s met teamgenoten of het overzetten naar een andere pc veel gemakkelijker. Als je eenmaal de gewoonte hebt om regelmatig een back-up te maken, is het echt een redder in nood.

Hoe maak je een back-up van of exporteer je macro’s in Word?

Macro’s worden doorgaans opgeslagen in uw Word-sjabloonbestanden, met name in het bestand Normal.dotm. Dit is in feite de centrale plek voor al uw aangepaste stijlen, sneltoetsen, AutoCorrectie-items en macro’s. Als dit bestand beschadigd raakt of u het per ongeluk overschrijft, kunt u een groot deel van uw aangepaste instellingen kwijtraken, inclusief die handige macro’s. Regelmatige back-ups maken helpt dit te voorkomen. Het exporteren van specifieke macro’s als.bas-bestanden maakt het delen of herstellen van een bepaalde macro bovendien een stuk eenvoudiger. Zo doet u dat.

Methode 1: Macro’s exporteren als. BAS-bestanden (ideaal voor delen of selectieve back-up)

Deze methode is eigenlijk de standaard voor het opslaan van individuele macro’s. Het is snel en netjes, vooral als je gewoon een macro wilt overzetten of een kopie wilt bewaren. Het idee is om de VBA-editor te openen en je macromodules te exporteren als.bas-bestanden.

Open het Word-document of de sjabloon met de macro’s die u wilt opslaan.
Druk op deze toets Alt + F11om de VBA-editor te openen. Deze is een beetje verborgen, dus deze sneltoets is je beste optie.
In het linkerdeelvenster ziet u de Projectverkenner. Vouw uw project uit (bijvoorbeeld VBAProject (YourTemplate.dotm) ) en zoek vervolgens de map Modules — daar bevinden zich uw macro’s.
Klik met de rechtermuisknop op de module die uw macro’s bevat en kies ‘Bestand exporteren’. Als u meerdere modules hebt, moet u dit voor elke module afzonderlijk doen.
Kies een veilige locatie voor de back-up — bijvoorbeeld een externe schijf, een cloudmap, wat dan ook — en sla het bestand op met de extensie.bas. Dit is in principe gewoon een tekstbestand met je VBA-code, zodat je het later indien nodig kunt openen.

Om die macro weer in Word of een ander document te gebruiken, doe je gewoon het tegenovergestelde:

Open het betreffende Word-document.
Druk op deze knop Alt + F11om de VBA-editor te openen.
Klik met de rechtermuisknop op de map Modules in je project en kies Bestand importeren.
Blader naar het opgeslagen.bas-bestand, selecteer het en klik op ‘ Openen’. En voilà, je macro staat nu in het nieuwe document.

Eerlijk gezegd kan het omslachtig zijn om dit voor elke macro te doen, maar het is wel de veiligste manier om alleen te bewaren wat je nodig hebt zonder het hele Normal.dotm-bestand mee te hoeven slepen. En op sommige systemen is het vreemd: het exporteren kan de eerste keer mislukken en na een of twee herstarts ineens wel werken.

Methode 2: Maak een back-up van de volledige Normal.dotm-sjabloon

Als je alles wilt behouden — stijlen, sneltoetsen, automatische correcties en macro’s — is het kopiëren van het volledige Normal.dotm-bestand de beste optie. Dit sjabloon is het basisbestand dat Word gebruikt bij het starten van nieuwe documenten. Als je het kwijtraakt of beschadigt, verlies je AL je aanpassingen, wat erg vervelend is.

Sluit hiervoor eerst alle Word-instanties. Ga vervolgens naar:

%appdata%\Microsoft\Templates

In Bestandsverkenner. Als je niet zeker weet hoe dat eruitziet, kopieer en plak het pad dan in de adresbalk. Zoek Normal.dotm, klik er met de rechtermuisknop op en kopieer het naar een veilige locatie — een externe schijf, een cloudmap, wat dan ook. Dat is je back-up.

Als je later je instellingen wilt herstellen, vervang je het huidige Normal.dotm-bestand door je back-up. Houd er rekening mee dat hiermee alle wijzigingen die sinds de back-up zijn aangebracht, worden overschreven. Doe dit dus alleen als je het geen probleem vindt om recente aanpassingen te verliezen. Als je alleen macro’s wilt herstellen, is de.bas-exportmethode wellicht een betere optie.

Methode 3: Gebruik de organisatietool van Word.

Deze tool is wat ouderwets, maar nog steeds handig. Je vindt hem onder het tabblad ‘Ontwikkelaar’, dus je moet dat eerst inschakelen. Zo doe je dat:

Ga naar Bestand > Opties > Lint aanpassen.
Vink rechts het vakje naast Ontwikkelaar aan.

Zodra het tabblad Ontwikkelaar zichtbaar is, kunt u het volgende doen:

Klik op Ontwikkelaar > Documentsjabloon.
Klik op de knop ‘Organisator’.
Zorg ervoor dat in het Organizer-venster het brondocument of de sjabloon aan de ene kant en het bestemmingsdocument aan de andere kant is geladen.
Selecteer de macro’s of modules die u wilt kopiëren. In sommige versies ziet u mogelijk een lijst met macro’s, waarna u eenvoudig op ‘Kopiëren’ kunt klikken om ze over te zetten.

Dit is een beetje omslachtig, maar handig als je niet direct met VBA wilt werken. Houd er wel rekening mee dat het beter geschikt is voor kleine kopieën dan voor het exporteren van grote hoeveelheden.

Methode 4: Houd een handmatige macro-repository bij.

Als al het andere mislukt en je bang bent gegevens kwijt te raken, bewaar je macrocode dan gewoon in een Word-document. Open een nieuw document, ga naar de VBA-editor ( Alt + F11), zoek je macro’s en kopieer alle code. Plak deze in dit back-updocument, geef het een duidelijke naam zoals ‘Macro-back-up’ en sla het op een veilige plek op.

Als een macro later verdwijnt of beschadigd raakt, kopieert u de code gewoon terug naar een nieuwe module in VBA. Het is een ietwat simpele methode, maar het werkt verrassend goed, vooral als u met verschillende configuraties werkt.

Hoe je ervoor zorgt dat je macro’s voor altijd bewaard blijven

Om ervoor te zorgen dat je macro altijd klaar is voor gebruik in Word, moet je deze opslaan in je Normal.dotm-bestand. Onthoud dat deze sjabloon elke keer wordt geladen wanneer Word wordt geopend, dus alles wat daarin is opgeslagen, is overal beschikbaar. Wees je er wel van bewust dat Word soms waarschuwingen geeft over actieve macro’s of beveiligingsproblemen. Zorg ervoor dat je op ‘Inhoud inschakelen’ klikt wanneer daarom wordt gevraagd, anders werkt je macro niet.

Wat doet Ctrl+F12 in Word?

Dit is een klassieker. Als je op drukt Ctrl + F12, opent het dialoogvenster ‘Openen’. In principe kom je dan direct in je bestandsbrowser terecht, zodat je snel een document kunt vinden en openen zonder door menu’s te hoeven navigeren. Handig als je een hekel hebt aan het klikken in de interface of gewoon direct bestanden wilt openen.