Bij het werken met SharePoint en Power Query is het erg vervelend als nieuwe bestanden of mappen niet verschijnen na het vernieuwen. Het lijkt alsof Power Query een oude momentopname in de cache heeft opgeslagen, waardoor zelfs als iemand een nieuw bestand toevoegt, dit niet wordt weergegeven tenzij je er iets aan doet. Geloof me, ik ken het gevoel: je klikt op vernieuwen en ziet nog steeds alleen de oude lijst met bestanden. Dit soort problemen komt vaak voor als je SharePoint-configuratie complexe machtigingen heeft of als Power Query niet duidelijk weet wat er nieuw is. Het goede nieuws? Met een paar trucjes en aanpassingen kun je Power Query meestal dwingen om de meest recente informatie op te halen. Het doel is om Power Query de verouderde cache te laten vergeten en SharePoint opnieuw rechtstreeks te laten raadplegen, zodat nieuwe items direct verschijnen.
Nieuwe bestanden en mappen in Power Query worden niet weergegeven in SharePoint.
Power Query slaat metadata zoals bestandslijsten en mapstructuren van SharePoint in de cache op om de prestaties te verbeteren. Het probleem is echter dat deze cache niet altijd automatisch wordt vernieuwd, vooral niet wanneer er nieuwe items worden toegevoegd. Soms maakt Power Query verbinding via de URL van de specifieke map, die mogelijk naar een verouderde weergave verwijst. Of, omdat SharePoint gegevens kan pagineren via de REST API, wordt standaard slechts een deel van de mapinhoud opgehaald. Bovendien kunnen privacyinstellingen of de manier waarop mappaden zijn ingesteld ervoor zorgen dat Power Query nieuwe bestanden en mappen mist of niet vernieuwt. Kortom, de cache raakt verouderd en Power Query blijft de oude lijst weergeven totdat we het programma opdracht geven om de cache correct te vernieuwen.
Voordat je aan de oplossingen begint, controleer eerst of je machtigingen correct zijn ingesteld. Zonder de rechten om bij te dragen, werkt het niet. Neem contact op met je IT-beheerder of degene die de SharePoint-site beheert. Als de machtigingen correct zijn ingesteld en je nog steeds problemen ondervindt, kun je het volgende proberen.
Hoe vernieuw ik Power Query om nieuwe bestanden in SharePoint te zien?
Waarom het wissen van de cache helpt
De lokale cache van Power Query slaat metadata van mappen en bestanden op. Soms zorgt het wissen van de cache ervoor dat Power Query SharePoint om de meest recente gegevens vraagt, in plaats van de verouderde versie uit de cache te gebruiken. Als je dit doet, zouden nieuwe bestanden en mappen na de volgende vernieuwing moeten verschijnen. Het is een beetje vreemd, maar het werkt. Op sommige computers zijn er een paar pogingen nodig, of een herstart van Power BI of Excel, voordat het echt werkt, want Windows maakt het natuurlijk altijd lastig.
Hoe wis ik de Power Query-cache in Power BI?
- Start Power BI Desktop (of Excel, afhankelijk van welk programma je gebruikt).
- Ga naar Bestand > Opties en instellingen > Opties.
- Onder ‘Gegevens laden’ in het gedeelte ‘Globaal’ ziet u ‘Cache wissen’. Klik daarop en klaar is Kees. Kinderspel.
In Excel werkt het op een vergelijkbare manier: ga naar Opties > Opslaan, schakel de cache-instellingen in en klik vervolgens op Cachebestanden verwijderen. Soms moet je Excel sluiten en opnieuw openen om de cache volledig te resetten.
Maak verbinding via de hoofd-URL van de website in plaats van de map-URL.
De belangrijkste reden waarom deze oplossing werkt? Power Query onthoudt mogelijk de URL van een specifieke map, wat een oud of onvolledig pad kan zijn. Door de URL van de hoofd-SharePoint-site op te geven (zoals https://yourcompany.sharepoint.com/sites/YourSiteName ) dwingt u Power Query om alles binnen die site op te vragen – geen opgeslagen mappenlijst, geen onvolledige weergaven. Deze truc helpt vaak om te synchroniseren met de meest recente inhoud, vooral als er later bestanden aan een submap worden toegevoegd.
- In Power BI: – Open Power BI Desktop.- Ga naar Gegevens ophalen > Van SharePoint-map.- Plak de URL van de site-hoofdmap (niet een mappad).- Vink het vakje voor uw bibliotheek aan en klik op Gegevens transformeren.- Klik op Start > Voorbeeld vernieuwen om te controleren of de nieuwste bestanden zijn opgehaald.
- In Excel: – Tabblad Gegevens > Gegevens ophalen > Uit bestand > Uit SharePoint-map.- Verwijder in het dialoogvenster de bestaande URL en typ alleen het hoofdadres van de site (bijvoorbeeld https://uwbedrijf.sharepoint.com/sites/UwSitenaam ).- Klik op OK, selecteer uw bibliotheek en klik vervolgens op Gegevens transformeren.- Vernieuw in Power Query (klik op het kleine cirkelvormige pijltje) en kijk of er nieuwe gegevens verschijnen.
Gebruik de SharePoint REST API via Web. Contents om de cache te omzeilen.
Het is misschien wat vreemd, maar als je bekend bent met de geavanceerde editor van Power Query, kun je een aangepaste API-aanroep schrijven die de huidige maplijst rechtstreeks uit SharePoint ophaalt. Hiermee omzeil je de cache van Power Query volledig en vraag je telkens de meest recente gegevens op.
In Excel of Power BI:
let siteUrl = "https://yourtenant.sharepoint.com/sites/yoursite", relativePath = "/sites/yoursite/Shared Documents", apiUrl = siteUrl & "/_api/web/GetFolderByServerRelativeUrl('" & relativePath & "')/Files", response = Json. Document(Web. Contents(apiUrl, [Headers=[Accept="application/json;odata=verbose"]])), files = response[value][results] in filesVervang de plaatsaanduidingen door uw daadwerkelijke SharePoint-URL en mappad. Op deze manier worden bij elke vernieuwing de meest recente bestanden opgehaald. Vervolgens kunt u die gegevens in uw Power BI- of Excel-spreadsheet laden. In sommige gevallen kan het even duren voordat het werkt, maar over het algemeen is het betrouwbaar zodra het is ingesteld.
Waarom je mogelijk geen nieuwe mappen kunt aanmaken
Naast cacheproblemen kunnen SharePoint-machtigingen of validatieregels soms het aanmaken van mappen blokkeren. Vaak is dit gerelateerd aan machtigingen — heeft uw IT-afdeling u minimaal de machtiging ‘Bijdragen’ gegeven? Zo niet, dan verschijnen die opties niet. Controleer ook of er validatieformules voor kolommen in de bibliotheek aanwezig zijn, want die kunnen het aanmaken van nieuwe mappen volledig blokkeren. Een oplossing? Gebruik het tabblad ‘Bestanden’ en selecteer ‘Nieuwe map’ in plaats van op ‘+Nieuw’ te klikken. Dit omzeilt de beperking soms.
Waarom mappen niet goed synchroniseren met SharePoint
Integratieproblemen treden meestal op als er een conflict is tussen uw OneDrive-synchronisatie en SharePoint. Als u bijvoorbeeld een snelkoppeling in OneDrive hebt die naar dezelfde map verwijst, kan dit problemen veroorzaken. De oplossing? Verwijder de snelkoppeling in OneDrive Online en ontkoppel en koppel uw OneDrive-account opnieuw. Zorg er ook voor dat uw OneDrive-app up-to-date is en probeer de synchronisatie te pauzeren en te hervatten via het systeemvak. Soms zorgt dat ervoor dat alles opnieuw wordt opgestart en correct synchroniseert.