Microsoft Teams チャネルに直接メールを送信または転送する必要があったことはありませんか? これは、アプリ間を行き来せずに物事を整理しておきたい場合に特に便利です。基本的に、各 Teams チャネルには独自のメール アドレス (自動生成) が割り当てられるので、会話にメールを直接送信できます。ただし、すべてがスムーズに進むわけではありません。この機能が有効になっているかどうか、またはそもそもそのチャネルのメール アドレスを取得する方法がわからない場合があります。管理者は、セキュリティやスパムの懸念からこのオプションを無効にしている場合があるため、送信しようとしても何も起こらない場合は、それが原因である可能性があります。すべてのセットアップが完了したら、メールを送信したり、ファイルを添付したり、このプロセスを自動化するルールを設定したりできます。ただし、添付ファイルにはサイズや数などの制限があり、知らないとつまずく可能性があることを覚えておいてください。
Microsoft Teams チャネルにメールを送信する方法
Teams でメール統合が有効になっていることを確認する
- Microsoft Teams に移動し、左側のサイドバーの Teams をクリックします。
- 対象のチームを見つけ、その横にある 3 つのドットのアイコンをクリックして、[チームの管理] を選択します。
- 設定 に移動し、次に メール統合 を選択します (バージョンによっては 詳細設定 の下にある場合があります)。
- ユーザーはチャンネルのメールアドレスにメールを送信できます のトグルがオンになっているか確認してください。オンになっていない場合はオンに切り替えてください。これにより、外部のユーザーやチームメンバーがチャンネルにメールを送信できるようになります。
このステップは重要です。一部の組織ではスパム対策としてこの機能を無効にしているため、このオプションが表示されない場合は、IT管理者によってブロックされている可能性があります。この機能が有効になっていることを確認することで、他のすべての機能がスムーズに動作します。
チャンネルのメールアドレスを見つける – もちろん、必ずしも明らかではないので
- Microsoft Teams クライアントを開き、関連するチャネルに移動します。
- チャンネル名の横にある3 つのドットのアイコンをクリックし、[メールアドレスを取得] を選択します。
- ポップアップに、そのチャネルに割り当てられたメールのSMTPアドレスが表示されます。次のような表示になります
[email protected]。 - そのアドレスをコピーしてください。メールクライアントからメールを送信したり転送したりするときに必要になります。
注: 設定によっては、権限の問題や管理者が無効にしている場合など、Teams 経由でメールアドレスを取得できないことがあります。管理者に問い合わせるか、適切な権限があるかご確認ください。
チャンネルにメールを送信できるユーザーを制御する
メール統合設定では、チャンネルへのメール送信を許可するユーザーを指定できます。チームメンバーのみにすることも、ドメインフィルターを使ってさらに制限することもできます（例えば、特定のドメインからの外部メールのみなど）。
また、メールアドレスが安全でなくなった、あるいは不要になったと判断した場合は、メールアドレスを完全に削除することもできます。ただし、一度削除すると、再作成するまでそのチャンネルへのメール送信はできなくなりますのでご注意ください。
メールの送信、または自動化
Outlook、Gmailなど、お好みのメールクライアントを開いて、そのSMTPアドレスにメールを送信してください。既存のメールを転送したり、ルールを設定してメールが自動的にチャンネルにルーティングされるようにすることも可能です。ただし、以下の制限事項にご注意ください。
- 添付ファイルのサイズは1ファイルあたり最大10 MBです
- メール1通につき最大20個のファイルを添付できます
- メール本文に最大50枚の画像
もちろん、Teamsではドラッグ＆ドロップ以上の操作が必要になります。また、OutlookやExchangeでルールベースの転送設定を作成して、これらの操作の一部を自動化することもできます。例えば、Outlookで特定のメールをTeamsのメールアドレスに直接転送するルールを設定すれば、手間が省けます。
Send-MailMessageコマンドレットを使って、Teamsにメールを送るスクリプトを作成することもできます。最初はあまり使いやすくありませんが、自動化が好きな方には便利です。
メールを送信すると何が起こりますか?
少し遅れて、制限内のすべての添付ファイルを含むメールが、 のような件名でその Teams チャネルに表示されます。ファイルは、SharePoint の [ファイル] タブのEmailMessages_10_2022Tobias Bauer via emailなどの名前のフォルダーに保存されます。
また、Teamsでそのメールに返信した場合、返信はチャンネルにのみ送信され、元の送信者には送信されません。「You're replying to an email message and your comment will only be visible in Teams」のようなメモが表示されます。
追加のトリック: アクセスの自動化または管理
- Teams 宛のメールを自動転送したりフラグを付けたりするメール ルールを設定します。
- Teams の 詳細設定 を微調整して、グループ メンバーまたは特定のドメインのみに制限して、メールを送信できるユーザーを制御します。
- PowerShell スクリプトを Webhook とともに使用して、必要に応じて電子メールを完全にバイパスし、メッセージを Teams に直接送信します。
最後に、混乱を懸念される場合は、Outlook、SharePoint などからユーザーが新しい Azure グループやチームを作成できないように制限することもできます。管理者は、Azure ポータルまたは Office 365 ポリシーを通じてこれを管理できます。
ご注意：大きな添付ファイルや多数の画像を含むメールは届かない場合がありますので、ご注意ください。問題が発生した場合は、制限と権限をご確認ください。
まとめ
- まだ有効になっていない場合は、Teams 設定で電子メールの統合を有効にします。
- メールアドレスを取得 メニューからチャンネルのメールアドレスを取得します。
- メールを送信するか、ルールを使用して転送を自動化します (添付ファイルの制限が適用されます)。
- 詳細設定を使用して、チャネルにメールを送信できるユーザーを管理します。
まとめ
メールをTeamsに取り込めば、ワークフローが本当に効率化されます。特に、アプリを切り替えずにファイルを共有したり、チャンネルを更新したりする場合に便利です。直感的ではない部分もありますが（例えば、なぜメールアドレスだけが表示されていないのか？）、少し調整すればかなり簡単になります。添付ファイルの制限を覚えておけば、ほぼ問題なく使えます。これで誰かの作業時間が数時間短縮されたり、少なくともフラストレーションが軽減されたりすることを願っています。うまくいくことを祈ります。もし、何かが制限されているように思える場合は、管理者のポリシーに注意してください。