Al trabajar con SharePoint y Power Query, resulta muy molesto que los archivos o carpetas nuevos no aparezcan después de actualizar la página. Parece que Power Query está almacenando en caché una versión antigua, por lo que, aunque alguien suba un archivo nuevo, no se mostrará a menos que se realice alguna acción. Créanme, lo sé por experiencia: actualizar la página y seguir viendo solo la lista de archivos antigua. Esto suele ocurrir si la configuración de SharePoint tiene permisos complejos o si Power Query no reconoce las novedades.¿La buena noticia? Unos cuantos trucos y ajustes suelen ser suficientes para que obtenga la información más reciente. El objetivo es que Power Query olvide su caché obsoleta y vuelva a consultar directamente a SharePoint, para que los archivos nuevos aparezcan al instante.
Los nuevos archivos y carpetas de Power Query no se muestran en SharePoint.
Power Query almacena en caché metadatos como listas de archivos y estructuras de carpetas de SharePoint para agilizar el proceso. El problema es que esta caché no siempre se actualiza automáticamente, especialmente cuando se agregan nuevos elementos. A veces, Power Query se conecta mediante la URL de la carpeta específica, que puede mostrar una vista desactualizada. O bien, debido a que SharePoint puede paginar los datos desde su API REST, es posible que solo se obtenga una parte del contenido de la carpeta de forma predeterminada. Además, la configuración de privacidad o la forma en que se establecen las rutas de las carpetas pueden provocar que Power Query no detecte o no actualice los archivos y carpetas nuevos. En resumen, la caché se vuelve obsoleta y Power Query sigue mostrando la lista antigua hasta que le indiquemos que la actualice correctamente.
Antes de abordar las soluciones, asegúrese de que sus permisos sean correctos; si no tiene permisos de Colaborador, no funcionará. Consulte con su administrador de TI o con la persona que administra el sitio de SharePoint. Si los permisos están configurados y aún experimenta problemas, aquí le indicamos qué puede intentar.
Cómo actualizar Power Query para ver los nuevos archivos en SharePoint
Por qué ayuda borrar la caché
La caché local de Power Query almacena metadatos de carpetas y archivos. A veces, con solo borrarla, Power Query solicita a SharePoint los datos más recientes, en lugar de usar la versión obsoleta almacenada en caché. Al hacerlo, deberían aparecer nuevos archivos y carpetas tras la siguiente actualización. Es un poco extraño, pero funciona. En algunos equipos, se necesitan varios intentos o reiniciar Power BI o Excel para que surta efecto, porque, claro, Windows siempre complica las cosas.
Cómo borrar la caché de Power Query en Power BI
- Inicie Power BI Desktop (o Excel, según lo que esté utilizando).
- Vaya a Archivo > Opciones y configuración > Opciones.
- En la sección Global, dentro de Carga de datos, verá Borrar caché. Haga clic ahí y listo. Así de fácil.
En Excel, el procedimiento es similar: ve a Opciones > Guardar, activa la configuración de caché y, a continuación, haz clic en Eliminar archivos en caché. A veces, es necesario cerrar y volver a abrir Excel para que se restablezca por completo.
Conéctese utilizando la URL raíz del sitio en lugar de la URL de la carpeta.
¿La principal razón por la que funciona esta solución? Power Query podría estar recordando la URL de la carpeta específica, que podría ser una ruta antigua o incompleta. Al proporcionarle la URL del sitio principal de SharePoint (como https://yourcompany.sharepoint.com/sites/YourSiteName ), Power Query se ve obligado a consultar todo el contenido de ese sitio, sin listas de carpetas en caché ni vistas parciales. Este truco suele ayudar a sincronizar el contenido con la versión más reciente, especialmente si se agregan archivos a una subcarpeta posteriormente.
- En Power BI: – Abra Power BI Desktop.- Obtenga datos > Desde carpeta de SharePoint.- Pegue la URL raíz del sitio (no la ruta de una carpeta).- Marque la casilla de su biblioteca y haga clic en Transformar datos.- Haga clic en Inicio > Actualizar vista previa para comprobar si se obtienen los archivos más recientes.
- En Excel: – Pestaña Datos > Obtener datos > Desde archivo > Desde carpeta de SharePoint.- En el cuadro de diálogo, borre la URL existente y escriba solo la dirección del sitio principal (por ejemplo, https://yourcompany.sharepoint.com/sites/YourSiteName ).- Haga clic en Aceptar, seleccione su biblioteca y, a continuación, haga clic en Transformar datos.- Actualice en Power Query (haga clic en la pequeña flecha circular) y compruebe si aparece información nueva.
Utilice la API REST de SharePoint a través de Web. Contents para omitir la caché.
Puede sonar extraño, pero si estás familiarizado con el Editor avanzado de Power Query, puedes escribir una llamada a la API personalizada que obtenga la lista de carpetas actual directamente de SharePoint. Esto evita por completo la caché de Power Query y solicita los datos más recientes en cada ocasión.
En Excel o Power BI:
let siteUrl = "https://yourtenant.sharepoint.com/sites/yoursite", relativePath = "/sites/yoursite/Shared Documents", apiUrl = siteUrl & "/_api/web/GetFolderByServerRelativeUrl('" & relativePath & "')/Files", response = Json. Document(Web. Contents(apiUrl, [Headers=[Accept="application/json;odata=verbose"]])), files = response[value][results] in filesSustituye los marcadores de posición con la URL y la ruta de la carpeta de SharePoint. De esta forma, cada vez que actualices, obtendrás los archivos más recientes. Luego, simplemente carga esos datos en tu hoja de cálculo de Power BI o Excel. En algunas configuraciones, puede que necesites intentarlo varias veces para que funcione, pero generalmente es fiable una vez configurado.
¿Por qué es posible que no puedas crear nuevas carpetas?
Además de los problemas de caché, a veces los permisos o las reglas de validación de SharePoint bloquean la creación de carpetas. A menudo, se debe a problemas de permisos: ¿tu departamento de TI te otorgó al menos el permiso de Colaborador? Si no es así, esas opciones no aparecerán. Además, verifica si hay fórmulas de validación de columnas en la biblioteca, ya que pueden bloquear por completo la creación de nuevas carpetas.¿Una solución alternativa? Usa la pestaña Archivos y selecciona Nueva carpeta en lugar de hacer clic en +Nuevo, lo que a veces permite sortear la restricción.
¿Por qué las carpetas no se sincronizan correctamente con SharePoint?
Los fallos de integración suelen producirse por un conflicto entre la sincronización de OneDrive y SharePoint. Por ejemplo, si tienes un acceso directo en OneDrive que apunta a la misma carpeta, puede causar problemas.¿La solución? Elimina el acceso directo de OneDrive en línea y, a continuación, desvincula y vuelve a vincular tu cuenta de OneDrive. Además, asegúrate de que tu aplicación de OneDrive esté actualizada e intenta pausar y reanudar la sincronización desde la bandeja del sistema. A veces, esto fuerza la actualización y sincronización correctas.