Mussten Sie schon einmal eine E-Mail direkt an einen Microsoft Teams-Kanal senden oder weiterleiten? Das ist ziemlich praktisch, besonders wenn Sie Ihre Nachrichten übersichtlich halten und nicht ständig zwischen verschiedenen Apps wechseln möchten. Jeder Teams-Kanal erhält automatisch eine eigene E-Mail-Adresse, sodass Sie E-Mails direkt in die jeweilige Konversation senden können. Allerdings ist nicht alles ganz einfach: Sie fragen sich vielleicht, ob diese Funktion aktiviert ist oder wie Sie überhaupt an die E-Mail-Adresse des Kanals gelangen. Manchmal deaktivieren Administratoren diese Option aus Sicherheitsgründen oder wegen Spam-Bedenken. Wenn beim Senden also nichts passiert, könnte das der Grund sein. Sobald alles eingerichtet ist, können Sie E-Mails senden, Dateien anhängen oder sogar Regeln erstellen, um diesen Vorgang zu automatisieren. Beachten Sie jedoch die Beschränkungen für Anhänge – wie Größe und Anzahl –, die zu Problemen führen können, wenn Sie diese nicht kennen.
So senden Sie E-Mails an einen Microsoft Teams-Kanal
Sicherstellen, dass die E-Mail-Integration in Teams aktiviert ist
- Gehen Sie zu Microsoft Teams und klicken Sie dann in der linken Seitenleiste auf Teams.
- Suchen Sie das gewünschte Team, klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol daneben und wählen Sie Team verwalten.
- Navigieren Sie zu Einstellungen, dann zu E-Mail-Integration (manchmal befindet sich diese Option je nach Version unter Erweiterte Einstellungen).
- Prüfen Sie, ob die Option „Benutzer können E-Mails an eine Kanal-E-Mail-Adresse senden“ aktiviert ist. Falls nicht, aktivieren Sie sie. Dadurch können externe Benutzer oder Teammitglieder E-Mails an den Kanal senden.
Dieser Schritt ist entscheidend. Manche Organisationen deaktivieren diese Funktion, um Spam zu verhindern. Sollten Sie die Option also nicht sehen, wurde sie möglicherweise von Ihrem IT-Administrator blockiert. Stellen Sie sicher, dass sie aktiviert ist, damit alles reibungslos funktioniert.
Die E-Mail-Adresse des Kanals finden – denn die ist natürlich nicht immer offensichtlich.
- Öffnen Sie Ihren Microsoft Teams-Client und wechseln Sie zum entsprechenden Kanal.
- Klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten neben dem Kanalnamen und wählen Sie dann E-Mail-Adresse abrufen.
- Es erscheint ein Popup-Fenster, das die diesem Kanal zugewiesene E-Mail-SMTP-Adresse anzeigt. Sie sieht etwa so aus
[email protected]:. - Kopieren Sie diese Adresse. Sie benötigen sie, um E-Mails mit Ihrem E-Mail-Programm zu senden oder weiterzuleiten.
Hinweis: In manchen Konfigurationen funktioniert das Abrufen der E-Mail-Adresse über Teams aufgrund fehlender Berechtigungen oder weil Ihr Administrator diese Funktion deaktiviert hat, möglicherweise nicht. Wenden Sie sich gegebenenfalls an Ihren Administrator oder überprüfen Sie Ihre Berechtigungen.
Kontrolle darüber, wer den Kanal per E-Mail kontaktieren kann
In den E-Mail-Integrationseinstellungen können Sie festlegen, wer E-Mails an den Kanal senden darf. Dies können beispielsweise nur Teammitglieder sein, oder Sie können den Zugriff mithilfe von Domänenfiltern weiter einschränken – etwa nur externe E-Mails von bestimmten Domänen.
Sie können die E-Mail-Adresse auch komplett entfernen, wenn Sie feststellen, dass sie nicht mehr sicher ist oder nicht mehr benötigt wird. Beachten Sie jedoch, dass Sie nach dem Entfernen der Adresse nicht mehr über diesen Kanal E-Mails senden können, bis Sie ihn neu anlegen.
Das Versenden der E-Mail – oder deren Automatisierung
Öffnen Sie Ihr bevorzugtes E-Mail-Programm – Outlook, Gmail oder ein anderes – und senden Sie eine E-Mail an diese SMTP-Adresse. Sie können auch bestehende E-Mails weiterleiten oder Regeln festlegen, sodass E-Mails automatisch an den entsprechenden Kanal weitergeleitet werden. Beachten Sie dabei jedoch die Beschränkungen:
- Die maximale Größe für Dateianhänge beträgt 10 MB pro Datei.
- Sie können bis zu 20 Dateien pro E-Mail anhängen.
- Bis zu 50 Bilder im E-Mail-Text
Denn natürlich muss Teams es komplizierter machen als nur per Drag & Drop. Außerdem können Sie in Outlook oder Exchange regelbasierte Weiterleitungen einrichten, um einige dieser Schritte zu automatisieren. Beispielsweise können Sie in Outlook eine Regel erstellen, die bestimmte E-Mails direkt an die Teams-E-Mail-Adresse weiterleitet und Ihnen so einen Arbeitsschritt erspart.
Send-MailMessageCmdlets. Anfangs ist es vielleicht nicht besonders benutzerfreundlich, aber praktisch, wenn Automatisierung Ihr Ding ist.
Was passiert, nachdem Sie eine E-Mail versendet haben?
Nach kurzer Verzögerung erscheint die E-Mail, einschließlich aller Anhänge (innerhalb der zulässigen Grenzen), im entsprechenden Teams-Kanal mit einer Betreffzeile wie „ E-Mail-Nachrichten_10_2022“.Die Dateien werden in SharePoint in einem Ordner mit einem Namen wie „E-Mail-Nachrichten_10_2022“ auf der Registerkarte „Dateien“ Tobias Bauer via emailgespeichert.
Wenn Sie in Teams auf diese E-Mail antworten, geht Ihre Antwort *nur* an den Kanal – nicht an den ursprünglichen Absender. Sie sehen dann einen Hinweis wie „ You're replying to an email message and your comment will only be visible in Teams“.
Zusätzliche Tricks: Zugriff automatisieren oder verwalten
- Richten Sie E-Mail-Regeln ein, um E-Mails, die für Teams bestimmt sind, automatisch weiterzuleiten oder zu kennzeichnen.
- Sie können steuern, wer E-Mails senden darf, indem Sie die Erweiterten Einstellungen in Teams anpassen – beschränken Sie den Zugriff auf Gruppenmitglieder oder bestimmte Domänen.
- Verwenden Sie ein PowerShell-Skript mit einem Webhook, um Nachrichten direkt in Teams zu senden und dabei gegebenenfalls E-Mails komplett zu umgehen.
Noch ein letzter Hinweis: Sie können die Erstellung neuer Azure-Gruppen oder -Teams aus Outlook, SharePoint usw.jederzeit einschränken, um Chaos zu vermeiden. Administratoren können dies über das Azure-Portal oder die Office 365-Richtlinien verwalten.
Nur zur Info: E-Mails mit großen Anhängen oder vielen Bildern werden möglicherweise nicht zugestellt. Planen Sie daher entsprechend. Sollten Sie auf Probleme stoßen, überprüfen Sie Ihre Limits und Berechtigungen.
Zusammenfassung
- Aktivieren Sie die E-Mail-Integration in den Teams-Einstellungen, falls dies noch nicht der Fall ist.
- Die E-Mail-Adresse des Kanals erhalten Sie über das Menü E-Mail-Adresse abrufen.
- Versenden Sie E-Mails oder automatisieren Sie die Weiterleitung mithilfe von Regeln (Anhangsbeschränkungen gelten).
- Über die erweiterten Einstellungen können Sie festlegen, wer E-Mails an den Kanal senden darf.
Zusammenfassung
E-Mails in Teams zu integrieren, optimiert Arbeitsabläufe enorm, insbesondere beim Teilen von Dateien oder Aktualisieren von Kanälen, ohne die App wechseln zu müssen. Manchmal ist es nicht ganz intuitiv – warum wird beispielsweise in manchen Fällen nicht einfach die E-Mail-Adresse angezeigt? – aber mit ein paar Anpassungen ist es recht einfach. Beachten Sie einfach die Beschränkungen für Anhänge, dann kann es losgehen. Hoffentlich spart das jemandem ein paar Stunden oder beugt zumindest Frustration vor. Viel Erfolg! Und behalten Sie die Administratorrichtlinien im Auge, falls Ihnen die Funktionen zu restriktiv erscheinen.