Die ständige Flut an Benachrichtigungen in Microsoft Teams kann extrem nervig sein. Besonders nach einem kürzlichen Update scheint Teams die Anzahl der Benachrichtigungen, Erwähnungen und Besprechungs-Pop-ups deutlich erhöht zu haben. Wenn Ihr Arbeitsablauf ständig durch Benachrichtigungstöne oder Pop-ups unterbrochen wird, können ein paar Anpassungen hier und da Abhilfe schaffen – ohne dass Sie die wirklich wichtigen Informationen verpassen. Es ist nicht immer offensichtlich, was man ändern sollte, und ehrlich gesagt wirken manche Standardeinstellungen, als wären sie nur um des Lärms willen laut. Daher finden Sie hier eine Übersicht über bewährte Lösungen, selbst wenn Teams übermäßig aufdringlich ist.
So reduzieren Sie die Benachrichtigungen in Microsoft Teams
Lösung 1 – Verwenden Sie das Benachrichtigungssystem „Nur Erwähnungen“.
Das ist hilfreich, wenn dein Aktivitätsfeed voller Likes, Reaktionen oder Spam ist, die dich eigentlich nicht interessieren. Wenn du die Benachrichtigung so einstellst, dass du nur benachrichtigt wirst, wenn dich jemand explizit erwähnt, filterst du viele irrelevante Meldungen heraus. Nur zur Info: Das ist gut, wenn du über Direktnachrichten oder Antworten informiert bleiben willst, aber nicht für jede Reaktion.
- Öffne Teams und klicke auf die Schaltfläche mit den drei Punkten neben deinem Profilbild. Klicke anschließend auf Einstellungen.
- Wechseln Sie zum Tab „Benachrichtigungen und Aktivitäten“. Manchmal wird er auch einfach nur „Benachrichtigungen“ genannt.
- Suchen Sie im Abschnitt „Allgemein“ die Voreinstellung oder das Dropdown-Menü „Benachrichtigungen“ und stellen Sie diese auf „Erwähnungen & Antworten“ um.
Das war’s – dadurch werden Benachrichtigungen wie Nachrichtenreaktionen und Kanal-Likes sofort stummgeschaltet, sodass du nur noch benachrichtigt wirst, wenn dich jemand erwähnt. Bei manchen Einstellungen kann es einen Moment dauern, bis die Benachrichtigungen aktiv sind, aber normalerweise funktioniert es einwandfrei. Beachte jedoch, dass dadurch möglicherweise kleinere Unterhaltungen ausgeblendet werden. Falls du etwas verpasst, wechsle einfach zu einer anderen Einstellung.
Lösung 2 – Besprechungs- und Chat-Benachrichtigungen stummschalten
Die Benachrichtigungen „Meeting gestartet“ und Chat-Pop-ups können ganz schön ablenkend sein, wenn man gerade konzentriert arbeitet. Zum Glück lassen sich diese Benachrichtigungen in Teams deaktivieren, sodass man nur dann benachrichtigt wird, wenn es wirklich wichtig ist. Das ist besonders praktisch, wenn man während Anrufen oder beim Konzentrieren unterbrochen wird.
- Starten Sie Teams und gehen Sie zu Einstellungen.
- Navigieren Sie zum Reiter „Benachrichtigungen“ und suchen Sie dann nach dem Abschnitt „Besprechungen“.
- Suchen Sie den Schalter für Benachrichtigungen zum Besprechungsbeginn und schalten Sie ihn aus.
- Suchen Sie als Nächstes die Benachrichtigungen für den Besprechungschat.Ändern Sie diese Einstellung auf „Stummschalten, bis ich beitrete oder eine Nachricht sende“.
Dieser Schritt sollte die lästigen Benachrichtigungen vor Meetings vollständig beseitigen. Auf manchen Rechnern müssen Sie Teams anschließend möglicherweise neu starten, aber im Allgemeinen lässt sich das Problem schnell beheben.
Lösung 3 – Benachrichtigungs-Popups und -Töne stummschalten
Wenn Sie die Benachrichtigungstöne neuer Teams-Nachrichten nerven, lässt sich das Problem ganz einfach beheben, indem Sie sie deaktivieren. Dadurch werden zwar weiterhin die Pop-ups angezeigt, aber nur die Geräusche werden stummgeschaltet – ideal also, wenn Sie ohnehin schon von Benachrichtigungen überflutet werden.
- Öffnen Sie die Einstellungen in Teams.
- Gehe nun zum Tab „Benachrichtigungen und Aktivitäten“.
- Suchen Sie nach der Option „Ton bei Benachrichtigungen wiedergeben“ und schalten Sie sie aus.
So werden Ihnen in Teams weiterhin die Pop-ups angezeigt, aber keine Pieptöne oder Benachrichtigungsgeräusche mehr. Sie können sich besser konzentrieren und sind weniger gestresst.
Lösung 4 – Windows-Fokusmodus verwenden, um Ablenkungen zu blockieren
Das ist zwar etwas knifflig, aber der Windows-Fokusmodus kann helfen, die Teams-Benachrichtigungen während konzentrierter Arbeitsphasen im Zaum zu halten. Teams berücksichtigt dabei Ihre Prioritäten im Fokusmodus und benachrichtigt Sie nur über wichtige Kontakte oder Chats.
- Klicken Sie auf Datum und Uhrzeit in Ihrer Taskleiste und öffnen Sie dann den Fokusassistenten (oder wie auch immer Ihre Fokus-Konfiguration heißt).
- In der Teams-App gehen Sie zu Einstellungen > Datenschutz.
- Klicken Sie auf „Prioritätszugriff verwalten“ und fügen Sie nur die Personen oder Kanäle hinzu, deren Benachrichtigungen Sie tatsächlich sehen möchten, während der Fokus aktiviert ist.
Im Fokusmodus werden in Teams alle Benachrichtigungen außer denen auf der Liste angezeigt. Das kann entscheidend sein, besonders wenn Ablenkungen ein ständiges Problem darstellen.
Lösung 5 – Passen Sie die Einstellung „Auf Desktop aktiv“ an.
Wenn auf Ihrem Smartphone jedes Mal Benachrichtigungen erscheinen, wenn Sie Ihren PC nutzen – und umgekehrt –, sollten Sie diese Einstellung anpassen. Dies ist hilfreich, wenn Sie doppelte Benachrichtigungen erhalten oder einfach besser steuern möchten, wo und wann Benachrichtigungen angezeigt werden.
- Öffnen Sie die Teams-App auf Ihrem Mobilgerät und tippen Sie dann auf Ihr Profilbild.
- Gehe zu Benachrichtigungen.
- Wählen Sie „Benachrichtigungen blockieren“ und anschließend „ Bei Aktivität am Desktop“. Stellen Sie den Inaktivitätstimer auf 0 Minuten ein, damit Ihr Telefon stumm bleibt, während Sie am PC arbeiten.
Ehrlich gesagt, braucht es manchmal ein paar Versuche, bis es klappt, aber bei einer Konfiguration funktionierte es sofort. Auf einem anderen Rechner musste die Anwendung neu gestartet werden, also wundern Sie sich nicht, wenn es etwas zickig ist.
Hoffentlich helfen diese Schritte, die ständigen Benachrichtigungen etwas einzudämmen, ohne dass die wichtigen Informationen verloren gehen. Teams bietet eine ungewöhnlich große Anzahl an Optionen, und manchmal hat man das Gefühl, ständig die Standardeinstellungen zu verwenden. Mit ein bisschen Ausprobieren lässt sich aber leichter konzentrieren.