Listen können beim Importieren oder Kopieren von Dokumenten in SharePoint oder OneDrive mitunter fehlerhaft dargestellt werden. Manchmal verhalten sich Aufzählungszeichen oder nummerierte Listen fehlerhaft – sie beginnen an der falschen Stelle, brechen unerwartet ab oder funktionieren einfach nicht richtig. Es scheint, als könne der Browser die versteckten Markierungen der Desktop-Version von Word nicht korrekt lesen, was die Listenstruktur bei der Online-Ansicht beeinträchtigt. Sollten Sie dieses Problem kennen, keine Sorge, es gibt einige Tricks, die Abhilfe schaffen können. Diese Lösungen haben sich in vielen Fällen bewährt, aber Achtung: Manche Korrekturen erfordern etwas mehr Aufwand, und andere hängen davon ab, ob Sie die Datei in der Desktop-Version von Word öffnen können oder nicht.
So beheben Sie Probleme mit Listen und Aufzählungspunkten bei der Verwendung von SharePoint oder OneDrive
Lösung 1 – Verwenden Sie die Option „In Desktop-App öffnen“ (die klassische Lösung).
Das ist meistens die beste Lösung. Der Web-Editor hat Probleme mit komplexen Listen, daher behebt der Wechsel zum Word-Desktop-Client das Problem in der Regel schnell. Es mag sich etwas nach Schummeln anhören, aber ehrlich gesagt verarbeitet Word komplexe Metadaten viel besser als der Browser.
- Warum das hilft: Die Desktop-Anwendung Word kann die kniffligen Listenmarkierungen lesen und korrigieren, mit denen Webbrowser nicht umgehen können.
- Wann Sie dies ausprobieren sollten: Ihre Listen sehen alle fehlerhaft aus – als würden sie unabhängig von ihrer eigentlichen Position bei 1 beginnen – und es ist wichtig, dies zu beheben.
- Was passiert: Nach dem Öffnen in Word werden Aufzählungszeichen und Nummerierungen normalerweise wieder normal angezeigt.
Öffnen Sie dazu das SharePoint Online- oder Word Online- Dokument. Klicken Sie auf die Schaltfläche „In Word bearbeiten“ (diese befindet sich normalerweise in der Symbolleiste oder unter „Dokument bearbeiten“ ), die als „ In Desktop-App öffnen“ angezeigt wird. Sobald Word gestartet ist, sollten Ihre Listen korrekt angezeigt werden, und Sie können direkt speichern. Bei manchen Konfigurationen kann dies beim ersten Mal fehlschlagen. Versuchen Sie es in diesem Fall erneut oder starten Sie Word neu. Denn Microsoft macht es einem ja gerne unnötig schwer.
Lösung 2 – Listennummerierung manuell festlegen (falls die Nummern einfach falsch sind)
Klingt simpel, aber bei manchen Dokumenten gerät die Listennummerierung nach der Online-Bearbeitung durcheinander. Das lässt sich vorübergehend beheben, ohne Word überhaupt zu öffnen, indem man Word die neue Startnummer vorgibt. Bei wenigen Listen oder Aufzählungspunkten ist das eine schnelle und einfache Lösung.
- Warum das hilft: Es setzt den internen Zähler der Liste zurück, so als würde man Word sagen: „Hey, fang bei dieser Zahl an zu zählen.“
- Wann Sie dies ausprobieren sollten: Wenn Aufzählungszeichen oder Nummerierungen an der falschen Stelle beginnen oder sich nach dem Speichern ändern – insbesondere bei nummerierten Listen.
- Was Sie erwarten können: Die Listennummern springen an die richtige Stelle. Funktioniert gut für kleinere Korrekturen, ist aber bei sehr großen Listen unhandlich.
Markieren Sie die falsche Nummer in der Liste, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie „Nummerierungswert festlegen“. Diese Option mag etwas ungewöhnlich erscheinen, ist aber Gold wert. Geben Sie im Dialogfeld die korrekte Startnummer ein und klicken Sie auf „OK“.Manchmal reicht ein einziger Versuch nicht aus – auf manchen Rechnern sind mehrere Versuche nötig oder es kann zu kleinen Problemen kommen. In der Regel behebt dies das Problem aber vorerst.
Lösung 3 – Formatierung löschen und Listen neu anwenden (digitaler Reset)
Das ist ein altbekannter Trick. Beim Importieren von Dokumenten, insbesondere wenn die Listenformatierung durch seltsame Einzüge oder Abstände durcheinandergerät, sorgt das Löschen der gesamten Formatierung für eine saubere Darstellung.
- Warum es hilft: Es entfernt alle seltsamen versteckten Stile oder Markierungen, die Anzeigeprobleme verursachen, sodass Sie eine saubere Grundlage haben, um die Liste neu zu erstellen.
- Wann Sie dies ausprobieren sollten: Wenn die Aufzählungspunkte plötzlich herumspringen, aus dem Einzug geraten oder die Nummerierung nach dem Hochladen oder Kopieren durcheinander gerät.
- Was Sie erwartet: Eine übersichtliche, einfache Liste, die Sie problemlos umformatieren können.
Markieren Sie die Liste, wechseln Sie zur Registerkarte „Start“ und klicken Sie auf das Symbol „Alle Formatierungen löschen“ (das große A mit dem Radiergummi).Wenden Sie anschließend die Formatvorlage „Nummerierte Liste“ oder „Aufzählungsliste“ erneut an. Im Idealfall ist nun alles wieder korrekt ausgerichtet. Falls nicht, müssen Sie die Einrückungsebenen manuell anpassen oder die Listenformatvorlage erneut auswählen.
Lösung 4 – Mehrstufige Listen und geeignete Formatvorlagen verwenden (um zukünftiges Chaos zu vermeiden).
Wenn beim Hochladen von Dateien immer wieder Probleme auftreten, liegt es möglicherweise an Ihrer Listenvorlage. Formatvorlagen wie „Überschrift 1“, „Überschrift 2 “ usw.können mehrstufige Listen stabilisieren. Außerdem verhindert die Definition einer Formatvorlage für mehrstufige Listen, die diese Überschriftenformatvorlagen verwendet, häufig, dass die Liste beim Hochladen ihre Struktur verliert.
- Warum das hilfreich ist: Es standardisiert die Listenstruktur in Bezug auf die Stile und macht sie dadurch widerstandsfähiger gegenüber Dokumentkonvertierungen.
- Wann Sie dies ausprobieren sollten: Bevor Sie Dokumente mit komplexen Listen erstellen oder hochladen, die häufig fehlerhaft sind.
- Was Sie erwarten können: Ein einheitlicheres Verhalten von Listen auf verschiedenen Geräten und Plattformen.
Richten Sie Ihre mehrstufige Liste ein, indem Sie auf „Startseite“ gehen, das Dropdown-Menü neben „Mehrstufige Liste“ anklicken und einen Stil auswählen oder definieren, der Ihre Aufzählungszeichen oder Nummerierungen mit Überschriftenstilen verknüpft. Das erfordert zwar etwas mehr Aufwand im Vorfeld, erspart Ihnen aber später viel Ärger. Laden Sie die Liste anschließend in SharePoint hoch, und sie bleibt stets übersichtlich und ordentlich.
Hoffentlich helfen Ihnen einige dieser Tricks, Ihre Listen wieder in Ordnung zu bringen, ohne dass Sie sich allzu sehr die Haare raufen müssen. Manchmal muss man eben mit den Eigenheiten von Word umgehen, wenn man es online verwendet.
Zusammenfassung
- Verwenden Sie „In Desktop-App öffnen“ für komplexe oder wiederkehrende Listenprobleme.
- Die Nummerierung kann manuell über „Nummerierungswert festlegen“ angepasst werden.
- Löschen Sie die Formatierung und wenden Sie die Listenstile erneut an, falls die Formatierung durcheinandergerät.
- Richten Sie vor dem Hochladen die korrekten mehrstufigen Stile ein, um spätere Probleme zu vermeiden.
Zusammenfassung
Die meisten Listenprobleme lassen sich darauf zurückführen, wie Browser und Online-Editoren die speziellen Listenmarkierungen von Word verarbeiten. Das Öffnen in der Desktop-Anwendung behebt das Problem fast immer. Wenn Sie jedoch auf die Online-Bearbeitung beschränkt sind, können manuelle Korrekturen oder eine optimierte Formatierung Abhilfe schaffen. Denken Sie daran: Die meisten dieser Probleme entstehen durch Besonderheiten in den Listenmetadaten oder der Formatierungsvererbung. Sobald Sie sich an diese Methoden gewöhnt haben, ist es einfacher, Listen plattformübergreifend übersichtlich und einheitlich zu gestalten. Hoffentlich erspart Ihnen dieser Tipp ein paar Minuten Frust.