Bei der Arbeit mit SharePoint und Power Query ist es extrem ärgerlich, wenn neue Dateien oder Ordner nach dem Aktualisieren einfach nicht angezeigt werden. Es scheint, als würde Power Query einen alten Snapshot zwischenspeichern, sodass selbst neu hinzugefügte Dateien erst sichtbar werden, wenn man etwas dagegen unternimmt. Glauben Sie mir, ich kenne das Problem – man klickt auf Aktualisieren und sieht trotzdem nur die alte Dateiliste. Solche Probleme treten häufig auf, wenn Ihre SharePoint-Konfiguration komplizierte Berechtigungen hat oder Power Query nicht klar erkennt, was neu ist. Die gute Nachricht? Mit ein paar Tricks und Anpassungen lassen sich die aktuellsten Informationen meist abrufen. Ziel ist es, Power Query dazu zu bringen, den veralteten Cache zu löschen und SharePoint direkt abzufragen, damit neue Inhalte sofort angezeigt werden.
Neue Dateien und Ordner, die in Power Query erstellt wurden, werden in SharePoint nicht angezeigt.
Power Query speichert Metadaten wie Dateilisten und Ordnerstrukturen aus SharePoint zwischen, um die Geschwindigkeit zu erhöhen. Das Problem: Dieser Cache wird nicht immer automatisch aktualisiert, insbesondere beim Hinzufügen neuer Elemente. Manchmal stellt Power Query die Verbindung über die URL des jeweiligen Ordners her, die möglicherweise auf eine veraltete Ansicht verweist. Da SharePoint Daten über seine REST-API paginieren kann, wird standardmäßig unter Umständen nur ein Teil des Ordnerinhalts abgerufen. Darüber hinaus können Datenschutzeinstellungen oder die Konfiguration der Ordnerpfade dazu führen, dass Power Query neue Dateien und Ordner nicht erkennt oder aktualisiert. Kurz gesagt: Der Cache veraltet, und Power Query zeigt weiterhin die alte Liste an, bis wir die Aktualisierung manuell anstoßen.
Bevor Sie sich mit den Lösungsansätzen befassen, stellen Sie sicher, dass Ihre Berechtigungen korrekt sind. Ohne die Berechtigung „Mitwirken“ funktioniert es nicht. Wenden Sie sich an Ihren IT-Administrator oder den Verantwortlichen für die SharePoint-Website. Sollten die Berechtigungen korrekt eingestellt sein und weiterhin Probleme auftreten, versuchen Sie Folgendes.
So aktualisieren Sie Power Query, um neue Dateien in SharePoint anzuzeigen
Warum das Leeren des Caches hilft
Der lokale Cache von Power Query speichert Metadaten zu Ordnern und Dateien. Manchmal genügt es, den Cache zu leeren, damit Power Query die aktuellsten Daten von SharePoint abfragt, anstatt auf die veraltete, zwischengespeicherte Version zurückzugreifen. Nach der nächsten Aktualisierung sollten neue Dateien und Ordner angezeigt werden. Es mag etwas ungewöhnlich klingen, aber es funktioniert. Auf manchen Rechnern sind mehrere Versuche oder ein Neustart von Power BI oder Excel erforderlich, bis die Änderung wirksam wird – typisch Windows.
So leeren Sie den Power Query-Cache in Power BI
- Starten Sie Power BI Desktop (oder Excel, je nachdem, welches Programm Sie verwenden).
- Gehen Sie zu Datei > Optionen und Einstellungen > Optionen.
- Unter „Daten laden“ im Bereich „Global“ finden Sie die Option „Cache leeren“. Klicken Sie darauf, und fertig. Ganz einfach.
In Excel ist es ähnlich: Gehen Sie zu Optionen > Speichern, aktivieren Sie die Cache-Einstellungen und klicken Sie dann auf Zwischengespeicherte Dateien löschen. Manchmal müssen Sie Excel schließen und neu öffnen, damit die Änderungen vollständig zurückgesetzt werden.
Stellen Sie die Verbindung über die Stamm-URL der Website anstelle der Ordner-URL her.
Der Hauptgrund für die Wirksamkeit dieser Lösung? Power Query merkt sich möglicherweise die URL des spezifischen Ordners, die ein veralteter oder unvollständiger Pfad sein kann. Durch die Angabe der Haupt-SharePoint-Website-URL (z. B.https://yourcompany.sharepoint.com/sites/IhrWebsitename ) wird Power Query gezwungen, alle Inhalte dieser Website abzufragen – ohne zwischengespeicherte Ordnerlisten oder Teilansichten. Dieser Trick trägt häufig zur Synchronisierung mit den neuesten Inhalten bei, insbesondere wenn später Dateien in einem Unterordner hinzugefügt werden.
- In Power BI: – Öffnen Sie Power BI Desktop.– Daten abrufen > Aus SharePoint-Ordner.– Fügen Sie die Website-Stamm-URL ein (keinen Ordnerpfad).– Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für Ihre Bibliothek und klicken Sie auf Daten transformieren.– Klicken Sie auf Startseite > Vorschau aktualisieren, um zu prüfen, ob die neuesten Dateien abgerufen werden.
- In Excel: – Registerkarte „Daten“ > Daten abrufen > Aus Datei > Aus SharePoint-Ordner.– Löschen Sie im Dialogfeld die vorhandene URL und geben Sie nur die Adresse der Hauptwebsite ein (z. B.https://yourcompany.sharepoint.com/sites/IhrWebsitename ).– Klicken Sie auf „OK“, wählen Sie Ihre Bibliothek aus und klicken Sie dann auf „ Daten transformieren“.– Aktualisieren Sie die Daten in Power Query (klicken Sie auf den kleinen Kreispfeil) und prüfen Sie, ob neue Daten angezeigt werden.
Verwenden Sie die SharePoint REST-API über Web. Contents, um den Cache zu umgehen.
Etwas ungewöhnlich, aber wenn Sie mit dem erweiterten Editor von Power Query vertraut sind, können Sie einen benutzerdefinierten API-Aufruf schreiben, der die aktuelle Ordnerliste direkt aus SharePoint abruft. Dadurch wird der Power-Query-Cache vollständig umgangen und jedes Mal die aktuellsten Daten angefordert.
In Excel oder Power BI:
let siteUrl = "https://yourtenant.sharepoint.com/sites/yoursite", relativePath = "/sites/yoursite/Shared Documents", apiUrl = siteUrl & "/_api/web/GetFolderByServerRelativeUrl('" & relativePath & "')/Files", response = Json. Document(Web. Contents(apiUrl, [Headers=[Accept="application/json;odata=verbose"]])), files = response[value][results] in filesErsetzen Sie die Platzhalter durch Ihre tatsächliche SharePoint-URL und den Ordnerpfad. So werden bei jeder Aktualisierung die neuesten Dateien abgerufen. Laden Sie diese Daten anschließend einfach in Ihr Power BI- oder Excel-Arbeitsblatt. Bei manchen Konfigurationen sind ein paar Versuche nötig, bis alles funktioniert, aber nach der Einrichtung läuft es in der Regel zuverlässig.
Warum Sie möglicherweise keine neuen Ordner erstellen können
Neben Cache-Problemen können auch SharePoint-Berechtigungen oder Validierungsregeln die Ordnererstellung verhindern. Häufig liegt es an den Berechtigungen – hat Ihre IT-Abteilung Ihnen mindestens die Berechtigung „Mitwirken“ erteilt? Falls nicht, werden diese Optionen nicht angezeigt. Prüfen Sie außerdem, ob die Bibliothek Spaltenvalidierungsformeln enthält, da diese die Erstellung neuer Ordner komplett blockieren können. Ein Workaround? Verwenden Sie die Registerkarte „Dateien“ und wählen Sie „Neuer Ordner“ anstatt auf „+Neu“ zu klicken. Dadurch lässt sich die Einschränkung manchmal umgehen.
Warum Ordner nicht ordnungsgemäß mit SharePoint synchronisiert werden
Integrationsfehler treten üblicherweise auf, wenn ein Konflikt zwischen Ihrer OneDrive-Synchronisierung und SharePoint besteht. Beispielsweise kann eine Verknüpfung in OneDrive, die auf denselben Ordner verweist, zu Problemen führen. Die Lösung: Entfernen Sie die Verknüpfung in OneDrive Online und trennen Sie anschließend die Verbindung zu Ihrem OneDrive-Konto. Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihre OneDrive-App auf dem neuesten Stand ist, und versuchen Sie, die Synchronisierung über die Taskleiste anzuhalten und fortzusetzen. Manchmal bewirkt dies, dass die Daten aktualisiert und korrekt synchronisiert werden.