Het delen van je whiteboard vanuit Microsoft Teams met iemand buiten je organisatie kan behoorlijk frustrerend zijn, vooral wanneer de optie ‘Iedereen’ grijs is. Dit betekent meestal dat er ergens in je beheerdersinstellingen of organisatiebeleid een machtigingsblok is. Het doel is om erachter te komen hoe je externe mensen zonder al te veel gedoe je whiteboard kunt laten zien of ermee kunt laten samenwerken. Meestal wil je er zeker van zijn dat je beheerder de juiste machtigingen verleent en moet je mogelijk enkele instellingen in het beheercentrum of PowerShell aanpassen. Soms is het slechts een kwestie van een paar schakelaars omzetten of ervoor zorgen dat extern delen is ingeschakeld voor je tenant. Het proces lijkt misschien wat ingewikkeld, maar door dit op te lossen, kun je samenwerking buiten je gebruikelijke kring mogelijk maken – en dat is, laten we eerlijk zijn, vaak juist de bedoeling van het delen van whiteboards.
Hoe u het delen van een whiteboard buiten uw organisatie kunt oplossen
Methode 1 – Controleer en schakel extern delen in het Admin Center in
Dit is de meest voorkomende oplossing. Als de opties voor het delen van een whiteboard grijs zijn, is de kans groot dat het beleid voor extern delen van de organisatie dit blokkeert. Meld u als beheerder aan bij het Microsoft 365 Admin Center en zorg ervoor dat extern delen is ingeschakeld voor SharePoint en OneDrive (aangezien whiteboards daar worden opgeslagen).De procedure kan enigszins variëren, afhankelijk van uw versie van de beheerconsole, maar over het algemeen geldt het volgende:
- Ga naar Instellingen > Organisatie-instellingen > Delen. In sommige configuraties staat dit onder Services en invoegtoepassingen > SharePoint.
- Controleer of ‘Extern delen’ is ingesteld op ‘Iedereen’ of op zijn minst op ‘Nieuwe en bestaande gasten’.
- Zorg ervoor dat dit beleid wordt toegepast op zowel SharePoint als OneDrive. Dit is essentieel omdat whiteboards in deze services worden opgeslagen.
Zodra dat is gebeurd, ga je terug naar de instellingen voor het delen van het whiteboard in Teams of de beheerdersportal en kijk je of de optie ‘Iedereen’ nu actief is. Let op: sommige organisaties hebben dit sterk geblokkeerd, dus als je dit niet kunt wijzigen, moet je je beheerder mogelijk vragen dit voor je te doen.
Methode 2 – Gebruik PowerShell om gasttoegang voor whiteboards in te schakelen
Als de wijzigingen in het beheercentrum niet hebben geholpen, of als uw organisatie vrij strikte beleidsregels hanteert, is mogelijk een PowerShell-opdracht nodig. Ik weet niet zeker waarom het werkt, maar soms hebben de beheerinstellingen een kleine push via scripting nodig om delen mogelijk te maken.
- Maak eerst verbinding met SharePoint Online PowerShell. Gebruik hiervoor de module SharePointPnPPowerShellOnline. Als u deze niet hebt, installeer deze dan via:
Install-Module SharePointPnPPowerShellOnline- Maak vervolgens verbinding met uw SharePoint-site:
Connect-PnPOnline -Url "https://yourdomain.sharepoint.com" -Interactive- Zodra u verbinding hebt, voert u deze opdracht uit om anonieme toegang tot whiteboards toe te staan (soms nodig voor samenwerking tussen gasten):
Set-SPOTenant -AllowAnonymousMeetingParticipantsToAccessWhiteboards OnMet deze stap wordt de functie waarmee externe of anonieme bezoekers kunnen deelnemen, in grote lijnen ingeschakeld. In sommige configuraties is hiervoor mogelijk een beheerder nodig die de opdracht uitvoert vanuit de PowerShell-module van Microsoft 365 Security & Compliance, maar uw beheerder heeft hierbij mogelijk hulp nodig. Het is een beetje een patch, maar het biedt meer mogelijkheden om te delen.
Houd er rekening mee dat na het aanbrengen van deze wijzigingen een snelle herstart van Teams of het wissen van de cache de nieuwe machtigingen kan activeren. Op sommige machines mislukt deze oplossing *soms* in één keer, maar werkt het na een herstart wel – Windows moet het gewoon moeilijker maken dan nodig is.
Methode 3 – Gebruik ‘Delen met specifieke personen’ en exporteer opties voor delen
Als de organisatiebrede rechten geblokkeerd zijn, probeer dan deze tijdelijke oplossing: deel het whiteboard met specifieke personen binnen je organisatie en exporteer het vervolgens als afbeelding of PDF om het buiten het platform te versturen. Het is niet zo ideaal, maar het werkt in noodgevallen.
- Klik op het whiteboard, selecteer de optie ‘Delen’ en kies ‘Delen met specifieke personen’.
- Stel de machtigingen alleen in voor de mensen met wie u wilt delen en kopieer vervolgens de link.
- Download het whiteboard als afbeelding of PDF (indien beschikbaar).Whiteboardtools hebben meestal een exportfunctie – zoek naar pictogrammen zoals Downloaden of Exporteren.
- Verstuur het bestand handmatig buiten Teams, aangezien het extern delen van live whiteboards standaard geblokkeerd kan zijn.
Dit is een beetje omslachtig, maar als het daadwerkelijk delen van de link geblokkeerd is, zorgt exporteren ervoor dat de content wordt gepubliceerd, maar niet de live samenwerking.
Waarom hebben externe gebruikers geen toegang tot mijn whiteboard?
Whiteboards bevatten over het algemeen gevoelige informatie en Microsoft hanteert strenge regels voor delen. Het systeem ondersteunt voornamelijk delen binnen uw organisatie, met opties voor B2B- of gasttoegang. Als iemand buiten uw organisatie toegang probeert te krijgen, moet deze een B2B-partner zijn met een Azure Active Directory-account of een gastgebruiker met specifieke rechten. Anders krijgt u alleen de grijze ‘Iedereen’-link te zien, die niet beschikbaar zou moeten zijn zonder beheerdersinstellingen.
En natuurlijk is het organisatiebeleid van belang: als uw beheerder extern delen op tenantniveau heeft uitgeschakeld, kan er weinig anders worden gedaan zonder een beleidswijziging. Ga voor meer informatie over wat wel en niet is toegestaan naar de Microsoft Support-pagina.