Hoe u een verzonden e-mail in Outlook kunt terughalen met Exchange en Microsoft 365

Het terugtrekken van e-mails in Outlook kan een behoorlijke hoofdpijn opleveren, vooral als je niet zeker weet of de voorwaarden kloppen. Meestal zijn de belangrijkste problemen dat het bericht al is gelezen of dat de ontvanger zich buiten dezelfde Exchange-omgeving bevindt. Als alles correct is ingesteld en het bericht nog niet is geopend, krijg je mogelijk een tweede kans om de e-mail terug te trekken. Maar in sommige configuraties is het een kwestie van geluk of pech, en frustrerend genoeg is de terugtrekfunctie zelfs niet beschikbaar in Outlook Web of de mobiele apps, waardoor de desktopversie je enige echte optie is.

Hoe u een verzonden e-mail in Outlook kunt terughalen

Controleer of je je in de juiste omgeving bevindt.

• Dit werkt alleen in de desktopversie van Outlook (zoals Outlook 2019, 2021 of Office 365 desktop).Niet in Outlook Web (OWA) of op mobiele apparaten, want Outlook moet het natuurlijk ingewikkelder maken dan nodig.
• Zorg ervoor dat zowel de afzender als de ontvanger zich in dezelfde Exchange-organisatie bevinden. Als een van jullie Gmail of een andere configuratie gebruikt, kun je het wel vergeten, dan lukt het niet om het bericht terug te vorderen.
• De e-mail moet zich nog in de inbox van de ontvanger bevinden; deze mag dus niet al verplaatst of gelezen zijn. Bovendien mag de mailbox van de ontvanger niet in de cachemodus of offlinemodus staan.

Stappen om de e-mail daadwerkelijk terug te halen

1. Zoek die vervloekte e-mail in je map ‘Verzonden items’. Dubbelklik om hem te openen. Ja, je moet hem openen; hem alleen selecteren is niet voldoende om hem terug te halen.
2. Ga naar Bestand -> Info. Kijk of je de optie ‘ Opnieuw verzenden’ of ‘Intrekken’ ziet. Als je die niet ziet, ga dan naar ‘Acties’ in de bovenste menubalk en selecteer ‘Dit bericht intrekken’.
3. Kies of je dit wilt doen Delete unread copies of these messagesof niet Delete unread copies and replace with a new message. De laatste optie is handiger als je bijvoorbeeld een bijlage bent vergeten of als de ontvanger de verkeerde informatie heeft ontvangen. Vink ook het vakje aan om een ​​melding te ontvangen als het terugtrekken van de e-mail voor elke ontvanger is gelukt of mislukt. Zo krijg je een idee of het gelukt is of dat het in hun inbox is beland.
4. Klik op OK. Outlook verstuurt nu dit korte verzoek om de gegevens terug te halen.

Vanaf nu is het een kwestie van afwachten. Je ontvangt een rapport waarin staat of het bericht succesvol is ingetrokken of dat het is gelezen voordat de intrekking kon plaatsvinden – want, eerlijk gezegd, dan wordt het ingewikkeld.

Waarom het helpt en wanneer het van toepassing is

Deze functie is handig als je snel bent en de e-mail nog niet is geopend – dus vooral geschikt voor kleine foutjes, typefouten of ontbrekende bijlagen. Maar onthoud dat het niet waterdicht is en echt afhangt van de instellingen van de ontvanger en de omgeving. In sommige gevallen lijkt het intrekken van een e-mail succesvol, maar de ontvanger kan het bericht alsnog hebben gezien of zelfs geopend, vooral als diegene e-mails snel leest.

Het intrekken van gegevens in Exchange Online in- of uitschakelen.

Schakel het intrekken van berichten in via de beheerdersinstellingen.

• Als beheerder van een Microsoft 365-tenant kunt u deze functie in- of uitschakelen.
• Meld u aan bij het Exchange-beheercentrum.
• Ga naar Instellingen –> E-mailstroom.
• Zoek naar de optie ‘ Gebruikers toestaan ​​berichten in te trekken die door de ontvanger zijn gelezen’. Als je deze optie wilt uitschakelen omdat mensen er misbruik van maken of omdat je er gewoon geen zin in hebt, zet deze dan uit.

PowerShell gebruiken om terugroepinstellingen te beheren

Want Windows moet de zaken natuurlijk weer ingewikkelder maken. Om het terughalen van bestanden wereldwijd uit te schakelen, moet je via PowerShell verbinding maken met de volgende opdrachten:

Connect-ExchangeOnline Set-OrganizationConfig -MessageRecallEnabled $False 

Om te controleren of de terugroepfunctie is ingeschakeld of uitgeschakeld:

Get-OrganizationConfig | fl RecallReadMessagesEnabled

Als je dit ziet False, is het op tenantniveau uitgeschakeld. Anders is het nog steeds ingeschakeld en kunnen gebruikers proberen e-mails in te trekken.

Massale verwijdering van e-mails nadat ze zijn verzonden

Soms is de terugroepfunctie niet voldoende, vooral als veel mensen het bericht al hebben geopend. In dat geval komen compliance-zoekopdrachten van pas, waarmee beheerders e-mails in bulk kunnen vinden en verwijderen. Met PowerShell kunt u een zoekopdracht maken:

New-ComplianceSearch -Name "2024-30-01: Delete jan 2024 report" -ExchangeLocation All -ContentMatchQuery '(Subject:"Jan 2024 report (1)")' | Start-ComplianceSearch

Controleer na afloop de status:

Get-ComplianceSearch -Identity "2024-30-01: Delete jan 2024 report" | FL name, items, size, jobprogress, status

En verwijder die e-mails indien nodig:

New-ComplianceSearchAction -SearchName "2024-30-01: Delete jan 2024 report" -Purge -PurgeType HardDelete

Eerlijk gezegd is dit best lastig, vooral met beleidsregels en leesbevestigingen, maar een beetje opruimen zoals dit kan later een hoop gênante situaties of datalekken voorkomen. Het is natuurlijk geen waterdichte oplossing, maar het geeft die ene mislukte e-mail misschien een tweede kans. Ik hoop dat dit helpt, want het terughalen van e-mails is inderdaad niet altijd even betrouwbaar, maar het is het proberen waard als het echt nodig is.