Hoe stel je automatische antwoorden (afwezigheidsberichten) in Exchange en Microsoft 365 in?

Het instellen van automatische antwoorden in Exchange (of het nu Server of Microsoft 365 betreft) is niet superingewikkeld, maar het is wel vervelend hoeveel stappen en verschillende opties er zijn. Soms willen mensen gewoon snel een afwezigheidsbericht versturen zonder al te veel gedoe, vooral als ze op reis zijn of even vrij nodig hebben. Maar andere keren voelt het alsof je door een doolhof van instellingen, opdrachtregelscripts en machtigingen moet navigeren. Deze handleiding behandelt de basisprincipes en een paar handige trucs voor het inschakelen, uitschakelen en aanpassen van automatische antwoorden, ongeacht of je het Exchange Admin Center, Outlook of PowerShell gebruikt. Het doel is om je een automatisch antwoord te geven dat soepel werkt, e-mailloops voorkomt en, indien nodig, de mogelijkheid biedt om die antwoorden in te plannen.

Hoe schakel ik automatische antwoordberichten in op een Exchange-server?

Als je Exchange Server operationeel is, kun je de meeste automatische antwoorden instellen via het Exchange Control Panel (ECP).Het is eenvoudig, maar houd er rekening mee dat je beheerdersrechten nodig hebt om deze wijzigingen door te voeren. De belangrijkste reden om het op deze manier te doen? Het is visueel, gemakkelijker voor beginners en je kunt snel instellingen wijzigen zonder telkens in PowerShell-scripts te hoeven duiken. Je moet ingelogd zijn op https:///ecpen beschikken over de juiste beheerdersrechten.

Automatische antwoorden inschakelen via het Exchange-beheercentrum (EAC)

• Log in bij het Exchange-configuratiescherm. Meestal is dat zoiets als https:///ecp.
• Klik op je gebruikerspictogram rechtsboven en selecteer vervolgens Ontvangers > Postvakken.
• Kies de mailbox waarvoor je het automatische antwoord wilt instellen — dit kan de baas zijn, iemand die met verlof is, of wat dan ook.
• Ga in de mailboxinstellingen naar het tabblad ‘E-mailstroom’ of ‘Automatische antwoorden’ (de lay-out is afhankelijk van uw versie).
• Klik op ‘ Automatische antwoorden beheren’. Nu komt het leuke gedeelte: vink het vakje ‘ Automatische antwoorden verzenden’ aan.
• Je kunt de begin- en eindtijd voor de automatische antwoorden instellen, wat ideaal is als je voor een bepaalde periode afwezig bent. Dit is handig, want als je het vergeet, blijven de berichten niet oneindig doorgaan.
• Typ uw bericht voor interne personen (mensen binnen uw organisatie) en een ander bericht voor externe afzenders, indien nodig. Pas het bericht naar wens aan – dat is beter dan een standaardbericht als “Ik ben er niet”.
• Klik op Opslaan en sluiten. Klaar. Nu stuurt Outlook of webmail het bericht wanneer iemand je in die periode een bericht stuurt.

Deze aanpak is erg handig omdat hij visueel is en minder foutgevoelig dan PowerShell. Je zult waarschijnlijk merken dat het bij sommige configuraties een minuut of twee kan duren voordat het automatische antwoord wordt verzonden, of dat de eerste e-mail soms niet lijkt te worden verstuurd, maar na even wachten of de pagina vernieuwen, werkt het wel.

Automatische antwoorden beheren met PowerShell

Voor wie liever met de commandoregel werkt of meer wil automatiseren, is PowerShell de ideale oplossing. Je kunt deze opdrachten uitvoeren vanuit de Exchange Management Shell, zowel op je server als op afstand. Vergeet niet dat je de juiste machtigingen nodig hebt en dat je bij nieuwere configuraties (zoals Exchange Online) verbinding moet maken met de juiste modules, zoals Connect-ExchangeOnline.

Hier is een kort voorbeeld van hoe je automatische antwoorden inschakelt:

$UserEmail = "[email protected]" $StartDate = "10/17/2022 00:00:01" $EndDate = "10/21/2022 23:59:59" $InternalMsg = "Hey, I’m out of the office till next week, will reply when I get back." $ExternalMsg = "Hi! I'm out for a few days, reach out later." Set-MailboxAutoReplyConfiguration -Identity $UserEmail -AutoReplyState Scheduled -StartTime $StartDate -EndTime $EndDate -InternalMessage $InternalMsg -ExternalMessage $ExternalMsg

Als je de automatische antwoorden later wilt uitschakelen, is dat net zo eenvoudig:

Set-MailboxAutoReplyConfiguration -Identity $UserEmail -AutoReplyState Disabled

Nog een handige truc: je kunt al je e-mails automatisch doorsturen naar iemand anders terwijl je weg bent via:

Set-Mailbox -Identity $UserEmail -ForwardingAddress [email protected] -DeliverToMailboxAndForward $true

Vergeet niet om het later weer uit te schakelen met -ForwardingSmtpAddress $null of door de doorsturing helemaal te verwijderen.

Afwezigheidsberichten configureren in Microsoft 365 (Exchange Online)

In Microsoft 365 is het in principe hetzelfde idee, maar de interface is webgebaseerd. Je gaat naar het Microsoft 365 – beheercentrum (https://admin.exchange.microsoft.com ) en zoekt de mailbox die je wilt bijwerken.

1. Ga naar Ontvangers > Postvakken.
2. Klik op de mailbox en ga vervolgens naar het tabblad ‘Overig’.
3. Klik op Automatische antwoorden > Automatische antwoorden beheren.
4. Vink ‘ Automatische antwoorden verzenden’ aan en typ je bericht in voor interne en externe contacten. Er zijn hier geen opties voor het inplannen van berichten, dus je moet deze functie handmatig uitschakelen wanneer je terug bent.

Daarnaast werkt PowerShell voor meer controle of automatisering net als in serveromgevingen. Vergeet niet dat u verbinding moet maken via Connect-ExchangeOnlineen vervolgens opdrachten moet uitvoeren zoals:

Set-MailboxAutoReplyConfiguration -Identity [email protected] -AutoReplyState Enabled -InternalMessage "Hi, I’m out of the office." -ExternalMessage "Out for a bit, back soon!"

En om het uit te schakelen:

Set-MailboxAutoReplyConfiguration -Identity [email protected] -AutoReplyState Disabled

Microsoft 365 biedt zelfs de mogelijkheid om meer geavanceerde opties in te stellen, zoals het weigeren van vergaderverzoeken of het aanmaken van een afwezigheidsmelding, maar deze opties zijn meer verborgen in de cmdlets en vereisen mogelijk wat zoekwerk.