Het lijkt misschien een hele klus om 30 verschillende etiketten op één vel te printen in Word, maar eerlijk gezegd is het prima te doen als je eenmaal begrijpt hoe de labelfunctie van Word werkt. De uitdaging is om elk etiket uniek te maken, in plaats van steeds hetzelfde te kopiëren. Dit kan erg handig zijn als je gepersonaliseerde etiketten nodig hebt voor een project, cadeaus of je inventaris. Houd er wel rekening mee dat het aanpassen van labelsjablonen soms kleine afwijkingen in de uitlijning kan veroorzaken, dus een proefafdruk is altijd een goed idee voordat je je daadwerkelijke etikettenvellen gebruikt. Sommige printers zijn bovendien toleranter dan andere, vooral bij het verwerken van verschillende vellen. Verwacht wat experimenteren, vooral als je afbeeldingen of bijzondere lettertypen gebruikt en wilt dat alles perfect uitgelijnd is.
Hoe je 30 verschillende labels op één vel papier in Word kunt vastzetten
Methode 1: Gebruik de labelopties van Word + handmatig bewerken
Deze methode is een beetje een trucje, maar het werkt als je elk label volledig uniek wilt houden zonder mailmerge te gebruiken. Je begint met de juiste sjabloon en wijzigt vervolgens elk label handmatig. Niet de snelste manier voor honderden labels, maar voor 30 is het prima. Hier is de uitleg:
- Open een leeg Word-document.
- Ga naar Mailings > Labels.
- Klik op Opties en kies vervolgens uw etikettenvel – meestal van een leverancier zoals Avery of Staples. Zorg ervoor dat u het exacte productnummer selecteert. Bijvoorbeeld “Avery US Letter 30 per vel” of wat dan ook overeenkomt met uw product.
- Klik op Nieuw document. Word maakt een raster van de 30 labels op uw blad.
- Nu komt het leuke gedeelte. Klik in elk labelvakje en voeg je eigen tekst, afbeeldingen of wat je maar wilt toe. Omdat dit afzonderlijke tekstvakken zijn, kun je in elk vak andere informatie plaatsen. Maar overdrijf het niet als je veel afbeeldingen gebruikt, anders kunnen er uitlijningsproblemen ontstaan.
Dit is een beetje omslachtig, maar het geeft je volledige controle. Als je klaar bent, ga je naar Bestand > Afdrukken. Doe eerst een testafdruk op gewoon papier, want Word maakt het natuurlijk soms ingewikkelder dan nodig. Verwacht wat uitproberen, vooral als je etiketten niet meteen perfect uitgelijnd zijn of als je printer kieskeurig is wat betreft de marges.
Methode 2: Gebruik de samenvoegfunctie voor e-mail en een gegevensbron.
Als je veel kleine, totaal verschillende etiketten wilt afdrukken, is Mail Merge de beste optie. Het vergt iets meer voorbereiding, maar het maakt het automatiseren van de inhoud van elk etiket een stuk eenvoudiger. Zo ga je te werk:
- Maak een gegevensbron aan, bijvoorbeeld een Excel-spreadsheet, met uw labelinformatie. Elke rij is een label en de kolommen zijn voor de gegevens (naam, adres, afbeeldingspad, enz.).
- Ga naar Word, open een nieuw document en navigeer vervolgens naar Mailings > Mail samenvoegen starten > Etiketten. Kies net als eerder de juiste etiketgrootte.
- Kies onder ‘ Ontvangers selecteren’ uw Excel-bestand.
- Voeg samenvoegvelden in het eerste label in (zoals <
>, <
>, enz.). - Klik op Labels bijwerken om alle labels met de gegevens te vullen.
- Tot slot, bekijk het voorbeeld en print het. Deze methode is iets ingewikkelder, maar als je volledig verschillende labels op elke positie wilt, is dit de meest schaalbare.
Let op: voor complexe aanpassingen moet je mogelijk de lay-out wijzigen of zelfs add-ins van derden gebruiken, maar over het algemeen bespaart dit enorm veel handmatig werk.
Los veelvoorkomende uitlijnings- en afdrukproblemen op.
Soms, zelfs als je alles goed doet, komen etiketten scheef of verkeerd uitgelijnd uit de printer. Meestal ligt het aan de afdrukinstellingen of een onjuist etiketsjabloon. Controleer altijd of het etiketvel overeenkomt met wat je in Word hebt gekozen. Als je bijvoorbeeld etiketten van Avery 5160 gebruikt, zorg er dan voor dat de etiketopties dat ook weergeven. Stel de afdrukkwaliteit ook in op ‘Beste’ of ‘Hoog’ en controleer of er geen schaalopties zijn ingeschakeld (zoals ‘Aanpassen aan pagina’).Voor lastige aanpassingen kan een testafdruk op gewoon papier met rasterlijnen duidelijk maken waar het misgaat. Pas de marges handmatig aan indien nodig, maar dat is wat geavanceerder en vereist mogelijk ook aanpassingen in de printerinstellingen.
Soms helpt een snelle herstart van Word of de printer als er iets misgaat, dus aarzel niet om opnieuw op te starten als er iets vreemds aan de hand is. Want natuurlijk moeten Windows en Office het onnodig ingewikkeld maken.
Wat zou er nog meer kunnen helpen?
Als je nog steeds problemen hebt met de uitlijning of een flexibelere configuratie nodig hebt, kijk dan eens naar apps van derden zoals Winhance. Sommige mensen zweren erbij vanwege de precieze positionering van labels en de geavanceerde printopties. Het is een beetje een nicheproduct, maar in de ene configuratie werkte het, in de andere… niet zo best. Het is het proberen waard als je gefrustreerd raakt door de beperkingen van Word.
Bewaar je labelsjablonen ook voor toekomstige projecten, zodat je de volgende keer niet alles opnieuw hoeft te doen. Dat is makkelijk als je het document als sjabloon opslaat.
Samenvatting
- Begin met het juiste labelblad in de opties van Word.
- U kunt een sjabloon handmatig aanpassen of de samenvoegfunctie voor grote hoeveelheden gegevens gebruiken.
- Test de etiketten eerst op gewoon papier om verspilling te voorkomen.
- Pas de marges en uitlijning aan als er iets scheef staat.
Samenvatting
Eerlijk gezegd is het maken van dat perfecte vel met 30 etiketten een hele klus – tussen de eigenaardigheden van Word, die van je printer en het etiketvel zelf. Maar als je het eenmaal door hebt, is het vrij eenvoudig om gepersonaliseerde etiketten te maken wanneer je ze nodig hebt. Verwacht alleen niet dat het de eerste keer meteen perfect is; wees geduldig en je krijgt uiteindelijk een professioneel ogend resultaat. Hopelijk bespaart dit iemand een hoop frustratie!