Een Excel-spreadsheet afdrukken op A4-formaat in Excel 2013 is meestal vrij eenvoudig, maar af en toe gaat er iets mis – zoals het afdrukken op papier van letterformaat, of het afsnijden van de marges. Dat is nogal vervelend, vooral als je haast hebt of een professioneel ogend rapport wilt maken. Vaak ligt het probleem gewoon aan een verkeerde instelling in de pagina-instellingen of printeropties. Deze korte handleiding helpt je ervoor te zorgen dat je spreadsheet op het juiste papierformaat wordt afgedrukt, zonder verrassingen.
Hoe print ik een Excel-blad op A4-formaat in Excel 2013?
Het afdrukken van je Excel-spreadsheet op A4-formaat vereist een paar stappen. Niets te ingewikkelds, maar als je gewend bent om door menu’s te navigeren, is het goed om elke instelling nog eens te controleren. Windows en Excel hebben namelijk de neiging om kleine eigenaardigheden te hebben die problemen kunnen veroorzaken. Zodra je de juiste instellingen hebt gevonden, zou de afdruk precies moeten overeenkomen met wat je op je scherm ziet, netjes op A4-papier.
Pas de instellingen van uw pagina-indeling aan.
- Open je Excel-bestand en controleer of alles er goed uitziet. Een warboel aan gegevens? Controleer dan of er geen vreemde lege plekken of verborgen kolommen zijn.
- Ga naar het tabblad Pagina-indeling bovenaan. Klik onder de groep Pagina-instelling op Formaat en selecteer A4 (21 cm x 29, 7 cm). Het is een beetje vreemd, maar soms selecteert Excel standaard Letter of iets anders, vooral als het bestand op een andere computer is gemaakt.
- Als je A4 niet ziet, controleer dan of je printerinstellingen ook op A4 staan. Sommige printers overschrijven namelijk de keuze van Excel. Je kunt dit controleren via het Configuratiescherm > Apparaten en printers. Klik met de rechtermuisknop op je printer, selecteer Afdrukvoorkeuren en zoek naar papierformaat.
Controleer de afdrukvoorbeeld en de marges.
- Ga naar Bestand > Afdrukken en bekijk de preview aan de rechterkant. Als het er vreemd uitziet, is de kans groot dat je marges of schaal niet kloppen.
- Ga terug naar Pagina-indeling, klik op Marges en kies Normaal, of pas de marges aan als je meer ruimte nodig hebt. Je kunt ook Aangepaste marges proberen ; zorg er wel voor dat ze niet te klein zijn.
- Als de inhoud buiten de pagina valt, gebruik dan de opties ‘Aanpassen aan pagina’, zoals ‘Breedte: 1 pagina’ en ‘Hoogte: automatisch ‘.Deze aanpassing zorgt ervoor dat alles op één pagina blijft, indien gewenst.
Optioneel: Afdrukken op één pagina of op aparte pagina’s.
- In het menu voor afdrukinstellingen kunt u ‘Pagina op één vel passen ‘ kiezen. Dit is handig als uw gegevens niet te groot zijn. Houd er wel rekening mee dat het lettertype hierdoor mogelijk kleiner wordt of dat alles erg klein wordt weergegeven.
- Bij het afdrukken van meerdere pagina’s kunt u dit zo laten, zorg er alleen voor dat het papierformaat correct is.
Druk op ‘afdrukken’ en controleer je printer nogmaals.
- Voordat je de definitieve versie afdrukt, probeer eerst een testpagina. Zorg ervoor dat je printer in de instellingen is ingesteld op A4. Soms staat de printer standaard ingesteld op Letter, zelfs als Excel op A4 is ingesteld. Dit kan leiden tot afgesneden gegevens of vreemde marges.
- Druk op Afdrukken, wacht even en controleer dan of het vel papier er naar verwachting uitziet.
Bij sommige configuraties is het wat lastiger – de eerste afdruk kan bijvoorbeeld niet helemaal goed zijn, maar na het aanpassen van de printerinstellingen of het opnieuw controleren van de pagina-instellingen werkt het wel. Windows kan soms wat vreemd doen als het gaat om het correct uitlijnen van alles, dus een beetje uitproberen is normaal.
Tips voor beter printen in Excel 2013
- Bekijk altijd eerst een voorbeeld voordat u gaat printen, want Windows moet het natuurlijk weer ingewikkelder maken dan nodig is.
- Controleer de marges en de oriëntatie (portret of landschap).
- Gebruik de functie *Passend op één pagina* als uw gegevens niet erg groot zijn, maar te veel worden verkleind.
- Zorg ervoor dat het papierformaat van uw printer overeenkomt met wat u in Excel hebt ingesteld.
- Als het verwachte resultaat uitblijft, start Excel of de printerspooler dan opnieuw op. Soms lost dat vreemde problemen op.
Veelgestelde vragen
Wat als Excel steeds op Letter-formaat afdrukt in plaats van op A4-formaat?
Ondanks dat je A4 hebt ingesteld in de pagina-indeling, controleer je het standaard papierformaat van je printer in de printervoorkeuren. Als dit geen A4 is, gebruikt Excel mogelijk standaard de printerinstelling. Wijzig dit daar, sla de wijzigingen op en probeer het opnieuw.
Hoe zorg ik ervoor dat alles op één pagina past?
Gebruik de opties ‘Aanpassen aan pagina’, met name de instelling ‘Breedte: 1 pagina’. Soms wordt de tekst daardoor kleiner, maar blijft het blad overzichtelijk en goed leesbaar.
Mijn gegevens worden aan de randen afgesneden, wat moet ik doen?
Pas de marges aan of schakel over naar liggend formaat voor meer horizontale ruimte. Bekijk ook de afdrukvoorbeeld om te zien hoe het er uiteindelijk uit zal zien.
Ondersteunt de printer geen A4-formaat?
Dat is vervelend, maar misschien heb je een andere printer nodig of kun je kijken of je huidige printer in de printerstuurprogramma-instellingen geschikt is voor A4-formaat.
Samenvatting
- Open je Excel-bestand en ga naar Pagina-indeling.
- Stel het formaat in op A4.
- Controleer de afdrukvoorbeeld, pas de marges en de schaal aan.
- Zorg ervoor dat de printerinstellingen overeenkomen met A4-papier.
- Print eerst een testpagina voordat u de echte pagina afdrukt.
Samenvatting
Als alle instellingen eenmaal goed staan, zou het afdrukken van je Excel-spreadsheet op A4-formaat geen probleem meer moeten zijn – een beetje zoals Windows eindelijk eens vertellen dat het zich moet gedragen. Het komt er meestal op neer dat je de instellingen van Excel afstemt op de voorkeuren van de printer, en zodra dat is gelukt, verloopt het afdrukken soepel. Niets bijzonders – gewoon weten waar je moet kijken en wat je moet controleren. Hopelijk voorkomt dit die momenten waarop je je afvraagt: “Waarom wordt mijn spreadsheet op A4-formaat afgedrukt?”