Het maken van een sjabloon voor etiketten in Word is niet altijd even makkelijk, vooral als de standaardopties niet helemaal aan je wensen voldoen. Misschien staan de etiketten die je hebt gekocht er niet bij, of probeer je iets op maat te printen zonder een kant-en-klaar sjabloon te gebruiken. Het kan behoorlijk frustrerend zijn, maar met een paar aanpassingen is het zeker mogelijk. Deze handleiding helpt je bij het creëren van een strakke, professioneel ogende etikettenopstelling, of het nu gaat om organiseren, cadeaulabels of gekke doe-het-zelfprojecten. Als je het goed doet, kun je een sjabloon opslaan en later opnieuw gebruiken – zo bespaar je tijd en voorkom je fouten op de printdag.
Hoe maak je een labelsjabloon in Word?
Kies uw aanpak: standaard- of aangepaste maten.
Dat hangt ervan af of je standaard Avery- of Epson-vellen gebruikt, of dat je een eigen afmeting wilt. Als je etiketten niet in de lijst staan (wat natuurlijk vervelend is), moet je de afmetingen handmatig invoeren. Hieronder vind je de uitleg:
Methode 1: Gebruik de vooraf gedefinieerde labelopties in Word
Dit is de makkelijke manier. Open Word, ga naar ‘Verzendingen’ en klik vervolgens op ‘Etiketten’. Klik daarna op ‘Opties’. In het optievenster verschijnt een lange lijst met merknamen en etiketformaten, zoals Avery, Staples, enzovoort. Kies de naam die het beste bij uw etiket past, klik op ‘OK’ en vervolgens op ‘Nieuw document’. Hiermee wordt een document aangemaakt dat is opgemaakt volgens de specificaties van de etiketten en dat u direct kunt bewerken.
Dit werkt als uw etiketten standaardformaten en -merken hebben. Soms is het gewoon makkelijker om te kiezen wat het meest overeenkomt. Maar als uw etiketten afwijkend zijn, niet in de lijst staan of als u volledige controle wilt, lees dan verder.
Methode 2: Handmatig een aangepast labelformaat maken
Hier wordt het wat meer handmatig, maar het is de moeite waard als je een perfecte pasvorm wilt. Zoek in het venster Opties naar de knop Nieuw label onderaan. Klik daarop. Nu kun je de exacte breedte, hoogte, het aantal labels per vel, de marges en de afstand tussen de labels definiëren. Hier is een voorbeeld:
- Breedte van het etiket: 3, 5 inch
- Hoogte van het etiket: 2 inch
- Aantal horizontaal: 2
- Nummer omlaag: 4
- Boven-, onder-, linker- en rechtermarges: 0, 5 inch
- Horizontale en verticale afstand: 0, 125 inch
Weet je niet zeker wat de afmetingen zijn? Meet je etiketten op met een liniaal of raadpleeg de specificaties van de fabrikant online. Klik na het instellen op OK en vervolgens nogmaals op OK. Je krijgt dan een blanco sjabloon dat is aangepast aan jouw afmetingen. Soms hapert Word en wordt je aangepaste formaat niet meteen opgeslagen. Als het de volgende keer niet verschijnt, moet je het gewoon opnieuw doen. Ja, vervelend, maar uiteindelijk de moeite waard.
Tip: Sla je eigen label op als sjabloon.
Op deze manier hoeft u niet elke keer het hele proces opnieuw te doorlopen. Sla het document gewoon op als een Word-sjabloon (.dotx) en laad het wanneer u het nodig hebt. Dat bespaart u uren gepruts en mogelijke fouten met de afmetingen.
Andere dingen die helpen
- Gebruik de afdrukvoorbeeldfunctie voordat u honderden etiketten afdrukt. Er is niets erger dan 100 etiketten afdrukken en erachter komen dat ze niet gecentreerd zijn.
- Experimenteer met lettertypen en kleuren om ze eruit te laten springen, vooral als je etiketten gebruikt voor iets leuks of feestelijks.
- Voeg indien nodig foto’s of clipart toe – klik gewoon op Invoegen > Afbeeldingen.
- Zorg ervoor dat de printerinstellingen overeenkomen met het formaat van uw etiket. Controleer de printereigenschappen voordat u op ‘afdrukken’ klikt.
Veelgestelde vragen over het maken van etiketten in Word
Wat als ik hetzelfde labelontwerp opnieuw wil gebruiken?
Zodra je je lay-out hebt gemaakt, sla je deze op als een Word-document of sjabloon (.dotx).Wanneer nodig kun je het document openen, de tekst bijwerken en opnieuw afdrukken.
Kan ik barcodes of QR-codes toevoegen?
Jazeker, genereer gewoon ergens anders een barcode of QR-code (bijvoorbeeld met online tools) en voeg deze vervolgens als afbeelding in je etiket in. Kinderspel als je het eenmaal door hebt.
Wat als ik problemen met de uitlijning tegenkom?
Controleer de paginamarges, printerinstellingen en het labelformaat in uw aangepaste instellingen. Printers hebben soms een kleine foutmarge, dus het iets aanpassen van de marges kan eventuele uitlijnfouten verhelpen.
Is er verder nog iets dat ik moet weten?
Houd er rekening mee dat verschillende printers randen anders verwerken en dat de papierkwaliteit de uitlijning kan beïnvloeden. Maak daarom altijd eerst een testafdruk op gewoon papier. En als u grote aantallen afdrukt, laad het vel dan zorgvuldig in – het overslaan van etiketten of het plaatsen ervan in het midden komt vaker voor dan u denkt.
Samenvatting
- Begin met Mailings > Labels en vervolgens Opties.
- Selecteer een labelformaat dat er dichtbij ligt of maak een aangepast formaat aan onder Nieuw label.
- Sla je aangepaste formaat op voor toekomstig gebruik. Vergeet niet een testrun te doen!
- Pas de printerinstellingen en marges naar behoefte aan en bekijk een voorbeeld voordat u honderden exemplaren afdrukt.
Samenvatting
Het maken van etiketten in Word is niet altijd even makkelijk, vooral niet met afwijkende papierformaten, maar als je eenmaal door hebt hoe je de formaten aanpast, is het eigenlijk best flexibel. Ik snap niet waarom Word het zo ingewikkeld maakt, maar ja, het is een gratis programma, dus je moet het ermee doen. Na een paar pogingen krijg je waarschijnlijk wel goede resultaten en bespaar je jezelf de aanschaf van dure, gespecialiseerde software of het telkens opnieuw bestellen van vellen papier.
Hopelijk scheelt dit een hoop kopzorgen of uren werk de volgende keer dat iemand een lading etiketten nodig heeft. Nog een kleine tip: meet zorgvuldig, sla je instellingen op en print eerst een proefdruk. Veel succes met het labelen!