Ja, het converteren van een gebruikersmailbox naar een gedeelde mailbox is een van die kleine taken die simpel lijken, maar die problemen kunnen opleveren als je niet oplet. Meestal doen mensen dit om een licentie vrij te maken, toegang te delen of gewoon de boel op te ruimen wanneer iemand vertrekt. Het lastige? Ervoor zorgen dat je geen e-mails of machtigingen verliest tijdens het proces. Het is misschien een beetje vreemd, maar in de meeste gevallen is de conversie slechts een wijziging van een instelling – er gaan geen gegevens verloren – maar je moet de stappen wel correct volgen. Bovendien moet je in sommige configuraties mogelijk PowerShell-opdrachten gebruiken in plaats van alleen maar in de beheerdersportalen te klikken, vooral als je meerdere mailboxen tegelijk wilt converteren. Deze handleiding is bedoeld voor zowel on-premises Exchange als Microsoft 365, dus je bent in elke omgeving aan de slag.
Stapsgewijze handleiding voor het omzetten van een gebruikersmailbox naar een gedeelde mailbox
Methode 1: PowerShell gebruiken op een on-premises Exchange-server
Als u Exchange Server 2013, 2016 of 2019 lokaal gebruikt, kunt u dit als volgt doen. Open eerst uw Exchange Management Shell (dit is gewoon PowerShell met een aantal geladen modules).U moet verbinding maken met uw Exchange-server. Meestal gebeurt dit automatisch als u zich op de server zelf bevindt, maar zo niet, dan moet u Connect-ExchangeServerde sessie mogelijk handmatig starten of importeren.
Zodra de verbinding tot stand is gebracht, controleer dan met welk type mailbox je te maken hebt (dit helpt om te controleren of we beginnen met een gebruikersmailbox en niet met een speciale mailbox).Voer het volgende commando uit:
Get-Mailbox -Identity a.shepherd | Format-Table Name, RecipientTypeDetails
Hier zou *UserMailbox* moeten staan. Als deze al gedeeld is, ziet u SharedMailbox.
Om over te schakelen, hoeft u alleen maar het volgende commando uit te voeren:
Set-Mailbox a.shepherd -Type Shared
Met dit kleine commando wordt het mailboxtype gewijzigd, en eerlijk gezegd is het bijna magisch, want al je e-mails, agenda-items en machtigingen blijven behouden. In sommige gevallen is het zelfs nodig om Outlook opnieuw op te starten of uit te loggen en weer in te loggen voordat iedereen het merkt. Op de ene computer werkte het meteen, op de andere moet je misschien een paar minuten wachten.
Als je veel accounts beheert, is het handig om een CSV-bestand met alle e-mailadressen te maken. Hier is een kort voorbeeld van hoe het CSV-bestand eruit zou moeten zien (stel dat het is opgeslagen als user_to_shared_mailbox.csv):
E-mail [email protected] [email protected]
En dan kun je rennen:
Import-CSV C:\Reports\EXCH\user_to_shared_mailbox.csv | foreach { Get-Mailbox -Identity $_. Email | Where-Object {$_. RecipientTypeDetails -eq "UserMailbox"} | Set-Mailbox -Type Shared }
Het is best handig, maar verwijder het gebruikersaccount in Active Directory niet tenzij je er zeker van bent, want de mailbox is nog steeds aan dat account gekoppeld. Als je wilt terugkeren naar een normale mailbox, voer dan het volgende commando uit:
Set-Mailbox a.shepherd -Type Regular
Methode 2: Exchange-beheercentrum (Microsoft 365) gebruiken
Deze methode is gebruiksvriendelijker voor degenen die liever met de muis klikken. Meld u aan bij het Exchange-beheercentrum (via https://admin.exchange.microsoft.com ).Ga naar Ontvangers → Postvakken. Zoek het postvak dat u wilt converteren en selecteer het. Ga naar het tabblad Overige en klik op Converteren naar gedeeld postvak. Bevestig de wijziging en u bent klaar.
Tip: Als de mailbox niet te groot is (<50 GB), kun je de licentie achteraf verwijderen om geld te besparen. Wees wel voorzichtig, want gedeelde mailboxen zonder licentie hebben vaak een limiet (meestal 50 GB).Is de mailbox groter, verwijder dan eerst een aantal e-mails.
Voor PowerShell-liefhebbers is alles mogelijk via de EXO-module. Maak eerst verbinding:
Connect-ExchangeOnline
Converteer vervolgens met:
Set-Mailbox -Identity a.shepherd -Type Shared
Schakel indien nodig terug naar een gewone mailbox:
Set-Mailbox -Identity a.shepherd -Type Regular
Onthoud goed dat je in Microsoft 365 binnen 30 dagen na de conversie opnieuw een licentie aan de mailbox moet toewijzen. Anders kun je er geen nieuwe e-mails meer mee versturen.
Wanneer moet dit gebeuren?
- Als je wilt dat meerdere mensen toegang hebben tot een gedeelde bron zonder extra licenties aan te schaffen.
- Als een gebruiker vertrekt en je wilt dat de e-mailgeschiedenis toegankelijk blijft voor anderen.
- Als licentiekosten een probleem vormen en een gedeelde mailbox volstaat in plaats van een reguliere gebruikerslicentie.
Eerlijk gezegd is het best handig, maar ja, het is niet altijd even makkelijk de eerste paar keer. Soms gedraagt het zich vreemd, bijvoorbeeld dat e-mails niet meteen verschijnen of dat machtigingen vernieuwd moeten worden. Meestal werkt het echter weer soepel na even uitloggen of het wissen van de cache.
Samenvatting
- Gebruik PowerShell of EAC om postvaktypen te converteren, afhankelijk van uw omgeving.
- Houd de mailboxgrootte in de gaten bij het verwijderen van licenties; een grootte van minder dan 50 GB is een veilige limiet.
- Verwijder het gebruikersaccount in Active Directory niet, tenzij je er zeker van bent; de mailbox is namelijk afhankelijk van die koppeling.
Samenvatting
Het converteren van mailboxen lijkt misschien simpel, maar kan toch voor verrassingen zorgen. Het belangrijkste is om de mailboxgrootte en -rechten achteraf goed te controleren. Eerlijk gezegd werkte het bij mij prima, vooral als je het in bulk met PowerShell doet. Ik hoop dat dit iemand wat tijd bespaart – vergeet alleen niet een back-up te maken of de rechten te controleren voordat je overstapt. Succes!