Als je je contacten van de ene Outlook-configuratie naar de andere wilt overzetten of gewoon wat ontbrekende contacten wilt herstellen – vooral bij het overstappen naar een nieuw apparaat of na een herinstallatie – is het exporteren en importeren van contacten de beste optie. Het is een beetje vreemd hoe Outlook dit een beetje omslachtig maakt, maar met deze stappen kun je in ieder geval je adresboek overzetten zonder iets te verliezen. Wees wel voorbereid op wat kleine probleempjes, zoals dubbele vermeldingen of een map die je vergeten bent te selecteren. Dit proces werkt goed voor eenvoudigere contactenlijsten, maar als je veel geneste mappen of aangepaste velden hebt, heb je misschien wat meer finesse nodig. Hier is een overzicht van hoe je contacten kunt exporteren en importeren in Outlook voor Windows en Outlook Web – want in de ene configuratie werkte het, in de andere…niet zo goed. Hopelijk maakt dit je leven met contacten wat makkelijker.
Hoe Outlook-contacten te herstellen met exporteren en importeren
Contacten exporteren uit Outlook voor Windows (CSV-bestand)
Het exporteren van contacten is cruciaal als je een back-up wilt maken of je gegevens ergens anders naartoe wilt verplaatsen. Er wordt een CSV-bestand aangemaakt, wat in feite een tabel is die je in elke spreadsheet-app kunt openen of opnieuw kunt importeren in Outlook. Wanneer je merkt dat er contacten ontbreken na het verplaatsen of opnieuw installeren van apparaten, kun je met een export alles uit de oude configuratie halen.
- Open Outlook op je pc. Ja, start de app.
- Ga naar Bestand in de bovenste menubalk.
- Selecteer Openen en exporteren en klik vervolgens op Importeren/Exporteren. Hiermee opent u de wizard die alle import- en exportfuncties regelt.
- Kies Exporteren naar een bestand en klik op Volgende. Dit geeft Outlook het signaal dat u uw contacten ergens anders wilt opslaan.
- Selecteer in de lijst met bestandstypen de door komma’s gescheiden waarden (CSV). Deze indeling is eenvoudig en wordt breed ondersteund. Klik op Volgende.
- Je ziet hier je contactmappen. Kies de map ‘Contacten ‘ die je wilt exporteren (soms meerdere, dus zorg ervoor dat je de juiste kiest) en klik op ‘Volgende’.
- Stel de opslaglocatie in door op Bladeren te klikken. Geef het bestand een betekenisvolle naam, bijvoorbeeld ‘MijnContacten_September.csv’, zodat je het niet vergeet.
- Druk op Volgende en vervolgens op Voltooien. Outlook genereert nu het CSV-bestand, wat een seconde of twee kan duren. Controleer het bestand daarna om te controleren of je contacten erin staan. Als de map submappen of aangepaste velden bevat, kan het zijn dat sommige informatie niet perfect wordt geëxporteerd. Controleer dit daarom goed.
Contacten downloaden van Outlook op het web (CSV-download)
Dit is waar het allemaal wat webvriendelijker wordt. Als je contacten verspreid zijn over verschillende mappen of als je liever de browser gebruikt, werkt exporteren vanuit Outlook op het web ook. De interface is niet perfect, maar het werkt. Let op: je moet ingelogd zijn en je contacten moeten toegankelijk zijn in het gedeelte Personen.
- Ga naar Outlook op het web en log in.
- Klik op het pictogram Personen in de linkerzijbalk. Daar worden uw contactpersonen verborgen.
- Selecteer bovenaan ‘Contacten beheren’ en klik vervolgens op ‘Contacten exporteren’. Dit opent een dialoogvenster waarin u kunt kiezen wat u wilt exporteren.
- Selecteer de gewenste contactmappen en klik op Exporteren. Bekijk hoe het CSV-bestand automatisch wordt gedownload. Ik weet niet zeker waarom, maar soms is het bestand niet meteen duidelijk, dus controleer je downloadmap.
- U kunt dit CSV-bestand later gebruiken om uw contactpersonen opnieuw te importeren in Outlook of andere e-mailclients.
Contacten importeren in Outlook voor Windows (CSV-bestand)
Contacten terugzetten naar Outlook? Makkelijk, zolang je het CSV-bestand maar bij de hand hebt. Volg deze stappen, maar vergeet niet je velden te controleren, want niet-overeenkomende gegevens kunnen leiden tot dubbele of verkeerd geplaatste gegevens.
- Open Outlook opnieuw op uw pc.
- Ga naar Bestand > Openen en exporteren.
- Selecteer Importeren/Exporteren.
- Selecteer Importeren vanuit een ander programma of bestand en klik op Volgende.
- Kies Door komma’s gescheiden waarden en klik op Volgende.
- Klik op Bladeren om het CSV-bestand te vinden dat u eerder hebt geëxporteerd, selecteer het en druk op Openen. Houd er rekening mee dat er een korte pauze kan optreden terwijl Outlook het bestand leest.
- Bepaal hoe u met duplicaten wilt omgaan. Op de ene computer werkt het snel om ‘Maken van duplicaten toestaan’ te selecteren, maar later wilt u ze waarschijnlijk opruimen.
- Selecteer de map ‘Contacten ‘ waar u de nieuwe contacten naartoe wilt verplaatsen. Gebruik bij twijfel de standaardmap.
- Als Outlook u vraagt Aangepaste velden toe te wijzen, zorg er dan voor dat de kolommen overeenkomen (naam, e-mailadres, telefoonnummer, enz.).Bij sommige imports kunnen veldverschillen optreden, dus controleer nogmaals of er iets niet klopt.
- Klik op Voltooien en het proces start. Het kan even duren, maar al snel zouden je contacten in de Outlook-contactenweergave moeten verschijnen. Soms sluipen er dubbele contacten in, dus ruim dit later op.
Contacten terug uploaden naar Outlook Web
Als je volledig in de browser werkt, is het importeren van contacten vrij eenvoudig, maar soms wat onhandig. Zorg ervoor dat je CSV-bestand de juiste opmaak heeft – sommige webversies zijn kieskeurig wat betreft extra kolommen of speciale tekens. Zodra het klaar is:
- Meld u aan bij Outlook op het web.
- Klik zoals eerder op het pictogram Personen.
- Ga naar Contacten beheren > Contacten importeren.
- Upload je CSV-bestand en bevestig. Na een paar seconden zouden je contacten in je adreslijst moeten verschijnen. Soms helpt het om de pagina te vernieuwen of de cache te wissen als ze niet direct worden weergegeven.
Eerlijk gezegd zijn deze export- en importbewerkingen een soort noodzakelijk kwaad. Outlook maakt het niet soepel en het werken met verschillende formaten is altijd een hoofdpijndossier – vooral als je je contactvelden of mappen hebt aangepast. Maar als je het eenmaal onder de knie hebt, is het verplaatsen van je adresboek niet zo erg. Let gewoon op duplicaten en houd die back-up bij de hand voor het geval er iets misgaat.
Samenvatting
- Exporteer contacten vanuit Outlook (Windows of Web) als CSV-bestanden.
- Download of zoek uw geëxporteerde CSV-bestand.
- Importeer in de doel-Outlook-instellingen en zorg dat de velden correct zijn gekoppeld.
- Wees u bewust van mogelijke duplicaten; ruim deze later op.
Afronding
Het verplaatsen van je contacten is niet zo soepel als het zou kunnen zijn, maar deze stappen zouden de basis moeten dekken. Houd rekening met wat kleine ergernissen, vooral als je een heleboel aangepaste velden of mappen hebt. Toch is het beter dan je adresboek kwijtraken. Ik hoop dat dit iemand wat gedoe bespaart tijdens de overstap. Succes!