Word文書のコピーは一見簡単そうに見えますが、どこを探せばいいのかわからないと、少し難しく感じるかもしれません。バックアップが欲しい時や、ちょっといじりたいバージョンが欲しい時、あるいはオリジナルを壊さずに誰かに送りたい時など、様々な場面で役立ちます。幸いなことに、一度コツをつかんでしまえばかなり簡単です。ただし、設定によっては「名前を付けて保存」ダイアログが分かりにくい場合があります。基本的には、全く同じコピーを作成したいだけなのですが、数ステップで簡単に作成できます。
Word文書のコピーを作成する方法
元の文書を開く
まず、コピーしたいWordファイルを見つけます。ダブルクリックするか、Wordで開きます。正しいファイルであることを確認してください。誤って別のファイルを開いてしまうことは、意外とよくあることです。ネットワークドライブやクラウド同期フォルダから作業している場合は、ファイルが完全に読み込まれ、準備が整っていることをもう一度確認してください。
左上の「ファイル」をクリックします
文書を開いたら、Wordの左上にある「ファイル」タブをクリックします。ここですべての操作が行われます。特に複製を作成する場合は、ここで操作が行われます。インターフェースが変わっていたり、カスタマイズされていたりする場合は、従来のメニューと全く同じには見えないかもしれませんが、 「ファイル」オプションは通常、左上にあります。
「名前を付けて保存」を選択します—魔法のボタン
これがすべてを機能させるステップです。リストから「名前を付けて保存」を選択します。Wordのバージョンによっては、サイドバーにある場合もあれば、「名前を付けて保存」を選択した後にドロップダウンメニューをクリックすると表示される場合もあります。システムによっては、 「その他のオプション」という小さなメニューの後ろに隠れている場合もあります。いずれにしても、現在の文書を新しい名前または場所で保存することが目的です。Windowsでは、ショートカットを使うと素早くAlt + F, Aアクセスできます。
保存場所を選択してください
「名前を付けて保存」ダイアログボックスが表示されたら、複製の保存場所を選択します。元のファイルと同じフォルダ（別の名前を付けるだけでOK）に保存することも、デスクトップや専用のフォルダなど、別の場所に保存することもできます。ただし、同じ場所に同じ名前を付けて保存すると、元のファイルが上書きされてしまうので注意してください。安全のために、新しい名前または保存場所を指定してください。
別の名前を付けて保存します
コピーの新しい名前（「バックアップ」や「コピー」など）を入力し、「保存」をクリックします。すると、指定した場所に新しいファイルが作成され、元のファイルと完全に同じクローンが作成されます。これで、そのファイルを開いて編集したり、共有したり、その他さまざまな操作を行うことができます。
設定によっては、特にWordが自動保存やクラウドストレージとの同期に設定されている場合、コピーがすぐに表示されない、あるいは一時ファイルとして保存されることがあります。フォルダを注意深く確認し、何かおかしな点があればすぐに更新してください。Wordを一度閉じて再起動すると、新しいファイルが認識される場合もあります。
Word文書のコピーを作成する際のヒント
- コピーを失わないように、保存場所を必ず再確認してください。
- コピーに適切な名前を付けてください。日付やバージョン番号を追加すると、追跡しやすくなります。
- これを頻繁に行う場合は、次回より速く複製できるように、ドキュメントをテンプレートに変換することを検討してください。
- 大幅な編集を行う前に、元のファイルをコピーしてバックアップしてください。安全第一です。
- OneDrive や Google Drive などのクラウド ストレージを使用すると、バックアップの保存が簡単になります。代わりに、そこに直接保存するだけです。
よくある質問
なぜ Word 文書のコピーを作成する必要があるのでしょうか?
下書きを編集したり、プロジェクトのバージョン管理をしたりする場合など、元のファイルをそのまま残しておきたいこともあります。コピーを作成すれば、元のデータを失ったり、混乱させたりする心配なく、自由に作業を進めることができます。
Mac で Word 文書のコピーを作成できますか?
はい、ほぼ同じ手順です。「ファイル」＞「名前を付けて保存」を選択するか、Cmd + Shift + SWord for Macの新しいバージョンでは「名前を付けて保存」を押してください。バージョンによってはFinderでファイルを手動で複製する必要があるかもしれませんが、ほとんどの場合、Word自体の「名前を付けて保存」で問題なく保存できます。
誤ってオリジナルを上書きしてしまったらどうなりますか？
特に注意を払っていない場合、このような状況に陥ることがあります。保存する前に、ファイル名と保存場所を必ず確認してください。不明な場合は、混乱を避けるために、2つ目のコピーに一意の名前を付けることをお勧めします。
Word 文書を USB ドライブにコピーできますか?
はい、もちろんです。「名前を付けて保存」の手順で、USBドライブを選択してください（ドライブまたは外部ストレージの下に表示されます）。そこにファイルを保存すれば、準備完了です。
まとめ
- ドキュメントを開いて、正しいものであることを再確認してください。
- [ファイル] -> [名前を付けて保存] をクリックします。
- コピー先のフォルダまたはドライブを選択します。
- 新しいファイルに別の名前を付けて、「保存」をクリックします。
- 複製したファイルは、元のファイルを汚すことなくすぐに使用できます。
まとめ
正直なところ、Wordでコピーを作るのはそれほど難しいことではありませんが、慣れていないとつまずいてしまう操作の一つです。何度かやってみれば、自然と慣れてきます。そして、失敗を防ぎ、バージョンを整理するのにとても便利です。もし奇妙な不具合が発生したり、Wordで名前を付けて保存できない場合は、アプリやコンピューターを再起動すると、問題が解決することがあります。ぜひ試してみて、どうなるか見てみましょう。長期的には、数時間の節約になるかもしれません。