あるOutlookの設定から別のOutlookの設定に連絡先を移行したい場合、または単に連絡先が見つからない場合（特に新しいデバイスに切り替えた場合や再インストール後）、連絡先のエクスポートとインポートが最適です。Outlookではこの操作が少し面倒なのは奇妙ですが、これらの手順に従えば、少なくともアドレス帳は何も失うことなく転送できます。重複したエントリや選択し忘れたフォルダーなど、多少の問題が発生する可能性があります。このプロセスは、比較的シンプルな連絡先リストには有効ですが、ネストされたフォルダーやカスタムフィールドが多数ある場合は、もう少し工夫が必要になる場合があります。そこで、Windows版OutlookとOutlook Webで連絡先をエクスポートおよびインポートする方法の概要を説明します。ある設定ではうまくいきましたが、別の設定ではうまくいきませんでした。これで連絡先管理が少しでも楽になれば幸いです。
Outlookの連絡先をエクスポートとインポートで修正する方法
Windows 版 Outlook から連絡先をエクスポートする (CSV ファイル)
バックアップやデータの移行をしたい場合、連絡先のエクスポートは不可欠です。エクスポートするとCSVファイルが作成されます。これは基本的に表形式のファイルで、任意のスプレッドシートアプリで開いたり、Outlookに再インポートしたりできます。デバイスの移動や再インストール後に連絡先が消えてしまった場合は、エクスポートを行うことで以前の設定からすべての情報を取得できます。
- PCでOutlookを開きます。アプリを起動します。
- 上部のメニューバーの「ファイル」に移動します。
- [開くとエクスポート]を選択し、[インポート/エクスポート] をクリックします。これにより、すべてのインポート/エクスポートを制御するウィザードが開きます。
- 「ファイルにエクスポート」を選択し、「次へ」をクリックします。これにより、Outlookに連絡先を別の場所に保存する旨が通知されます。
- ファイル形式のリストから「カンマ区切り値（CSV）」を選択してください。この形式はシンプルで広くサポートされています。「次へ」をクリックしてください。
- ここに連絡先フォルダが表示されます。エクスポートしたい連絡先フォルダを選択してください（複数ある場合もあるので、正しいものを選択してください）。「次へ」をクリックしてください。
- 「参照」をクリックして保存場所を設定します。ファイル名は「MyContacts_September.csv」など、分かりやすい名前を付けて、忘れないようにしてください。
- 「次へ」を押し、「完了」を押します。Outlook が CSV ファイルを生成します。1～2 秒かかる場合があります。その後、ファイルをチェックして、連絡先が含まれていることを確認してください。フォルダーにサブフォルダーやカスタムフィールドがある場合、一部の情報が完全にエクスポートされないことがありますので、必ず確認してください。
Outlook on the Web から連絡先をダウンロードする (CSV ダウンロード)
ここからは、Web 対応について少し触れていきます。連絡先が複数のフォルダに分散している場合や、ブラウザでの操作を好む場合は、Outlook on the Web からエクスポートすることも可能です。インターフェースは完璧ではありませんが、十分に役立ちます。ただし、ログインして「連絡先」セクションで連絡先にアクセスできる必要がありますので、ご注意ください。
- Web 上の Outlookにアクセスしてログインします。
- 左側のサイドバーにある「 People」アイコンをクリックします。そこに連絡先が隠れています。
- 上部にある「連絡先の管理」を選択し、「連絡先のエクスポート」をクリックします。エクスポートする項目を選択するダイアログが開きます。
- 必要な連絡先フォルダを選択し、「エクスポート」をクリックします。CSVファイルが自動的にダウンロードされます。理由は不明ですが、ファイルがすぐに見つからない場合もあるので、ダウンロードフォルダを確認してください。
- この CSV は、後で連絡先を Outlook や他の電子メール クライアントに再インポートするために使用できます。
Windows 版 Outlook に連絡先をインポートする (CSV ファイル)
連絡先をOutlookに戻したいですか？CSVファイルさえ用意できれば簡単です。以下の手順に従ってください。ただし、データの不一致によって重複や情報の配置ミスが発生する可能性があるため、フィールドを必ず再確認してください。
- PC でもう一度Outlook を開きます。
- [ファイル] > [開くとエクスポート]に移動します。
- インポート/エクスポートを選択します。
- [別のプログラムまたはファイルからのインポート]を選択し、[次へ]をクリックします。
- 「カンマ区切り値」を選択し、「次へ」をクリックします。
- 「参照」をクリックして先ほどエクスポートしたCSVファイルを探し、選択して「開く」をクリックします。Outlookがファイルを読み込んでいる間、少し時間がかかります。
- 重複の処理方法を決定します。1 台のマシンで[重複の作成を許可する]を選択するとすぐに機能しますが、後で重複をクリーンアップする必要があります。
- 新しい連絡先を保存する連絡先フォルダを選択してください。迷う場合は、デフォルトのフォルダを使用してください。
- Outlookで「カスタムフィールドのマッピング」というメッセージが表示されたら、列（名前、メールアドレス、電話番号など）が一致していることを確認してください。インポートによっては、フィールドの不一致が発生する場合がありますので、何かおかしい点がないか再度ご確認ください。
- 「完了」をクリックすると、処理が開始されます。少し時間がかかるかもしれませんが、すぐにOutlookの連絡先ビューに連絡先が表示されるはずです。重複した連絡先が紛れ込んでいる場合もあるので、後で整理するようにしてください。
連絡先をOutlook Webにアップロードする
ブラウザだけで作業している場合、連絡先のインポートは非常に簡単ですが、時々少し不安定になることがあります。CSVファイルのフォーマットが適切であることを確認してください。一部のウェブバージョンでは、余分な列や特殊文字が適切に処理されない場合があります。準備ができたら、以下の手順を実行してください。
- Web 上の Outlookにログインします。
- 前と同じように、 Peopleアイコンをクリックします。
- [連絡先の管理] > [連絡先のインポート]に移動します。
- CSVファイルをアップロードして確認してください。しばらくすると、連絡先がアドレス帳に表示されるはずです。ただし、すぐに表示されない場合は、更新やキャッシュのクリアをすると改善されることがあります。
正直なところ、こうしたエクスポートとインポートは必要悪と言えるでしょう。Outlookではシームレスに扱えるわけではなく、様々な形式のファイルを扱うのは常に面倒です。特に連絡先のフィールドやフォルダーをカスタマイズしている場合はなおさらです。しかし、一度コツをつかんでしまえば、アドレス帳の移動はそれほど難しくありません。重複に注意し、万が一の事態に備えてバックアップを手元に置いておくようにしましょう。
まとめ
- Outlook (Windows または Web) から連絡先を CSV ファイルとしてエクスポートします。
- エクスポートした CSV ファイルをダウンロードするか、見つけます。
- フィールドを正しく一致させて、対象の Outlook セットアップにインポートします。
- 重複の可能性があることに注意してください。後でクリーンアップしてください。
まとめ
連絡先の移行は必ずしもスムーズとは言えませんが、これらの手順で基本的なことはカバーできるはずです。ただし、特にカスタムフィールドやフォルダが大量にある場合は、多少の手間がかかる可能性があります。それでも、アドレス帳を失うよりはましです。この方法が、移行中の手間を少しでも省くのに役立つことを願っています。頑張ってください！