共有メールボックス内の送信済みアイテムの管理ですが、誰かに送信者権限を与えるだけよりも少し複雑であることがわかりました。共有メールボックスの代理で誰かがメールを送信すると、そのメールは共有メールボックスの送信済みアイテムではなく、その人の個人用送信済みアイテム フォルダーにのみ表示されることに気づいたことがある人は、あなただけではありません。特に複数の人が同じメールボックスを扱っている場合は、誰が実際に何を送信したかを追跡するのが面倒になるため、非常に煩わしいものです。このガイドでは、送信済みメッセージ（「代理送信」か「代理で」送信かに関係なく）がすべて共有メールボックスの送信済みアイテムに適切に保存されるように設定を微調整する方法について詳しく説明します。こうすることで、誰が [送信] をクリックしても、全員が同じページを参照できるようになります。
Exchange / Microsoft 365 で共有メールボックスの送信済みアイテムが正しく保存されない問題を修正する方法
PowerShell 経由で送信済みアイテムのメッセージのコピーを有効にする
特定の設定では、ExchangeまたはMicrosoft 365に対し、「送信者」または「代理送信」を使用して送信したメッセージのコピーを作成し、共有メールボックスの「送信済みアイテム」フォルダーに保存するよう明示的に指示する必要があります。これが有効になっていない場合、送信者は自分の「送信済みアイテム」しか見ることができません。これは、透明性を維持しようとするとあまり意味がありません。PowerShellを使ってこれを解決する方法は次のとおりです。
- Exchange Server (オンプレミス) に接続します。
$Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft. Exchange -ConnectionUri https://docs.microsoft.com/en-us/powershell/exchange/connect-to-exchange-online-powershell -Authentication Basic -Credential (Get-Credential) Import-PSSession $Sessionクラウドを利用していない場合は、接続URIをサーバーのURLに置き換えてください。Office 365の場合はさらに簡単です。
- Exchange Online PowerShell を使用して Microsoft 365 に接続します。
Connect-ExchangeOnlineログインウィンドウが表示されるので、管理者アカウントでサインインしてください。共有メールボックスに送信済みメッセージを保存するには、次のコマンドを実行します。
Set-Mailbox helpdesk -MessageCopyForSentAsEnabled $trueまた、「代理で」送信されたメッセージも複製したい場合は、次のようにします。
Set-Mailbox helpdesk -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $trueこれらのコマンドをメールボックスごとに 1 回実行するか、または、すべての共有メールボックスで一度に有効にするには、次のコマンドを使用します。
Get-Mailbox -ResultSize unlimited -Filter {(RecipientTypeDetails -eq 'SharedMailbox')} | Set-Mailbox -MessageCopyForSentAsEnabled $true -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $trueこれらの設定はすぐに有効になりますが、設定によっては数分かかる場合があり、変更を確認するには Outlook をすぐに再起動するか、サインアウトしてサインインする必要がある場合があります。
Microsoft 365 管理センターから設定を調整する
PowerShellを使いたくない、またはクリック操作を好まない場合は、管理ポータルでこれらのオプションを切り替えることができます。https: //admin.microsoft.comにアクセスしてサインインし、以下の手順に従ってください。
- 「チームとグループ」 > 「共有メールボックス」へ移動します。
- 問題のメールボックスを選択してください
- 送信済みアイテムセクションを見つけてください。編集ボタンがあります。
- ここからが楽しい部分です。
Copy items sent as this mailboxそしてのようなオプションをチェックしてくださいCopy items sent on behalf of this mailbox - 選択して「保存」をクリックすると、すべてがすぐに開始されます。
Outlook のレジストリ調整について (Outlook がおかしくなった場合)
送信動作は、特にOutlookを主に使用している場合、レジストリ設定によってローカルで制御されることがあります。レジストリDWORDのDelegateSentItemsStyleは、他のユーザーの代理で送信されたメッセージをローカルに保存するか、メールボックスに保存するかを制御します。各ユーザーのOutlookマシンで、以下のように設定します。
Value name: DelegateSentItemsStyle Value Type: REG_DWORD Value: 1レジストリ パスは Outlook のバージョンによって異なります。
- Outlook 2016/2019/2021/365: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Preferences
- Outlook 2013: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Preferences
- Outlook 2010: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook\Preferences
これは少し不安定です。なぜなら、影響を受けるのは1台のコンピューターとプロファイルだけだからです。ある設定では完璧に動作しましたが、別の設定ではうまく動作しませんでした。GPO展開を使えば一括適用できますが、それほど簡単ではありません。
送信済みアイテムの保存期間設定に関する考慮事項
より詳細な設定が必要な場合は、Set-MailboxSentItemsConfigurationコマンドレットを使用して、送信済みアイテムを「送信者」または「代理送信」のどちらで保存するかを制御できます。例:
Set-MailboxSentItemsConfiguration helpdesk -SendAsItemsCopiedTo Sender -SendOnBehalfOfItemsCopiedTo SenderAndFromこれは、特定のメールボックス内のすべての送信済みメッセージを「送信済みアイテム」フォルダに確実に保存したい組織にとって便利です。ただし、Outlook がオンラインまたはキャッシュモードに接続されている必要があり、競合を避けるため、レジストリオプション「DelegateSentItemsStyle 」を無効にする必要があることに注意してください。
メールボックスの認証設定の確認と変更
共有メールボックスの送信済みアイテムにメールが表示されない場合は、メールボックスが認証済みユーザーからのメールのみを受け入れるように設定されている可能性があります。以下のコマンドを実行して確認できます。
Get-Mailbox helpdesk | fl *auth*RequireSenderAuthenticationEnabledを探してください。これが true に設定されていてメールが表示されない場合は、次のように無効にすることができます。
Set-Mailbox helpdesk -RequireSenderAuthenticationEnabled $falseこの手順は、特にアプリやデバイスが「匿名」として、または適切な認証なしで送信して、コピー保存機能が損なわれる場合に役立つことがあります。
結局のところ、送信されたメッセージが適切な場所に表示されるかどうかは、権限、サーバー設定、そしてOutlookの設定の組み合わせによって決まります。少し面倒ですが、どこをどう調整すればいいのかが分かれば、物事はスムーズに進むはずです。
まとめ
- PowerShell または管理センターを使用して、送信者と代理送信の MessageCopy を有効にする
- 必要に応じてOutlookのレジストリ設定を調整する
- メールボックスの設定、特に認証要件を確認します
- 辛抱強く待ってください。変更が反映されるまでには少し時間がかかる場合があります。
まとめ
この手の問題は時々起こりやすく、レジストリの調整やサーバー設定などはすぐには反映されないことがあります。通常は、適切なコマンドを実行し、いくつかの設定を切り替えるだけで解決します。これで誰かの頭痛の種が少しでも軽減されれば幸いです。私の環境では、実際に何人かの人がそうでした。それでもうまくいかない場合は、Outlook を再起動するか、簡単な再認証を行うと解決することもあります。頑張ってください。送信済みアイテムが適切な場所に保管されるよう、この方法がお役に立てれば幸いです。