Outlook で取り消し機能を使うのは、特に条件が適切かどうかわからない場合は、少々面倒な作業です。通常、主な問題は、メッセージが既に既読になっているか、受信者が同じ Exchange 環境外にいることです。とはいえ、設定が正しく行われ、メッセージが開封されていない場合は、もう一度メールを取り消すチャンスがあるかもしれません。しかし、設定によっては、うまくいかない場合もあり、さらに残念なことに、取り消し機能は Outlook Web アプリやモバイルアプリでは利用できないため、デスクトップ版を使うしか現実的な選択肢はありません。
Outlookで送信したメールを取り消す方法
適切な環境にいるか確認してください
- これはデスクトップ版Outlookアプリ（Outlook 2019、2021、Office 365デスクトップなど）でのみ機能します。Outlook Web（OWA）やモバイルでは機能しません。当然ながら、Outlookは必要以上に操作を難しくしているからです。
- 送信者と受信者が同じExchange組織に属していることを確認してください。どちらか一方がGmailまたは別の設定を使用している場合は、取り消しは機能しませんので、諦めてください。
- メールは受信者の受信トレイに残っている必要があります。つまり、移動されたり、既に読まれたりしていない状態です。また、受信者のメールボックスがキャッシュモードやオフラインモードになっていない状態です。
メールを実際に取り消す手順
- 送信済みアイテムフォルダで、あの迷惑メールを見つけてください。ダブルクリックして開いてください。そうです、開いてください。ハイライトするだけでは取り消すことができません。
- 「ファイル」→ 「情報」に進みます。 「再送信」または「取り消し」のオプションがあるかどうかを確認します。見つからない場合は、上部のメニューバーで「アクション」を確認し、 「このメッセージを取り消す」を選択します。
Delete unread copies of these messagesまたはを選択してくださいDelete unread copies and replace with a new message。後者は、例えば添付ファイルを忘れた場合や受信者が間違った情報を受け取っていた場合に適しています。また、各受信者に対してリコールが成功したか失敗したかを通知するボックスにチェックを入れてください。これにより、リコールが成功したのか、それとも受信トレイにリンカーンログとして残ってしまったのかが分かります。- 「OK」をクリックします。これで、Outlook からこの小さな取り消し要求が送信されます。
ここからは待つだけです。メッセージが正常に取り消されたか、取り消しが有効になる前に読まれたかを示すレポートが表示されます。というのも、ここからが本当に複雑なのです。
なぜ役立つのか、いつ適用されるのか
この機能は、素早く返信し、メールがまだ開封されていない場合に便利です。つまり、小さなミス、タイプミス、添付ファイルの紛失などがある場合に最適です。ただし、これは万能ではなく、受信者の設定や環境によって大きく左右されることに注意してください。設定によっては、取り消しが成功したように見えても、受信者が既にメッセージを読んでいたり、開封済みだったりする可能性があります。特に、メールをさっと読むタイプの受信者は、その傾向が顕著です。
Exchange Online での取り消しの有効化または無効化
管理者設定でメッセージの取り消しを切り替える
- Microsoft 365 テナントを管理する管理者の場合は、実際にこの機能をオンまたはオフにすることができます。
- Exchange 管理センターにサインインします。
- [設定] > [メール フロー]に移動します。
- 「受信者が読んだメッセージをユーザーが取り消すことを許可する」というオプションを探してください。悪用される可能性があるため、または単に面倒なため無効にしたい場合は、このオプションをオフにしてください。
PowerShell を使用してリコール設定を制御する
もちろん、Windows は物事を複雑にする必要があります。リコールをグローバルに無効にするには、PowerShell 経由で次のコマンドを使用して接続する必要があります。
Connect-ExchangeOnline Set-OrganizationConfig -MessageRecallEnabled $False リコールが有効か無効かを再確認するには:
Get-OrganizationConfig | fl RecallReadMessagesEnabledが表示されている場合はFalse、テナントレベルで無効になっています。それ以外の場合はまだ有効になっており、ユーザーはメールの取り消しを試すことができます。
送信後のメールの一括削除
取り消し機能だけでは不十分な場合があります。特に、多くの人が既にメッセージを開封している場合はなおさらです。そこでコンプライアンス検索が役立ちます。管理者はコンプライアンス検索を利用して、メールを一括で検索・削除できます。PowerShellを使えば、検索クエリを作成できます。
New-ComplianceSearch -Name "2024-30-01: Delete jan 2024 report" -ExchangeLocation All -ContentMatchQuery '(Subject:"Jan 2024 report (1)")' | Start-ComplianceSearch完了したら、ステータスを確認します。
Get-ComplianceSearch -Identity "2024-30-01: Delete jan 2024 report" | FL name, items, size, jobprogress, status必要に応じて、これらのメールを削除します。
New-ComplianceSearchAction -SearchName "2024-30-01: Delete jan 2024 report" -Purge -PurgeType HardDelete正直言って、特にポリシーや既読通知に関しては、こういうのってちょっと面倒なんですよね。でも、こういうちょっとした整理をしておくだけで、後々大変な恥ずかしい思いをしたり、データ漏洩したりするのを防げるかもしれません。とにかく、これは万能ではありませんが、万が一間違えてしまったメールをもう一度取り戻すチャンスになるかもしれません。うまくいくといいのですが。メールの取り消し機能はちょっと不安定ですが、本当に必要な時に試してみる価値はあります。