Microsoft Teams のホワイトボードを組織外の人と共有しようとすると、特に「すべてのユーザー」オプションがグレー表示されている場合は、かなりイライラすることがあります。これは通常、管理者設定または組織ポリシーのどこかにアクセス許可がブロックされていることを意味します。ここでの目標は、手間をかけずに、外部の人がホワイトボードを表示したり共同作業したりできるようにする方法を見つけることです。通常、管理者が適切なアクセス許可を付与していることを確認する必要があり、管理センターまたは PowerShell でいくつかの設定を微調整する必要があるかもしれません。場合によっては、いくつかのスイッチを切り替えたり、テナントで外部共有が有効になっていることを確認したりするだけです。プロセスは少し複雑に思えるかもしれませんが、これを修正することで、通常のサークル外のコラボレーションが可能になります。正直なところ、ホワイトボードを共有するそもそもの目的は、多くの場合これです。
組織外でのホワイトボード共有を修正する方法
方法1 – 管理センターで外部共有を確認して有効にする
これが最も一般的な修正方法です。ホワイトボードの共有オプションがグレー表示になっている場合は、組織の外部共有ポリシーによってブロックされている可能性があります。Microsoft 365 管理センターに管理者としてログインし、SharePoint と OneDrive の外部共有がオンになっていることを確認してください（ホワイトボードはそこに保存されるため）。手順は管理コンソールのバージョンによって多少異なる場合がありますが、一般的には以下のとおりです。
- 「設定」>「組織設定」>「共有」に移動します。設定によっては、 「サービスとアドイン」>「SharePoint」の下にあります。
- 「外部共有」が「すべてのユーザー」または少なくとも「新規と既存のゲスト」に設定されていることを確認します。
- このポリシーが SharePoint と OneDrive の両方に適用されていることを確認してください。ホワイトボードはこれらのサービスに保存されるため、これは不可欠です。
完了したら、Teams または管理ポータルのホワイトボード共有設定に戻り、「誰でも」オプションが有効になっているかどうかを確認してください。ただし、組織によってはこの機能が厳しく制限されている場合があるため、変更できない場合は管理者に依頼して変更してもらう必要があるかもしれません。
方法2 – PowerShellを使用してホワイトボードへのゲストアクセスを有効にする
管理センターの変更がうまくいかなかった場合、または組織で非常に厳しいポリシーが定められている場合は、PowerShellコマンドが必要になる場合があります。なぜそれが機能するのかは分かりませんが、共有を許可するには、管理者設定をスクリプトで少し変更する必要がある場合もあります。
- まず、SharePoint Online PowerShellに接続します。SharePointPnPPowerShellOnlineモジュールを使用します。まだインストールされていない場合は、以下の手順でインストールしてください。
Install-Module SharePointPnPPowerShellOnline- 次に、SharePoint サイトに接続します。
Connect-PnPOnline -Url "https://yourdomain.sharepoint.com" -Interactive- 接続したら、次のコマンドを実行してホワイトボードへの匿名アクセスを許可します (ゲストの共同作業で必要になる場合があります)。
Set-SPOTenant -AllowAnonymousMeetingParticipantsToAccessWhiteboards Onこの手順により、外部または匿名の訪問者が参加できる機能がほぼ有効になります。設定によっては、管理者がMicrosoft 365 Security & Compliance PowerShellモジュールからコマンドを実行する必要がある場合があります。その場合は、管理者のサポートが必要になる場合があります。多少の修正が必要ですが、共有の可能性を広げるのに役立ちます。
これらの変更を行った後、Teams を再起動するかキャッシュをクリアすると、新しい権限が有効になる場合があります。一部のマシンでは、この修正が最初の試行で失敗することもありますが、再起動後に有効になることがあります。これは、Windows が状況を必要以上に複雑にしているだけです。
方法3 – 「特定の人と共有」とエクスポートの共有オプションを使用する
組織全体の権限がロックされている場合は、次の回避策をお試しください。ホワイトボードを組織内の特定のユーザーと共有し、画像またはPDFとしてエクスポートしてプラットフォーム外に送信します。理想的ではありませんが、緊急時には役立ちます。
- ホワイトボードをクリックし、共有オプションを選択して、「特定のユーザーと共有」を選択します。
- 共有する相手に対してのみ権限を設定し、リンクをコピーします。
- ホワイトボードを画像またはPDF（利用可能な場合）としてダウンロードします。通常、ホワイトボードツールにはエクスポート機能があります。「ダウンロード」や「エクスポート」などのアイコンを探してください。
- ライブ ホワイトボードの外部共有は既定でブロックされる可能性があるため、Teams の外部にファイルを手動で送信します。
これはちょっと不格好ですが、実際のリンク共有がブロックされている場合、エクスポートによってコンテンツが確実に公開されます。ただし、ライブコラボレーションはできません。
外部のユーザーがホワイトボードにアクセスできないのはなぜですか?
ホワイトボードには機密情報が含まれることが多く、Microsoft は共有制限をかなり厳しく設定しています。システムは主に組織内での共有をサポートしており、B2B アクセスまたはゲストアクセスのオプションが用意されています。組織外のユーザーがアクセスしようとする場合は、Azure Active Directory アカウントを持つ B2B パートナー、または特定の権限で招待されたゲストユーザーである必要があります。それ以外の場合は、グレーアウトした「すべてのユーザー」リンクしか表示されません。このリンクは管理者による設定なしでは利用できないはずです。
もちろん、組織のポリシーも重要です。管理者がテナントレベルで外部共有を無効にしている場合、ポリシーを変更しない限り、他にできることはほとんどありません。何が許可され、何が禁止されているかについて詳しくは、Microsoft サポートページをご覧ください。