Outlookで「このフォルダにはプライベートアイテムが含まれている可能性があるため、コピーできません」というエラーが発生すると、非常にイライラすることがあります。特に共有メールボックスからフォルダを移動またはコピーしようとすると、なおさらです。少し奇妙に感じるかもしれませんが、Outlookはプライベートアイテムを含むフォルダのコピーを意図的にブロックします。おそらく、一部の情報をより厳重に保護するための設計上の措置でしょう。しかし、このエラーで困っている場合は、少し複雑ではありますが、他の人にも効果があった回避策がいくつかあります。
基本的な考え方は、フォルダ構造を作り直して手動でデータを移動するか、フォルダ全体をPSTファイルにエクスポートして再インポートするか、所有者権限を持つ代理人に権限を昇格させるかのいずれかです。これらの方法はそれぞれ面倒ですが、Outlookが設定するプライバシーブロックを回避するのに役立つ場合が多いです。
迷子にならないよう、少し技術的な詳細も交えた解決策を以下にまとめました。OutlookのUIは、こうした高度な機能については必ずしも分かりやすくはなく、メニューを操作したりコマンドを実行したりする必要がある手順もあります。
Outlookで「フォルダーにプライベートアイテムが含まれているためコピーできません」というエラーを修正する方法
方法1: 同一のフォルダ構造を作成し、メールを手動で移動する
これはおそらく最もシンプルでローテクな方法です。基本的には、共有メールボックスのフォルダツリーのミラーを自分のメールボックスに作成し、メールを移動します。フォルダとサブフォルダを一つ一つ手動で作成する必要があるので面倒ですが、コピーをブロックするプライベートアイテムを回避するにはこれが唯一の方法である場合もあります。
やり方は次のとおりです:
- Outlookを開き、新しいフォルダーを配置する場所 (おそらくメールボックスの下) を決定します。
- メールボックスまたは既存のフォルダーを右クリックし、 [新しいフォルダー] ( Outlook 365 の場合は[フォルダー]) を選択します。
- わかりやすいように、共有メールボックス内のフォルダーと同じ名前を付けます (慎重な場合は別の名前を選択します)。
- コピーする必要があるフォルダーとサブフォルダーごとにこれを繰り返します。
- 次に、共有メールボックスに移動し、ターゲット フォルダー内のメールを選択し (すべて選択するには Ctrl + A)、[移動] > [その他のフォルダー] (または、元のメールをそのまま残したい場合は、[移動] > [フォルダーにコピー]) をクリックします。
- メールボックスに新しく作成されたフォルダーを選択し、[OK]をクリックします。
これは少し手間がかかりますが、プライベート フォルダーを直接コピーするのではなく、メールを自分のフォルダーに移動するだけなので、プライベート アイテムのブロックを回避できます。
方法2: 共有フォルダをPSTにエクスポートして再インポートする – より信頼性の高い回避策
フォルダの作成に時間がかかりすぎると思われる場合は、共有フォルダをPSTファイルにエクスポートするのが確実です。共有フォルダのデータをエクスポートし、それをメールボックスにインポートするという方法です。何らかの理由でOutlookはPSTファイルのインポート処理が少し異なるため、プライベートアイテムがこの手順をそれほど妨げない可能性があります。
詳細なプロセスは次のとおりです。
- 共有メールボックスから移動またはコピーするフォルダーを選択します。
- [ファイル] > [開くとエクスポート] > [インポート/エクスポート]に移動します。
- 「ファイルにエクスポート」を選択し、「次へ」をクリックします。
- Outlook データ ファイル (.pst)を選択し、[次へ] をクリックします。
- エクスポートするフォルダが正しいことを確認してください。すべてを取得するには、 「サブフォルダを含める」にチェックを入れてください。
- PST ファイルを保存する場所 (おそらくデスクトップなど見つけやすい場所) を選択し、[完了]をクリックします。
- プロンプトが表示されたら、パスワードを設定します (またはスキップする場合は空白のままにします)。
次に、その PST ファイルを Outlook 環境に移動します。
- メールボックスに新しいフォルダーを作成し、「インポートされた共有データ」という名前を付けます。
- 「ファイル」 > 「開くとエクスポート」に戻り、「インポート/エクスポート」を選択します。
- [別のプログラムまたはファイルからのインポート]を選択し、[次へ]をクリックします。
- Outlook データ ファイル (.pst)を選択し、[次へ] をクリックします。
- [参照]をクリックし、PST ファイルを見つけて開きます。
- 重複を処理するためのオプションを 1 つ選択します。ほとんどのユーザーは、念のため[重複を許可する]を選択します。
- 先ほど作成したフォルダ、または受信トレイにインポートします。「完了」をクリックします。
すると、共有メールボックスのデータがプライベートフォルダの制限を回避して、自分のメールボックスに届きます。ただし、プライベートアイテムがプライベートとしてマークされたままになっている場合があり、権限がないと表示されないことがあります。とはいえ、少なくともデータの大部分は移行されます。
方法3: 所有者権限を持つ代理人として自分自身を設定する
こちらは少し複雑ですが、正式に所有者になったため、プライベートアイテムを含むフォルダの移動やコピーを自由に制御できます。アクセス権が必要なので設定は少し面倒ですが、継続的にアクセスする必要がある場合や、これらのエラーを永久に回避したい場合は、最も包括的な解決策です。
手順:
- Outlook で、[ファイル] > [アカウント設定] > [代理人アクセス]に移動します。
- 「追加」をクリックして名前を検索するか、手動で入力します。
- アカウントを選択し、「追加」をクリックして、「OK」をクリックします。
- 代理人権限ウィンドウがポップアップ表示されるので、受信トレイで自分を編集者に設定するか、メインフォルダの所有者を選択することをお勧めします。 「代理人が私のプライベートアイテムを閲覧できる」にチェックを入れると、フルアクセスが可能になります。
- 最上位の共有フォルダーの場合は、[フォルダーのプロパティ] (フォルダーを右クリックし、[プロパティ] ) を開き、[アクセス許可]タブに移動します。
- 名前がない場合には追加し、権限レベルを「 所有者 」に設定します。
- 「OK」をクリックすると設定完了です。これで、Outlook がプライベートアイテムをブロックすることなく、フォルダの移動やコピーができるようになります。
注：Outlookのバージョンによってメニューの具体的な内容は若干異なる場合がありますが、基本的な考え方は同じです。この方法は少し高度ですが、プライベートアイテムが頻繁にブロックされる場合は、一度設定しておくことをお勧めします。
Outlook のプライベート アイテムとは何ですか?
Outlookには、メールや予定表のエントリを「プライベート」としてマークできる機能があります。誰かがアイテムを「プライベート」に設定すると、共有アクセス権を持つ他のユーザーがそのフォルダを移動またはコピーできなくなる場合があります。特に、権限が制限されている場合や、アイテムが何らかの理由で「プライベート」に設定されている場合、その可能性は高くなります。「プライベート」タグは、ある程度の機密性を高めるための手段であり、Outlookはこれらのアイテムが誤ってコピーされるのを防ぐのに優れています。しかし、時には面倒で、共有データの管理の妨げになることもあります。
この情報が正しい方向を指し示してくれることを願っています。重要なのは、これらのエラーは解決不可能なものではなく、何らかの回避策が必要なだけだということです。頑張ってください！
まとめ
- プライバシーによりコピーがブロックされている場合は、新しいフォルダーを作成し、電子メールを手動で移動します。
- 共有フォルダーを PST にエクスポートし、それをメールボックスにインポートします。これは、より安全な一括修正の一種です。
- 永続的なアクセスと完全な制御のために、自分自身を所有者権限を持つ代理人として設定します。
まとめ
Outlookのプライベートアイテムの件は本当に面倒で、特に共有データの準備や整理をする際にはなおさらです。手動でのアプローチは有効ですが、面倒な場合があります。エクスポートと再インポートは多くの場合ブロックを回避できるようです。代理人権限を取得するのが最も確実な方法ですが、権限の設定を細かく変更する必要があります。これらのヒントの1つが、少しでも悩みを解消し、エラーメッセージを回避するのに役立つことを願っています。この方法がお役に立てば幸いです。複数の設定で効果があったので、皆さんの環境にも役立つかもしれません。