Cómo hacer copias de seguridad o exportar macros en Word de forma eficaz

Gestionar macros en Microsoft Word puede ser un poco lioso a veces. Sobre todo si has pasado mucho tiempo grabando esos pequeños scripts de automatización, solo para que desaparezcan tras un fallo del sistema, una actualización o si simplemente se corrompen. Perder las macros es como perder parte del flujo de trabajo, nada agradable. Por eso, es muy útil saber cómo hacer una copia de seguridad o exportarlas para no tener que reescribir todo desde cero si algo sale mal. Además, exportar facilita enormemente compartir macros con compañeros de equipo o moverlas a otro PC. Una vez que te acostumbres a hacer copias de seguridad periódicamente, te salvará la vida.

Cómo hacer una copia de seguridad o exportar macros en Word

Las macros suelen almacenarse en los archivos de plantilla de Word, principalmente en el archivo Normal.dotm. Este es básicamente el centro de todos tus estilos personalizados, accesos directos, entradas de Autocorrección y macros. Si este archivo se daña o lo sobrescribes accidentalmente, podrías perder muchas de tus configuraciones personalizadas, incluidas esas prácticas macros. Realizar copias de seguridad con regularidad ayuda a evitar esa pesadilla. Exportar macros específicas como archivos.bas también facilita mucho compartir o restaurar una macro en particular. Aquí te explicamos cómo hacerlo.

Método 1: Exportar macros como archivos. BAS (ideal para compartir o realizar copias de seguridad selectivas)

Este método es ideal para guardar macros individuales. Es rápido y sencillo, especialmente si solo quieres transferir una macro o tener una copia a mano. La idea es acceder al editor de VBA y exportar los módulos de macro como archivos.bas.

1. Abra el documento o plantilla de Word que contiene las macros que desea guardar.
2. Presiona Alt + F11para abrir el Editor de VBA. Está un poco oculto, así que este atajo es la mejor opción.
3. En el panel izquierdo, verá el Explorador de proyectos. Expanda su proyecto (como VBAProject (YourTemplate.dotm) ) y busque la carpeta Módulos, donde se encuentran sus macros.
4. Haz clic derecho en el módulo que contiene tus macros y selecciona «Exportar archivo». Si tienes varios módulos, deberás hacer esto para cada uno por separado.
5. Selecciona una ubicación segura para la copia de seguridad (quizás una unidad externa, una carpeta en la nube, etc.) y guárdala con la extensión.bas. Básicamente, es un archivo de texto con tu código VBA, así que puedes abrirlo más tarde si lo necesitas.

Para devolver esa macro a Word u otro documento, simplemente haga lo contrario:

• Abra el documento de Word de destino.
• Presione Alt + F11para ir al Editor VBA.
• Haga clic derecho en la carpeta Módulos dentro de su proyecto y seleccione Importar archivo.
• Busque el archivo.bas guardado, selecciónelo y haga clic en Abrir. Listo, su macro ya está en el nuevo documento.

Sinceramente, hacer esto para cada macro puede resultar tedioso, pero es la forma más segura de conservar solo lo necesario sin tener que cargar con todo el archivo Normal.dotm. Y en algunas configuraciones, es extraño: la exportación puede fallar la primera vez y luego funcionar como por arte de magia tras un par de reinicios.

Método 2: Realice una copia de seguridad de toda la plantilla Normal.dotm

Si prefieres capturar todo (estilos, atajos, correcciones automáticas y macros), copiar el archivo Normal.dotm completo es la mejor opción. Esta plantilla es el archivo principal que Word utiliza al crear documentos nuevos. Perderla o dañarla significa perder todas tus personalizaciones, lo cual es bastante grave.

Para ello, primero cierre todas las instancias de Word. Luego, navegue a:

%appdata%\Microsoft\Templates

En el Explorador de archivos. Si no está seguro de cómo se ve, simplemente copie y pegue esa ruta en la barra de direcciones. Busque Normal.dotm, haga clic derecho y cópielo en un lugar seguro: una unidad externa, una carpeta en la nube, lo que sea. Esa es su copia de seguridad.

Más adelante, si desea restaurar su configuración, simplemente reemplace el archivo Normal.dotm actual con su copia de seguridad. Recuerde que esto sobrescribirá cualquier cambio realizado desde la copia de seguridad, así que hágalo solo si no le importa perder las personalizaciones recientes. Si solo necesita recuperar macros, el método de exportación.bas podría ser más inteligente.

Método 3: Utilice la herramienta Organizador de Word

Esta herramienta es bastante clásica, pero sigue siendo útil. Se encuentra en la pestaña Desarrollador, así que primero tendrás que habilitarla. Para ello:

• Vaya a Archivo > Opciones > Personalizar cinta.
• A la derecha, marque la casilla junto a Desarrollador.

Ahora, una vez que la pestaña Desarrollador esté visible:

1. Haga clic en Desarrollador > Plantilla de documento.
2. Pulse el botón Organizador.
3. En la ventana Organizador, asegúrese de tener el documento de origen o la plantilla cargados en un lado y el destino en el otro.
4. Seleccione las macros o módulos que desea copiar: en algunas versiones, es posible que vea una lista de macros y simplemente haga clic en Copiar para moverlas.

Esto es un poco engorroso, pero es útil si no quieres manipular VBA directamente. Ten en cuenta que es más adecuado para copias a pequeña escala que para exportaciones masivas.

Método 4: Mantener un repositorio de macros manual

Cuando todo lo demás falla y te preocupa perder información, simplemente mantén el código de tu macro a mano en un documento de Word. Abre uno nuevo, ve al Editor de VBA ( Alt + F11), busca tus macros y copia todo el código. Pégalo en este documento de respaldo, asígnale un nombre apropiado como «Copia de seguridad de macros» y guárdalo en un lugar seguro.

Más adelante, si una macro desaparece o se corrompe, simplemente copie el código en un nuevo módulo de VBA. Es un método bastante sencillo, pero funciona sorprendentemente bien, sobre todo si tiene varias configuraciones diferentes.

Cómo hacer que tus macros duren para siempre

Para tener su macro siempre lista en Word, debe guardarla en su archivo Normal.dotm. Recuerde que esta plantilla se carga cada vez que se abre Word, por lo que todo lo guardado allí estará disponible en todas partes. Tenga en cuenta que, a veces, Word muestra advertencias sobre macros activas o seguridad. Asegúrese de hacer clic en » Habilitar contenido» cuando se le solicite; de ​​lo contrario, su macro no se ejecutará.

¿Qué hace Ctrl+F12 en Word?

Esto es bastante clásico. Al pulsar Ctrl + F12, se abre el cuadro de diálogo Abrir. Básicamente, te lleva directamente a tu explorador de archivos para que puedas encontrar y abrir un documento rápidamente sin tener que navegar por los menús. Es útil si no te gusta navegar por la interfaz o simplemente quieres abrir archivos directamente.