Hacer una copia de un documento de Word parece sencillo, pero puede volverse un poco complicado si no sabes dónde buscar. A veces, solo quieres una copia de seguridad, una versión para trastear o enviársela a alguien sin arriesgarte a dañar el original. Lo bueno es que es bastante sencillo una vez que le coges el truco, aunque en algunas configuraciones, el cuadro de diálogo «Guardar como» no es tan obvio como debería. Básicamente, quieres crear un duplicado exacto, y en pocos pasos, es totalmente factible.
Cómo hacer una copia de un documento de Word
Abrir el documento original
Primero, busca el archivo de Word que quieres copiar. Haz doble clic en él o ábrelo con Word. Asegúrate de que sea el correcto; a veces, abrir el archivo equivocado por error es más frecuente de lo que crees. Si trabajas desde una unidad de red o una carpeta de sincronización en la nube, simplemente comprueba que esté completamente cargado y listo para usar.
Haga clic en “Archivo” en la esquina superior izquierda.
Una vez abierto el documento, haz clic en la pestaña Archivo en la esquina superior izquierda de Word. Ahí es donde ocurre la magia, especialmente al crear duplicados. Si tu interfaz es peculiar o está personalizada, puede que no se vea exactamente como el menú clásico, pero la opción Archivo suele estar en la esquina superior izquierda.
Seleccione «Guardar como»: el botón mágico
Este es el paso que hace que todo funcione. Seleccione «Guardar como» en la lista. Dependiendo de su versión de Word, puede estar en la barra lateral o aparecer al hacer clic en el menú desplegable después de seleccionar » Guardar como». En algunos sistemas, puede estar detrás de un pequeño menú llamado «Más opciones». En cualquier caso, el objetivo es guardar el documento actual con un nuevo nombre o ubicación. En Windows, el acceso directo suele Alt + F, Aser rápido.
Elige tu ubicación de guardado
Una vez que aparezca el cuadro de diálogo «Guardar como», elige dónde quieres guardar el duplicado. Puede ser la misma carpeta que el original (solo dale un nombre diferente) o cualquier otro lugar, como tu escritorio o una carpeta dedicada. Ten en cuenta que si lo guardas en el mismo lugar y le das el mismo nombre, sobrescribirás el original. Por lo tanto, elige un nuevo nombre o ubicación para mayor seguridad.
Ponle un nombre diferente y luego guárdalo.
Escribe un nuevo nombre para tu copia (por ejemplo, «copia de seguridad» o «copia») y pulsa » Guardar». Después, verás que el nuevo archivo aparece en la ubicación elegida; es una copia exacta del original. Ahora puedes abrirlo, modificarlo, compartirlo o lo que quieras.
En algunas configuraciones, especialmente si Word está configurado para guardarse automáticamente o sincronizarse con el almacenamiento en la nube, es posible que la copia no se muestre inmediatamente o que se guarde como un archivo temporal. Simplemente revise su carpeta y, si la situación se vuelve extraña, actualice rápidamente. A veces, cerrar y volver a abrir Word ayuda a que reconozca el nuevo archivo.
Consejos para hacer una copia de un documento de Word
- Verifique siempre la ubicación de guardado para evitar perder su copia.
- Nombra tus copias cuidadosamente: agregar fechas o números de versión ayuda a realizar un seguimiento.
- Si hace esto con frecuencia, considere convertir su documento en una plantilla para poder duplicarlo más rápido la próxima vez.
- Antes de realizar modificaciones importantes, haga una copia de seguridad del original copiándolo: más vale prevenir que curar.
- Usar almacenamiento en la nube como OneDrive o Google Drive puede hacer que mantener copias de seguridad sea más fácil: simplemente guárdelas directamente allí.
Preguntas frecuentes
¿Por qué necesitaría hacer una copia de un documento de Word?
A veces querrás conservar el original intacto; quizá estés editando un borrador o creando versiones de un proyecto. Hacer copias te permite trabajar con libertad sin temor a perder los datos iniciales ni a estropear las cosas.
¿Puedo hacer una copia de un documento de Word en una Mac?
Sí, prácticamente el mismo proceso. Simplemente ve a Archivo > Guardar como o pulsa Cmd + Shift + Sen versiones más recientes de Word para Mac. En algunas versiones, puede que tengas que duplicar el archivo manualmente en el Finder, pero normalmente la función «Guardar como» de Word funciona correctamente.
¿Qué pasa si sobrescribo accidentalmente el original?
Eso puede pasar, sobre todo si no prestas atención. Siempre revisa bien el nombre del archivo y la ubicación de guardado antes de guardar. En caso de duda, asigna primero un nombre único a la segunda copia para evitar confusiones.
¿Puedo copiar un documento de Word a una unidad USB?
Por supuesto. Al guardar como, simplemente selecciona tu unidad USB (aparecerá en tus unidades o almacenamiento externo).Guarda el archivo ahí y listo.
Resumen
- Abra su documento y verifique que sea el correcto.
- Haga clic en Archivo -> Guardar como.
- Seleccione la carpeta o unidad donde desea la copia.
- Nombra el nuevo archivo de forma diferente y presiona Guardar.
- Su duplicado está listo para usarse sin estropear el original.
Resumen
Sinceramente, hacer copias en Word no es tan complicado, pero es una de esas cosas que a veces se complican si no estás familiarizado. Una vez que lo hayas hecho un par de veces, te resultará natural, y es muy útil para evitar desastres y mantener las versiones organizadas. Si ocurre algún fallo extraño o Word no te permite guardar como, reiniciar la aplicación o incluso el ordenador puede solucionar el problema. Así que, inténtalo y comprueba qué tal te va. Con suerte, esto te ahorrará algunas horas a largo plazo.