Sí, convertir un buzón de usuario en uno compartido es una de esas pequeñas tareas que parecen sencillas, pero que pueden complicarse si no se tiene cuidado. Normalmente, se hace para liberar una licencia, compartir el acceso o simplemente para organizarse cuando alguien se va.¿Lo complicado? Asegurarse de no perder ningún correo ni permiso durante el proceso. Es un poco raro, pero en la mayoría de los casos, la conversión solo implica cambiar una configuración; no se pierden datos, pero hay que seguir los pasos correctamente. Además, en algunas configuraciones, es posible que se necesiten comandos de PowerShell en lugar de simplemente navegar por los portales de administración, especialmente si se gestionan varios buzones a la vez. Esta guía cubre tanto Exchange local como Microsoft 365, por lo que está cubierto sea cual sea su entorno.
Cómo convertir un buzón de usuario en un buzón compartido, paso a paso
Método 1: Uso de PowerShell en un servidor Exchange local
Si ejecuta Exchange Server 2013, 2016 o 2019 localmente, siga estos pasos: primero, abra el Shell de administración de Exchange (es simplemente PowerShell con algunos módulos cargados).Debe conectarse a su servidor Exchange; normalmente, esto es automático si está en el servidor, pero si no, podría tener que ejecutar Connect-ExchangeServero importar la sesión manualmente.
Una vez conectado, verifique el tipo de buzón que está utilizando (esto ayuda a verificar que estamos comenzando con un buzón de usuario, no con uno especial).Ejecute:
Get-Mailbox -Identity a.shepherd | Format-Table Name, RecipientTypeDetails
Debería aparecer *UserMailbox*.Si ya está compartido, verás SharedMailbox.
Para realizar el cambio, simplemente ejecute:
Set-Mailbox a.shepherd -Type Shared
Este pequeño comando cambia el tipo de buzón y, sinceramente, es casi mágico porque todos tus correos, entradas de calendario y permisos se conservan. En algunas configuraciones, incluso podría ser necesario reiniciar Outlook o cerrar sesión y volver a iniciarla antes de que todos se den cuenta. En un equipo funcionó de inmediato; en otro, podrías tener que esperar unos minutos.
Si gestionas varias cuentas, es útil crear un archivo CSV con todos los correos electrónicos. Aquí tienes un ejemplo rápido de cómo debería verse el CSV (si lo guardas como user_to_shared_mailbox.csv):
Correo electrónico [email protected] [email protected]
Y luego puedes ejecutar:
Import-CSV C:\Reports\EXCH\user_to_shared_mailbox.csv | foreach { Get-Mailbox -Identity $_. Email | Where-Object {$_. RecipientTypeDetails -eq "UserMailbox"} | Set-Mailbox -Type Shared }
Es bastante útil, pero no elimine la cuenta de usuario en Active Directory a menos que esté seguro, ya que el buzón sigue vinculado a esa cuenta. Si desea volver a un buzón normal, simplemente ejecute:
Set-Mailbox a.shepherd -Type Regular
Método 2: Usar el Centro de administración de Exchange (Microsoft 365)
Este método es más intuitivo para quienes prefieren navegar por los archivos. Inicie sesión en el Centro de administración de Exchange (a través de https://admin.exchange.microsoft.com ).Vaya a Destinatarios → Buzones. Busque el buzón que desea convertir y selecciónelo. Vaya a la pestaña Otros y haga clic en Convertir a buzón compartido. Confirme el cambio y listo.
Consejo: Si el buzón no es demasiado grande (<50 GB), puedes eliminar la licencia posteriormente para ahorrar dinero, pero ten cuidado: los buzones compartidos sin licencia pueden tener límites de tamaño (normalmente 50 GB).Si supera esa capacidad, primero elimina algunos correos.
Los usuarios de PowerShell pueden hacerlo todo mediante el módulo EXO. Primero, conecten:
Connect-ExchangeOnline
Luego, convierte con:
Set-Mailbox -Identity a.shepherd -Type Shared
Si es necesario, vuelva a un buzón de correo normal:
Set-Mailbox -Identity a.shepherd -Type Regular
Simplemente recuerda que en Microsoft 365 debes asignar una licencia al buzón nuevamente dentro de los 30 días posteriores a la conversión; de lo contrario, estará básicamente inactivo para nuevos correos electrónicos.
¿Cuándo debe hacerse esto?
- Si desea que varias personas accedan a un recurso compartido sin comprar licencias adicionales.
- Si un usuario se va y desea mantener el historial de correo electrónico accesible para otros.
- Si los costos de licencia son una preocupación y un buzón compartido puede hacer el trabajo en lugar de una licencia de usuario normal.
Sinceramente, es bastante útil, pero no siempre es sencillo las primeras veces. A veces se comporta de forma extraña, como que los correos no se muestren inmediatamente o que haya que actualizar los permisos. Normalmente, tras cerrar sesión rápidamente o borrar la caché, todo va viento en popa.
Resumen
- Utilice PowerShell o EAC para convertir los tipos de buzones según su entorno.
- Preste atención al tamaño de los buzones de correo si elimina las licencias: menos de 50 GB es la zona segura.
- No elimine la cuenta de usuario en AD a menos que esté seguro: el buzón depende de ese enlace.
Resumen
Convertir buzones de correo es algo que parece sencillo, pero puede resultar complicado. Lo principal es comprobar el tamaño y los permisos de los buzones después. Sinceramente, a mí me funcionó bastante bien, sobre todo si se hace con PowerShell en bloque. Ojalá esto ayude a ahorrar tiempo; simplemente no olviden hacer una copia de seguridad o comprobar los permisos antes de cambiar.¡Mucha suerte!