Intentar compartir tu pizarra desde Microsoft Teams con alguien externo a tu organización puede ser bastante frustrante, sobre todo cuando la opción «Cualquiera» está desactivada. Esto suele significar que hay un bloqueo de permisos en la configuración de administrador o en las políticas de la organización. El objetivo es descubrir cómo permitir que personas externas vean o colaboren en tu pizarra sin complicaciones. Normalmente, querrás asegurarte de que tu administrador otorgue los permisos correctos, y es posible que tengas que ajustar algunas opciones en el centro de administración o PowerShell. A veces, basta con activar algunos interruptores o asegurarse de que el uso compartido externo esté habilitado para tu inquilino. El proceso puede parecer un poco complejo, pero solucionarlo puede facilitar la colaboración fuera de tu círculo habitual, que, siendo sinceros, suele ser el objetivo principal de compartir pizarras.
Cómo solucionar el uso compartido de la pizarra fuera de su organización
Método 1: Marque y habilite el uso compartido externo en el Centro de administración
Esta es la solución más común. Si las opciones para compartir la pizarra están desactivadas, es probable que las políticas de uso compartido externo de la organización las estén bloqueando. Inicie sesión en el Centro de administración de Microsoft 365 como administrador y asegúrese de que el uso compartido externo esté activado para SharePoint y OneDrive (ya que las pizarras se almacenan allí).El proceso puede variar ligeramente según la versión de la consola de administración, pero generalmente:
- Vaya a Configuración > Configuración de la organización > Compartir. En algunas configuraciones, se encuentra en Servicios y complementos > SharePoint.
- Comprueba que “Compartir externamente” esté configurado en “Cualquiera” o al menos en “Invitados nuevos y existentes”.
- Asegúrese de que esta política se aplique tanto a SharePoint como a OneDrive (es esencial porque las pizarras se almacenan en estos servicios).
Una vez hecho esto, vuelve a la configuración para compartir la pizarra en Teams o el portal de administración y comprueba si la opción «Cualquiera» ya está activa. Ten en cuenta que algunas organizaciones la limitan estrictamente, así que si no puedes cambiarla, quizás tengas que pedirle a tu administrador que lo haga por ti.
Método 2: Usar PowerShell para habilitar el acceso de invitados a las pizarras
Si los cambios en el centro de administración no surtieron efecto, o si su organización tiene políticas muy estrictas, podría ser necesario un comando de PowerShell. No sé por qué funciona, pero a veces la configuración de administración necesita un pequeño impulso mediante scripts para permitir el uso compartido.
- Primero, conéctese a SharePoint Online PowerShell. Use el módulo SharePointPnPPowerShellOnline. Si no lo tiene, instálelo mediante:
Install-Module SharePointPnPPowerShellOnline- Luego, conéctese a su sitio de SharePoint:
Connect-PnPOnline -Url "https://yourdomain.sharepoint.com" -Interactive- Una vez conectado, ejecute este comando para permitir el acceso anónimo a las pizarras (a veces es necesario para colaboraciones de invitados):
Set-SPOTenant -AllowAnonymousMeetingParticipantsToAccessWhiteboards OnEste paso habilita, en líneas generales, la función que permite la participación de visitantes externos o anónimos. En algunas configuraciones, esto podría requerir que un administrador ejecute el comando desde el módulo de PowerShell de Seguridad y Cumplimiento de Microsoft 365, pero es posible que su administrador deba ayudar con esto. Es una pequeña corrección, pero permite ampliar las posibilidades de compartir.
Recuerda que, después de realizar estos cambios, reiniciar Teams rápidamente o borrar la caché puede ayudar a que los nuevos permisos surtan efecto. En algunas máquinas, esta solución *a veces* falla a la primera, pero funciona después de reiniciar. Windows simplemente complica las cosas más de lo necesario.
Método 3: Usar las opciones «Compartir con personas específicas» y «Exportar» para compartir
Si los permisos de toda la organización están restringidos, pruebe esta solución alternativa: comparta la pizarra con personas específicas dentro de su organización y luego expórtela como imagen o PDF para enviarla fuera de la plataforma. No es la solución ideal, pero funciona en caso de urgencia.
- Haga clic en la pizarra, luego seleccione la opción compartir y elija “Compartir con personas específicas”.
- Establezca los permisos sólo para las personas con las que desea compartir y luego copie el enlace.
- Descarga la pizarra como imagen o PDF (si está disponible).Normalmente, en las herramientas de pizarra hay una función de exportación: busca iconos como » Descargar» o «Exportar».
- Envíe el archivo manualmente fuera de Teams, ya que compartir pizarras en vivo de forma externa podría estar bloqueado de forma predeterminada.
Esto es un poco complicado, pero si el intercambio de enlaces reales está bloqueado, la exportación garantiza que el contenido salga, pero no la colaboración en vivo.
¿Por qué los usuarios externos no pueden acceder a mi pizarra?
Básicamente, las pizarras suelen contener información confidencial, y Microsoft mantiene restricciones de uso compartido muy estrictas. El sistema permite compartir principalmente dentro de la organización, con opciones de acceso B2B o de invitado. Si alguien externo a la organización intenta acceder, debe ser un socio B2B con una cuenta de Azure Active Directory o un usuario invitado con permisos específicos. De lo contrario, solo obtendrá el enlace «Cualquiera» en gris, que no debería estar disponible sin la configuración de administrador.
Y, por supuesto, las políticas de la organización son importantes: si su administrador ha deshabilitado el uso compartido externo a nivel de inquilino, no se puede hacer mucho más sin un cambio de política. Para obtener más información sobre lo que está permitido y lo que no, consulte la página de soporte técnico de Microsoft.