So verwalten Sie Postfachgröße und Kontingente in Exchange 2019, 2016 und Microsoft 365

Die Verwaltung von Postfachspeicher kann mitunter knifflig sein, insbesondere wenn man herausfinden möchte, wer den meisten Speicherplatz belegt oder Limits festlegen muss, um die Kontrolle zu behalten. Ob Sie einen lokalen Exchange-Server oder Exchange Online (Microsoft 365) in der Cloud nutzen – das Verständnis der Postfachgrößen und der Quotenverwaltung ist entscheidend. Oftmals ist es gar nicht so offensichtlich, wie groß ein Postfach tatsächlich ist oder welche Limits gelten, bis es zu Problemen kommt. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen daher, wie Sie die aktuellen Postfachgrößen überprüfen, die Speicherplatzfresser identifizieren und Quoten festlegen oder anpassen, um Speichermangel im ungünstigsten Moment zu vermeiden. Der Vorteil? Sie erhalten einen besseren Überblick und können einen reibungslosen Ablauf gewährleisten, ohne ständig raten zu müssen, wie viel Speicherplatz noch verfügbar ist.

So ermitteln Sie die Postfachgröße in Exchange 2019/2016/2013

Überprüfung der Postfachgröße über die grafische Benutzeroberfläche

Wenn Sie lieber mit dem Internet navigieren, ist das Exchange Admin Center (EAC) recht einfach zu bedienen. Gehen Sie einfach zu „Empfänger“, wählen Sie einen Benutzer aus, öffnen Sie dessen Eigenschaften und wechseln Sie dann zu „ Postfachnutzung“. Dort wird die aktuelle Größe angezeigt 26 MB (0% used of 100GB available). Aber seien wir ehrlich: Das kann mühsam werden, wenn Sie viele Postfächer verwalten. Manchmal benötigen Sie einfach eine Momentaufnahme für mehrere Benutzer.

PowerShell verwenden – der schnellere Weg

Das mag etwas ungewöhnlich klingen, aber die Ausführung eines PowerShell-Befehls ist deutlich effizienter.Öffnen Sie auf Ihrem Exchange-Server die Exchange-Verwaltungsshell und führen Sie folgenden Befehl aus:

Get-MailboxStatistics -Identity 

Dieser Befehl liefert Ihnen Details zu einem einzelnen Postfach – Name, Anzahl der Elemente, letzte Anmeldung und mehr. Um die Gesamtgröße eines Postfachs einschließlich gelöschter Elemente zu ermitteln, versuchen Sie Folgendes:

Get-MailboxStatistics -Identity  | ft DisplayName, TotalItemSize, ItemCount, TotalDeletedItemSize, StorageLimitStatus

Wenn Sie eine Liste aller Postfächer in einer bestimmten Datenbank anzeigen möchten, können Sie Folgendes tun:

Get-Mailbox -Database  | Get-MailboxStatistics | ft DisplayName, TotalItemSize

Und wenn Sie die ganz großen Briefkästen – die 10 größten – sehen möchten, können Sie eine Sortierung und Begrenzung hinzufügen:

Get-Mailbox -Database  | Get-MailboxStatistics | sort-object TotalItemSize -descending | Select-Object DisplayName, TotalItemSize -First 10

Ach ja, und falls Sie diese Informationen zur späteren Analyse in eine CSV-Datei exportieren möchten, verwenden Sie einfach eine Pipe:

...| Export-CSV c:\mailbox_sizes.csv

Ein kleiner Hinweis: Exchange-Cmdlets beschränken die Ergebnisse standardmäßig auf 1.000 Postfächer. Wenn Sie mehr haben, erhöhen Sie die Anzahl der Postfächer -ResultSize Unlimitedin Ihren Befehlen. Denn Exchange muss es einem manchmal etwas schwerer machen.

Verwaltung von Postfachkontingenten im Exchange Server

Festlegung von Quoten für Datenbanken oder einzelne Postfächer

Der Grund, warum man auf die Quoten achten sollte, ist einfach: Man verhindert, dass das Postfach voll wird und dadurch Probleme entstehen. Die aktuellen Datenbankquoten können Sie mit folgendem Befehl einsehen:

Get-MailboxDatabase -Identity  | fl *quota

Um Quoten zu ändern, sind folgende Hauptparameter erforderlich:

• IssueWarningQuota – Der Benutzer wird benachrichtigt, dass er sich seinem Limit nähert.
• ProhibitSendQuota – Benutzer können keine weiteren Sendungen mehr senden, sobald das Sendekontingent erreicht ist.
• ProhibitSendReceiveQuota – Senden und Empfangen bei dieser Größe blockiert

Um beispielsweise eine Warnung bei 19 GB und eine Blockierung des Sendens bei 20 GB für eine Datenbank festzulegen, führen Sie folgenden Befehl aus:

Set-MailboxDatabase -Identity  -IssueWarningQuota 19GB -ProhibitSendQuota 19.5GB -ProhibitSendReceiveQuota 20GB

Wenn Sie dies lieber über die grafische Benutzeroberfläche (GUI) im Exchange Admin Center durchführen möchten, gehen Sie zu Server > Datenbanken, wählen Sie Ihre Datenbank aus und klicken Sie dann auf die Registerkarte Grenzwerte.

Datenbankquoten für bestimmte Postfächer überschreiben

Manchmal benötigt ein Benutzer ein anderes Limit. Sie können persönliche Kontingente festlegen, indem Sie die Datenbankvererbung wie folgt deaktivieren:

Set-Mailbox -Identity  -IssueWarningQuota 30GB -ProhibitSendQuota 40GB -ProhibitSendReceiveQuota 50GB -UseDatabaseQuotaDefaults $false

Überprüfen Sie die aktuellen Kontingenteinstellungen mit:

Get-Mailbox -Identity  | fl UseDatabaseQuotaDefaults, IssueWarningQuota, ProhibitSendQuota, ProhibitSendReceiveQuota

Beachten Sie, dass es nach der Änderung der Kontingenteinstellungen einige Stunden dauern kann, bis die Änderungen wirksam werden. Alternativ können Sie die Synchronisierung erzwingen mit:

Update-StoreMailboxState 

Ohne diese Funktion werden die Änderungen aufgrund von Synchronisierungsverzögerungen oder Cache-Problemen bei Azure AD möglicherweise nicht sofort erkannt.

So überprüfen Sie die Postfachgröße und die Kontingente in Exchange Online (Microsoft 365)

Wo liegt denn nun die Grenze?

In der Cloud hängt die Größe des Postfachs vom gewählten Tarif ab. Die meisten Microsoft 365-Postfächer sind auf 50 GB begrenzt. Mit einer E3- oder E5-Lizenz stehen Ihnen bis zu 100 GB zur Verfügung. Die F3-Lizenzen sind hingegen recht eingeschränkt – hier stehen Ihnen nur etwa 2 GB für das Postfach selbst zur Verfügung. Das Archiv (In-Place-Archiv) kann hingegen deutlich größer werden, oft bis zu 1, 5 TB mit dem passenden Tarif, insbesondere wenn Benutzer regelmäßig weniger wichtige Daten archivieren und löschen.

Größenprüfung mit PowerShell

Die Verbindung zu Ihrem Mandanten über PowerShell wird dadurch deutlich vereinfacht. Installieren und verbinden Sie sich zunächst mit:

Connect-ExchangeOnline

Nach der Verbindung erhalten Sie einen schnellen Größenbericht für einen Benutzer:

Get-ExoMailboxStatistics -Identity  | select ItemCount, TotalItemSize

Und hier eine vollständige Liste aller Briefkästen, sortiert nach Größe:

Get-ExoMailbox | Get-ExoMailboxStatistics | select DisplayName, ItemCount, TotalItemSize | Sort-Object -Property TotalItemSize -Descending

Um große Postfächer ab einer bestimmten Größe (z. B.größer als 50 GB) zu finden, würden Sie Folgendes schreiben:

Get-ExoMailbox | Get-ExoMailboxStatistics | Where-Object {[int64]($PSItem. TotalItemSize. Value -replace '.+\(|bytes\)') -gt 50GB} | Sort-Object TotalItemSize -Descending | Select-Object DisplayName, ItemCount, TotalItemSize

Und wenn Sie die Gesamtgröße aller Postfächer in Ihrem Tenant ermitteln möchten, könnte Ihnen Folgendes helfen:

((Get-ExoMailbox -ResultSize Unlimited | Get-ExoMailboxStatistics).TotalItemSize. Value. ToMB() | measure-object -sum).sum

Um zu sehen, welche Quoteneinstellungen zugewiesen sind, können Sie Folgendes ausführen:

Get-ExoMailbox -PropertySets Quota

Die Aktivierung eines Archivfachs für einen Benutzer erfolgt wie folgt:

Enable-Mailbox -Identity  -Archive

Wenn Sie die automatische Archiverweiterung wirklich zulassen möchten, verwenden Sie Folgendes:

Enable-Mailbox -Identity  -AutoExpandingArchive

Abschließend eine Liste aller Postfächer, für die die Archivfunktion aktiviert ist, sowie deren Größen:

Get-ExoMailbox -Archive | Get-ExoMailboxStatistics | select DisplayName, ItemCount, TotalItemSize

Hoffentlich klärt das die Sache mit den Postfachgrößen und -kontingenten und macht deren Verwaltung verständlicher. Manchmal geht es einfach nur darum zu wissen, wo man suchen muss und wie man schnell an die benötigten Informationen kommt, ohne sich den ganzen Tag mit der Benutzeroberfläche herumzuschlagen.

Zusammenfassung

• Verwenden Sie PowerShell-Befehle wie Get-MailboxStatisticsGet -MailboxStatistics, um schnell Informationen zur Größe zu erhalten.
• Kontingente können über das Exchange Admin Center oder PowerShell mit Set-MailboxDatabaseoder verwaltet werden Set-Mailbox.
• In Exchange Online können Sie sich verbinden Connect-ExchangeOnlineund Get-ExoMailboxStatisticsEchtzeit-Einblicke gewinnen.
• Vergessen Sie nicht zu prüfen, ob die Standardeinstellungen für das Postfachkontingent aktiv sind oder ob diese für jeden Benutzer einzeln überschrieben werden.

Zusammenfassung

Wer die Größe und die Beschränkungen von Postfächern im Griff hat, kann sich später viel Ärger ersparen. Ob Sie nur einen einzelnen Benutzer überprüfen oder einen Massenbericht erstellen – PowerShell ist dabei Ihr hilfreiches Werkzeug. Behalten Sie die Kontingente im Auge, insbesondere in der Cloud, damit Sie nicht unvorbereitet getroffen werden. Und falls etwas nicht Ihren Erwartungen entspricht, denken Sie daran: Ein schnelles Aktualisieren oder eine erzwungene Synchronisierung können viele ungewöhnliche Verzögerungen beheben. Hoffentlich hilft Ihnen dieser Tipp, Ihre E-Mails im Griff zu behalten, ohne sich die Haare zu raufen.