Das Übertragen von Outlook-Daten von einem Konto auf ein anderes ist nicht immer so einfach wie ein Klick. Besonders dann, wenn Sie Ihr System wechseln oder einfach nur Ihre E-Mails, Aufgaben oder Kalendereinträge übertragen möchten, ohne alles zu verlieren. Manchmal ist es etwas knifflig, aber mit den richtigen Schritten ist es durchaus machbar. Dieser Prozess hilft dabei, E-Mails, Kontakte, Regeln und Kalenderereignisse zu erhalten, sodass Sie nicht jedes Mal von vorne anfangen müssen, wenn Sie Konto oder Gerät wechseln. Rechnen Sie damit, dass Sie sich in den Import-/Exportfunktionen von Outlook etwas umsehen müssen und Geduld beim Suchen der Dateipfade haben.
So übertragen Sie Outlook-E-Mails von einem Konto auf ein anderes
Verwenden des Export- und Importvorgangs mit Outlook-Datendateien (.pst)
Sie möchten Ihr Outlook-Profil neu erstellen oder ein neues Konto eröffnen? Diese Methode ist hilfreich, da sie Ihre E-Mails, Kontakte, Kalender und Regeln in eine Datei exportiert, die Sie anschließend in Ihr neues Konto importieren können. Praktisch ist, dass alles in einer einzigen PST-Datei gespeichert wird, die Sie sicher aufbewahren und dann auf einem anderen Gerät oder Konto importieren können.
Warum es hilft: Es erstellt eine vollständige Datensicherung und ermöglicht es Ihnen anschließend, alles in das neue Konto zu laden – kein manuelles Kopieren und Einfügen von E-Mails mehr und kein Verlust alter Daten. Wenn es funktioniert, läuft es reibungslos, aber manchmal macht Outlook Probleme, wenn Dateien beschädigt sind oder die Ordner zu groß sind.
Wann Sie es verwenden sollten: Wenn Sie zu einem neuen Konto wechseln, Outlook neu installieren oder einfach nur eine Sicherungskopie erstellen möchten. Es ist auch nützlich, wenn Sie Daten zwischen verschiedenen Computern migrieren müssen.
Was Sie erwartet: Nach diesen Schritten sollten Ihre E-Mails, Kontakte und Kalender importiert sein, vorausgesetzt, die PST-Datei ist fehlerfrei. Gelegentlich können doppelte E-Mails oder fehlende Ordner auftreten; in diesem Fall müssen Sie die Datei später gegebenenfalls bereinigen.
Öffnen Sie zunächst Outlook und gehen Sie zu Datei > Öffnen und Exportieren > Importieren/Exportieren. Wählen Sie dann „ In eine Datei exportieren“. Wählen Sie anschließend „Outlook-Datendatei (.pst)“ und klicken Sie auf „Weiter“. Wählen Sie die Ordner aus, die Sie exportieren möchten – in der Regel Ihr Hauptpostfach oder, falls Sie nur bestimmte Ordner exportieren möchten.
Wenn Sie alles sichern möchten, wählen Sie einfach Ihre E-Mail-Adresse oder das Stammverzeichnis Ihres Postfachs aus. Klicken Sie auf „ Weiter“ und wählen Sie dann einen Speicherort für Ihre PST-Datei aus. Bei manchen Systemen ist der Standardspeicherort „/usr/local“ C:\Users\yourusername\Documents\Outlook Files\backup.pst, aber die Angabe eines benutzerdefinierten Pfads ist oft sicherer.
Wiederholen Sie nun auf dem neuen Computer oder Konto den Vorgang, wählen Sie aber „ Aus einem anderen Programm oder einer anderen Datei importieren“. Wählen Sie „Outlook-Datendatei (.pst)“, klicken Sie auf „Durchsuchen“, um Ihre gesicherte PST-Datei zu finden, und aktivieren Sie die Option „Duplikate durch importierte Elemente ersetzen“, falls Sie vorhandene Dateien überschreiben. Klicken Sie anschließend auf „Fertigstellen“.Fertig!
Übertragen von Microsoft To Do-Aufgaben
Um Ihre Aufgaben von einem Konto in ein anderes zu übertragen, ist es nicht so einfach wie das direkte Exportieren einer Datei. Sie können Ihre Aufgaben jedoch über Outlook im CSV-Format exportieren. Klingt etwas ungewöhnlich, funktioniert aber.Öffnen Sie zunächst den Import-/Export- Assistenten (genau derselbe wie oben beschrieben), wählen Sie „ In Datei exportieren“ und anschließend „Kommagetrennte Werte “.Wählen Sie in der Liste „ Aufgaben “ aus und speichern Sie die Datei an einem leicht zugänglichen Ort.
Wenn Sie die Daten in Ihr neues Konto importieren möchten, öffnen Sie erneut den Outlook-Importassistenten, wählen Sie „ Aus einem anderen Programm oder einer anderen Datei importieren“, dann wieder „Kommagetrennte Werte“ (CSV ), suchen Sie Ihre gespeicherte CSV-Datei und importieren Sie sie. Achten Sie darauf, die Option „Duplikate durch importierte Elemente ersetzen“ auszuwählen. Es ist zwar nicht perfekt, aber es funktioniert, ohne dass Sie jeden Schritt manuell kopieren müssen.
Regeln von einem Konto auf ein anderes übertragen
Regeln sind etwas komplizierter. Sie können die Regeleinstellungen über das Menü „Regeln und Benachrichtigungen“ in Outlook exportieren.Öffnen Sie Outlook, gehen Sie zu „Regeln“ > „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“ und klicken Sie dann auf „ Optionen “.Hier finden Sie die Schaltfläche „Regeln exportieren“. Speichern Sie die Datei an einem sicheren Ort. Zum Importieren gehen Sie einfach zurück zum selben Menü, klicken auf „ Regeln importieren“ und wählen Ihre gespeicherte Datei aus. Ganz einfach, aber manchmal gibt es Kompatibilitätsprobleme – stellen Sie sicher, dass beide Outlook-Versionen identisch oder ähnlich sind.
Übertragen eines Outlook-Kalenders von einem Konto auf ein anderes
Das ist etwas umständlich, da Outlook keine direkte Schaltfläche zum Verschieben des Kalenders bietet. Exportieren Sie Ihren Kalender stattdessen als iCalendar (.ics) oder CSV-Datei und importieren Sie diese anschließend in das neue Konto. Gehen Sie zu Datei > Öffnen und Exportieren > Importieren/Exportieren. Wählen Sie „iCalendar- oder vCalendar-Datei exportieren“, dann „Kalender“, klicken Sie auf „Weiter“, wählen Sie einen Speicherort und anschließend „Exportieren“.
Um den Kalender in Ihr neues Konto zu laden, gehen Sie auf „Datei“ > „Öffnen und Importieren“ > „iCalendar- oder vCalendar-Datei importieren“, suchen Sie die gespeicherte ICS-Datei und importieren Sie sie. Beachten Sie: Wenn Sie einen neuen Kalender importieren, werden beide Kalender angezeigt. Manchmal ist es später notwendig, sie manuell zusammenzuführen, aber zumindest werden Ihre Daten übertragen.
Konto wechseln, ohne E-Mails zu verlieren?
Dieser Schritt ist etwas knifflig; Sie sollten Ihr altes Konto nicht einfach löschen und hoffen, dass alles noch da ist. Sie müssen Ihre E-Mails, Symbole, Regeln, Einstellungen, Kontakte, Kalender – im Grunde alles – exportieren und in das neue Konto importieren. In der Regel geht das mit vollständigen Backups oder mithilfe von PST-Dateien.
Kann man zwei Outlook-Konten zusammenführen?
Offiziell nein. Outlook unterstützt das Zusammenführen zweier Konten nicht. Sie können jedoch E-Mails von einem Konto an ein anderes weiterleiten – richten Sie dazu eine automatische Weiterleitung ein –, sodass Ihre Nachrichten angezeigt werden, ähnlich wie bei einer Zusammenführung. Gemeinsame Kalender sind ebenfalls hilfreich, wenn Sie einen erstellen und das andere Konto einladen. Es ist nicht perfekt, aber es erfüllt seinen Zweck, wenn Sie alles irgendwie synchron halten möchten.
Und das war’s auch schon – viele Schritte, etwas Geduld und wahrscheinlich ein paar Momente der Frustration, aber sobald man den Dreh mit dem Exportieren/Importieren von Dateien und dem Konfigurieren von Konten raus hat, wird es viel einfacher.
Zusammenfassung
- Outlook-Daten mithilfe von PST-Dateien sichern, um alles auf einmal zu übertragen.
- Exportieren Sie Kontakte, Aufgaben und Kalender als CSV- oder ICS-Dateien, um gezieltere Verschiebungen zu ermöglichen.
- Verwenden Sie für all diese Aufgaben den Import-/Export-Assistenten von Outlook – er ist das Rückgrat des Prozesses.
- Denken Sie daran, dass Regeln und spezifische Einstellungen nach dem Umzug möglicherweise neu konfiguriert werden müssen.
- Geduld hilft – Outlook läuft nicht immer reibungslos, aber es führt zum Ziel.
Zusammenfassung
Das Übertragen von Outlook-Daten zwischen Konten ist nicht ganz so einfach, aber durchaus machbar, sobald man weiß, wo man suchen muss. Rechnen Sie mit etwas Ausprobieren, insbesondere bei Regeln oder der Kalendersynchronisierung. Im Allgemeinen ist es jedoch ratsam, die benötigten Daten zu exportieren und in die neue Umgebung zu importieren. Hoffentlich gibt es bald ein Update – oder zumindest eine zukünftige Outlook-Version –, das die Sache noch einfacher macht. Hoffentlich erspart dies dem einen oder anderen viel Ärger.