Wenn Sie Ihre Kontakte von einer Outlook-Installation in eine andere übertragen oder fehlende Kontakte wiederherstellen möchten – insbesondere beim Wechsel zu einem neuen Gerät oder nach einer Neuinstallation – ist der Export und Import von Kontakten die beste Lösung. Outlook gestaltet diesen Vorgang etwas umständlich, aber mit diesen Schritten können Sie Ihr Adressbuch zumindest vollständig übertragen. Seien Sie jedoch auf kleinere Probleme wie doppelte Einträge oder einen vergessenen Ordner vorbereitet. Dieser Prozess funktioniert gut für einfache Kontaktlisten. Bei vielen verschachtelten Ordnern oder benutzerdefinierten Feldern ist jedoch etwas mehr Fingerspitzengefühl gefragt. Hier finden Sie eine Übersicht zum Exportieren und Importieren von Kontakten in Outlook für Windows und Outlook Web – denn auf der einen Installation funktionierte es, auf der anderen… eher weniger. Hoffentlich erleichtert Ihnen diese Anleitung die Kontaktverwaltung.
So reparieren Sie Outlook-Kontakte mit Export und Import
Kontakte aus Outlook für Windows exportieren (CSV-Datei)
Der Export von Kontakten ist unerlässlich, wenn Sie ein Backup erstellen oder Ihre Daten an einen anderen Ort übertragen möchten. Dabei wird eine CSV-Datei erstellt, im Grunde eine Tabelle, die Sie in jedem Tabellenkalkulationsprogramm öffnen oder in Outlook importieren können. Wenn nach einem Gerätewechsel oder einer Neuinstallation Kontakte fehlen, hilft Ihnen der Export, alle Daten aus der alten Konfiguration zu sichern.
- Öffne Outlook auf deinem PC. Ja, starte die App.
- Navigieren Sie in der oberen Menüleiste zu „Datei“.
- Wählen Sie „Öffnen & Exportieren“ und klicken Sie dann auf „Importieren/Exportieren“ – dadurch wird der Assistent geöffnet, der den gesamten Import-/Exportvorgang steuert.
- Wählen Sie „In Datei exportieren“ und klicken Sie auf „Weiter“. Dadurch signalisieren Sie Outlook, dass Sie Ihre Kontakte an einem anderen Ort speichern möchten.
- Wählen Sie in der Liste der Dateitypen „Kommagetrennte Werte (CSV)“ aus. Dieses Format ist einfach und weit verbreitet. Klicken Sie auf „ Weiter“.
- Hier sehen Sie Ihre Kontaktordner. Wählen Sie den Kontaktordner aus, den Sie exportieren möchten – manchmal gibt es mehrere, achten Sie also darauf, den richtigen auszuwählen – und klicken Sie dann auf „Weiter“.
- Klicken Sie auf „Durchsuchen“, um den Speicherort festzulegen. Geben Sie der Datei einen aussagekräftigen Namen – zum Beispiel „MeineKontakte_September.csv“ –, damit Sie sie nicht vergessen.
- Klicken Sie auf „Weiter“ und anschließend auf „ Fertig stellen “.Outlook generiert nun die CSV-Datei. Dies kann einen Moment dauern.Überprüfen Sie die Datei anschließend, um sicherzustellen, dass Ihre Kontakte enthalten sind. Bei Ordnern mit Unterordnern oder benutzerdefinierten Feldern werden unter Umständen nicht alle Informationen korrekt exportiert.Überprüfen Sie die Datei daher sorgfältig.
Kontakte aus Outlook im Web herunterladen (CSV-Download)
Hier wird es etwas webfreundlicher. Wenn Ihre Kontakte auf verschiedene Ordner verteilt sind oder Sie lieber den Browser nutzen, funktioniert der Export aus Outlook im Web ebenfalls. Die Benutzeroberfläche ist zwar nicht perfekt, aber sie erfüllt ihren Zweck. Nur zur Info: Sie müssen angemeldet sein und Ihre Kontakte im Bereich „Personen“ aufrufen können.
- Gehen Sie zu Outlook im Web und melden Sie sich an.
- Klicken Sie auf das Personensymbol in der linken Seitenleiste – dort werden Ihre Kontakte angezeigt.
- Wählen Sie oben „Kontakte verwalten“ und klicken Sie dann auf „Kontakte exportieren“. Daraufhin öffnet sich ein Dialogfeld, in dem Sie auswählen können, was exportiert werden soll.
- Wählen Sie die gewünschten Kontaktordner aus und klicken Sie dann auf „Exportieren“. Die CSV-Datei wird automatisch heruntergeladen. Manchmal ist die Datei nicht sofort sichtbar; überprüfen Sie daher Ihren Download-Ordner.
- Diese CSV-Datei kann später verwendet werden, um Kontakte erneut in Outlook oder auch in andere E-Mail-Clients zu importieren.
Kontakte in Outlook für Windows importieren (CSV-Datei)
Kontakte zurück in Outlook importieren? Kein Problem, solange Sie Ihre CSV-Datei bereit haben. Folgen Sie einfach diesen Schritten, aber vergessen Sie nicht, Ihre Felder zu überprüfen, da fehlerhafte Daten zu Duplikaten oder falsch platzierten Informationen führen können.
- Öffnen Sie Outlook erneut auf Ihrem PC.
- Gehen Sie zu Datei > Öffnen und Exportieren.
- Import/Export auswählen.
- Wählen Sie „Aus einem anderen Programm oder einer anderen Datei importieren“ und klicken Sie auf „Weiter“.
- Wählen Sie „Kommagetrennte Werte“ und klicken Sie auf „Weiter“.
- Klicken Sie auf „Durchsuchen“, um die zuvor exportierte CSV-Datei zu finden, wählen Sie sie aus und klicken Sie auf „Öffnen“. Outlook benötigt einen kurzen Moment, um die Datei zu lesen.
- Entscheiden Sie, wie Sie mit Duplikaten umgehen möchten – auf einem Rechner funktioniert die Option „ Erstellung von Duplikaten zulassen“ zwar schnell, aber später möchten Sie diese wahrscheinlich entfernen.
- Wählen Sie den Ordner „Kontakte“ aus, in dem die neuen Kontakte gespeichert werden sollen. Im Zweifelsfall verwenden Sie den Standardordner.
- Wenn Outlook Sie auffordert, benutzerdefinierte Felder zuzuordnen, stellen Sie sicher, dass die Spalten übereinstimmen (Name, E-Mail, Telefon usw.).Bei manchen Importen kann es zu Feldabweichungen kommen – überprüfen Sie daher alles sorgfältig, falls etwas ungewöhnlich erscheint.
- Klicken Sie auf „Fertigstellen“, und der Vorgang startet. Es kann einen Moment dauern, aber Ihre Kontakte sollten bald in der Outlook-Kontaktansicht angezeigt werden. Manchmal schleichen sich Duplikate ein; planen Sie daher ein, diese später zu entfernen.
Kontakte wieder in Outlook Web hochladen
Wenn Sie ausschließlich im Browser arbeiten, ist der Import von Kontakten recht einfach, kann aber manchmal etwas fehleranfällig sein. Achten Sie darauf, dass Ihre CSV-Datei korrekt formatiert ist – manche Webversionen reagieren empfindlich auf zusätzliche Spalten oder Sonderzeichen. Sobald alles vorbereitet ist:
- Melden Sie sich bei Outlook im Web an.
- Klicken Sie wie zuvor auf das Personensymbol.
- Gehen Sie zu Kontakte verwalten > Kontakte importieren.
- Laden Sie Ihre CSV-Datei hoch und bestätigen Sie. Ihre Kontakte sollten nach kurzer Zeit in Ihrer Adressliste erscheinen. Falls sie nicht sofort angezeigt werden, kann es helfen, die Seite zu aktualisieren oder den Cache zu leeren.
Ehrlich gesagt sind diese Exporte und Importe ein notwendiges Übel. Outlook macht es einem nicht gerade leicht, und der Umgang mit verschiedenen Formaten ist immer mühsam – besonders, wenn man seine Kontaktfelder oder Ordner angepasst hat. Hat man den Dreh aber erst einmal raus, ist das Verschieben des Adressbuchs gar nicht so schlimm. Man sollte nur auf Duplikate achten und die Sicherungskopie griffbereit haben, falls etwas schiefgeht.
Zusammenfassung
- Kontakte aus Outlook (Windows oder Web) als CSV-Dateien exportieren.
- Laden Sie Ihre exportierte CSV-Datei herunter oder suchen Sie sie.
- Importieren Sie den Import in die Ziel-Outlook-Umgebung und stellen Sie sicher, dass die Felder korrekt zugeordnet werden.
- Achten Sie auf mögliche Duplikate – diese können später entfernt werden.
Zusammenfassung
Das Verschieben von Kontakten verläuft nicht immer ganz reibungslos, aber diese Schritte sollten die Grundlagen abdecken. Rechnen Sie einfach mit kleineren Problemen – insbesondere, wenn Sie viele benutzerdefinierte Felder oder Ordner haben. Trotzdem ist es besser, als Ihr Adressbuch zu verlieren. Hoffentlich hilft dies jemandem, sich beim Umzug etwas Ärger zu ersparen. Viel Erfolg!