So speichern Sie gesendete Elemente in einem freigegebenen Postfach auf Exchange (Microsoft 365)

Die Verwaltung gesendeter Elemente in freigegebenen Postfächern ist etwas komplizierter, als einfach nur die Berechtigung „Senden als“ zu erteilen. Wenn Ihnen schon einmal aufgefallen ist, dass E-Mails, die im Namen eines freigegebenen Postfachs versendet werden, nur im persönlichen Ordner „Gesendete Elemente“ des Absenders und nicht im Ordner „Gesendete Elemente“ des freigegebenen Postfachs landen, sind Sie nicht allein. Das ist ärgerlich, weil es die Nachverfolgung erschwert, wer was gesendet hat, insbesondere wenn mehrere Personen dasselbe Postfach nutzen. Dieser Leitfaden erklärt, wie Sie die Einstellungen so anpassen, dass alle gesendeten Nachrichten – egal ob „als“ oder „im Auftrag“ – übersichtlich im Ordner „Gesendete Elemente“ des freigegebenen Postfachs gespeichert werden. So haben alle den Überblick, unabhängig davon, wer die E-Mail gesendet hat.

So beheben Sie das Problem, dass gesendete Elemente in einem freigegebenen Postfach in Exchange / Microsoft 365 nicht ordnungsgemäß gespeichert werden

Aktivieren des Nachrichtenkopierens für gesendete Elemente über PowerShell

Bei bestimmten Konfigurationen müssen Sie Exchange oder Microsoft 365 explizit anweisen, Kopien von Nachrichten zu erstellen, die mit „Senden als“ oder „Im Auftrag von“ gesendet werden, und diese im Ordner „Gesendete Elemente“ des freigegebenen Postfachs zu speichern. Ist diese Funktion nicht aktiviert, sehen Absender nur ihre eigenen gesendeten Elemente – was wenig sinnvoll ist, wenn Transparenz angestrebt wird. So beheben Sie das Problem mithilfe von PowerShell:

• Stellen Sie eine Verbindung zu Ihrem Exchange Server (lokal) her:

$Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft. Exchange -ConnectionUri https://docs.microsoft.com/en-us/powershell/exchange/connect-to-exchange-online-powershell -Authentication Basic -Credential (Get-Credential) Import-PSSession $Session

Ersetzen Sie die Verbindungs-URI durch Ihre Server-URL, wenn Sie keine Cloud verwenden. Für Office 365 ist es noch einfacher:

• Mit Exchange Online PowerShell eine Verbindung zu Microsoft 365 herstellen:

Connect-ExchangeOnline

Es öffnet sich ein Anmeldefenster – melden Sie sich einfach mit Ihrem Administratorkonto an. Um das Speichern gesendeter Nachrichten für das freigegebene Postfach zu aktivieren, führen Sie folgenden Befehl aus:

Set-Mailbox helpdesk -MessageCopyForSentAsEnabled $true

Und falls Sie auch möchten, dass Nachrichten, die „im Auftrag“ gesendet werden, dupliziert werden:

Set-Mailbox helpdesk -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $true

Führen Sie diese Befehle einmal für jedes Postfach aus oder, noch besser, um sie für alle freigegebenen Postfächer gleichzeitig zu aktivieren, verwenden Sie Folgendes:

Get-Mailbox -ResultSize unlimited -Filter {(RecipientTypeDetails -eq 'SharedMailbox')} | Set-Mailbox -MessageCopyForSentAsEnabled $true -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $true

Rechnen Sie damit, dass diese Einstellungen recht schnell wirksam werden – bei manchen Konfigurationen kann es ein paar Minuten dauern, bei anderen ist möglicherweise ein schneller Neustart von Outlook oder ein Ab- und erneutes Anmelden erforderlich, um die Änderungen zu sehen.

Einstellungen im Microsoft 365 Admin Center anpassen

Wenn Sie PowerShell nicht verwenden möchten oder lieber manuell klicken, können Sie diese Optionen im Admin-Portal aktivieren/deaktivieren. Gehen Sie zu https://admin.microsoft.com, melden Sie sich an und gehen Sie dann wie folgt vor:

1. Gehen Sie zu Teams & Gruppen > Gemeinsame Postfächer
2. Wählen Sie das betreffende Postfach aus.
3. Suchen Sie den Abschnitt „Gesendete Objekte“ – dort finden Sie eine Schaltfläche zum Bearbeiten.
4. Und jetzt kommt der spaßige Teil: Überprüfen Sie Optionen wie Copy items sent as this mailboxundCopy items sent on behalf of this mailbox
5. Treffen Sie Ihre Auswahl, klicken Sie auf Speichern, und hoffentlich wird alles recht schnell wirksam.

Informationen zu Registry-Anpassungen für Outlook (falls Outlook sich ungewöhnlich verhält)

Das Sendeverhalten wird mitunter lokal über Registrierungseinstellungen gesteuert, insbesondere bei überwiegender Outlook-Nutzung. Der Registrierungswert „DelegateSentItemsStyle “ (DWORD) legt fest, ob im Auftrag anderer gesendete Nachrichten lokal oder im Postfach gespeichert werden. Die Konfiguration erfolgt auf dem Outlook-Rechner jedes Benutzers wie folgt:

Value name: DelegateSentItemsStyle Value Type: REG_DWORD Value: 1

Der Registrierungspfad variiert je nach Outlook-Version:

• Outlook 2016/2019/2021/365: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Preferences
• Outlook 2013: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Preferences
• Outlook 2010: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook\Preferences

Das ist etwas heikel, da es nur diesen einen Computer und dieses eine Profil betrifft. Auf einer Konfiguration funktionierte es einwandfrei, auf einer anderen nicht so gut. Gruppenrichtlinien können bei der Massenanwendung helfen, sind aber nicht ganz unkompliziert.

Überlegungen zur Festlegung der Aufbewahrungsfrist für gesendete Elemente

Für eine detailliertere Steuerung kann das Cmdlet „Set-MailboxSentItemsConfiguration“ festlegen, ob gesendete Elemente für „Senden als“ oder „Senden im Auftrag von“ gespeichert werden. Zum Beispiel:

Set-MailboxSentItemsConfiguration helpdesk -SendAsItemsCopiedTo Sender -SendOnBehalfOfItemsCopiedTo SenderAndFrom

Dies ist hilfreich, wenn Ihre Organisation sicherstellen möchte, dass alle gesendeten Nachrichten bestimmter Postfächer im Ordner „Gesendete Elemente“ erhalten bleiben. Beachten Sie jedoch, dass Outlook verbunden sein muss (online oder im Cache-Modus) und die Registrierungsoption „DelegateSentItemsStyle“ deaktiviert sein sollte, um Konflikte zu vermeiden.

Postfachauthentifizierungseinstellungen prüfen und ändern

Wenn E-Mails weiterhin nicht im Ordner „Gesendete Objekte“ des freigegebenen Postfachs angezeigt werden, liegt dies möglicherweise daran, dass das Postfach so konfiguriert ist, dass es nur E-Mails von authentifizierten Benutzern akzeptiert. Sie können dies überprüfen, indem Sie folgenden Befehl ausführen:

Get-Mailbox helpdesk | fl *auth*

Suchen Sie nach „RequireSenderAuthenticationEnabled “.Wenn diese Einstellung auf „true“ gesetzt ist und keine E-Mails angezeigt werden, können Sie sie wie folgt deaktivieren:

Set-Mailbox helpdesk -RequireSenderAuthenticationEnabled $false

Dieser Schritt ist manchmal hilfreich, insbesondere wenn Apps oder Geräte als „anonym“ oder ohne ordnungsgemäße Authentifizierung senden, was die Funktion zum Speichern von Kopien beeinträchtigt.

Letztendlich ist es eine Kombination aus Berechtigungen, Servereinstellungen und Outlook-Konfigurationen, die darüber entscheidet, ob gesendete Nachrichten dort erscheinen, wo sie hin sollen. Es ist zwar etwas mühsam, aber sobald man weiß, wo man was anpassen muss, läuft es meistens wie von selbst.

Zusammenfassung

• Aktivieren Sie MessageCopy für „Gesendet als“ und „Im Auftrag senden“ über PowerShell oder das Admin Center.
• Passen Sie bei Bedarf die Registrierungseinstellungen für Outlook an.
• Überprüfen Sie die Postfachkonfigurationen, insbesondere die Authentifizierungsanforderungen.
• Haben Sie Geduld – Veränderungen brauchen Zeit, um sich durchzusetzen.

Zusammenfassung

Das kann manchmal etwas knifflig sein, und Änderungen in der Registry oder den Servereinstellungen wirken sich nicht immer sofort aus. Normalerweise lässt sich das Problem aber mit den richtigen Befehlen und ein paar Anpassungen beheben. Hoffentlich erspart das jemandem etwas Ärger – bei mir hat es jedenfalls einigen geholfen. Wenn alles andere fehlschlägt, hilft manchmal ein Neustart von Outlook oder eine kurze erneute Authentifizierung. Viel Glück und ich hoffe, dass Ihre gesendeten E-Mails so wieder da bleiben, wo sie hingehören!