So signieren Sie eine PDF-Datei unter Windows und gestalten den Vorgang mühelos

Das Signieren einer PDF-Datei unter Windows mag einfach erscheinen, kann aber ziemlich frustrierend sein, wenn die Signatur-Tools nicht wie erwartet funktionieren oder die Optionen tief in Menüs versteckt sind. Wenn Sie es satt haben, zu drucken, mit einem Stift zu unterschreiben, zu scannen und anschließend erneut hochzuladen, kann Ihnen das Verständnis der Verwendung integrierter Funktionen oder geeigneter Tools von Drittanbietern viel Ärger ersparen. Normalerweise geht es nur darum, das richtige Menü zu finden, Ihre Signatur zu erstellen und sie korrekt zu platzieren. Wichtig ist, zu wissen, wo Sie suchen müssen – und manchmal müssen Sie Einstellungen anpassen oder Ihre Software aktualisieren, wenn etwas nicht funktioniert.

So signieren Sie eine PDF-Datei unter Windows

Sehen wir uns die gängigen Möglichkeiten an, Ihr Dokument zu unterschreiben. Egal, ob Sie Adobe Acrobat Reader, eine andere PDF-App wie Foxit, Nitro oder sogar einige Online-Tools verwenden, die meisten folgen ähnlichen Prinzipien. Erwarten Sie einfach, dass Sie in der Symbolleiste oder in den Menüs Optionen zum Unterschreiben oder Ausfüllen und Unterschreiben finden. Stellen Sie sich darauf ein, bei Bedarf eine visuelle Signatur zu erstellen oder hochzuladen.

Leinwand zum Signieren: Verwenden integrierter Tools in Adobe oder anderen PDF-Viewern

Wenn Sie Adobe Acrobat Reader DC verwenden, was immer noch weit verbreitet ist, sollten Sie sich am besten das Werkzeug „Ausfüllen und Unterschreiben“ ansehen. Es befindet sich normalerweise in der rechten Seitenleiste oder im Menü „Extras“. Manchmal befindet es sich aber auch hinter einem Menü namens „Zertifikate“ oder „Unterschreiben und Zertifizieren“.

  • Öffnen Sie Ihre PDF-Datei mit Adobe Acrobat Reader.
  • Klicken Sie auf „Tools“ und suchen Sie dann nach „Ausfüllen und unterschreiben“.
  • Klicken Sie darauf und suchen Sie dann nach einem Symbol mit der Bezeichnung „Signieren“ oder „Unterschrift platzieren“.

Hier bietet die Software die Möglichkeit, Ihre Unterschrift mit der Maus zu zeichnen, sie abzutippen oder ein Bild Ihrer handschriftlichen Unterschrift hochzuladen. Ehrlich gesagt ist das Zeichnen mit der Maus etwas seltsam, aber hey, es funktioniert! Manchmal ist das Signatur-Tool fehlerhaft oder erkennt Ihre gezeichnete Unterschrift nicht sofort, was ärgerlich ist. Bei manchen Setups schlägt es beim ersten Versuch fehl, funktioniert dann aber nach einem Neustart oder Reboot.

Erstellen oder Hinzufügen Ihrer Signatur: Die technischen Details

Wenn Sie nicht jedes Mal neu zeichnen möchten, erstellen Sie am besten einmalig eine Signaturdatei und verwenden Sie diese wieder. Bei Adobe wählen Sie dazu „Bearbeiten > Voreinstellungen > Signaturen“. Hier können Sie eine Signatur erstellen und als Bild oder digitale ID speichern. Bei anderen Programmen wie Foxit oder Nitro läuft der Vorgang möglicherweise ähnlich ab: Suchen Sie in den Voreinstellungen oder Tools nach den Optionen für Signatur oder Signatur.

For Adobe: - Navigate to Edit > Preferences > Signatures - Click Create Signature - Save the file somewhere safe with a recognizable name 

Dies ist hilfreich, wenn Sie mehrere Dokumente unterzeichnen, da Sie die Unterschrift nicht jedes Mal wiederholen müssen.

Platzierung und Finalisierung des signierten PDFs

Sobald Ihre Signatur erstellt ist, können Sie sie einfach per Drag & Drop an die gewünschte Stelle ziehen und die Größe anpassen, falls sie zu groß oder zu klein ist. Stellen Sie sicher, dass Sie mit der Position zufrieden sind, bevor Sie auf „Speichern“ klicken. Nicht vergessen: Wenn Sie das Original überschreiben, ist es für immer verloren. Verwenden Sie „Speichern unter“, um eine saubere Kopie mit Ihrer Signatur zu erstellen.

Einige Apps von Drittanbietern, wie PDFescape oder Smallpdf Sign Tool, funktionieren vollständig online, wenn Ihre Desktop-App nicht funktioniert. Einfach hochladen, unterschreiben und erneut herunterladen – ziemlich einfach, aber seien Sie vorsichtig bei vertraulichen Daten.

Tipps für ein reibungsloseres Signiererlebnis

  • Stellen Sie sicher, dass Ihre App vollständig aktualisiert ist. In älteren Versionen fehlen manchmal die neuesten Funktionen oder sie weisen Fehler auf.
  • Mit einem Touchscreen oder Stift können Sie Unterschriften viel natürlicher erstellen als mit einer Maus. Natürlich hat nicht jeder diesen Luxus.
  • Speichern Sie Ihre Signatur als PNG oder JPG und verschlüsseln Sie sie, wenn Sie besonders panisch sind und Angst vor Diebstahl haben.
  • Auf manchen Computern wird das Signaturtool zunächst nicht angezeigt. Ein Neustart der App oder des Computers kann das Problem jedoch unerwartet beheben.
  • Wenn du es eilig hast, versuche, eine deutliche Unterschrift auszudrucken, einzuscannen, auszuschneiden und als Bild hochzuladen. Das sieht oft sowieso authentischer aus als eine gezeichnete Unterschrift.

Letztendlich läuft es darauf hinaus, das Signatur-Tool zu finden, die Signatur korrekt zu erstellen/speichern und zu positionieren. Das ist einfach, aber manchmal weigert sich Windows oder die PDF-Software einfach, mitzumachen – etwas seltsam, aber es lohnt sich, diese Neustart-Tricks oder Updates auszuprobieren.

Zusammenfassung

  • Öffnen Sie die PDF-Datei.
  • Suchen Sie nach dem Signatur- oder Ausfüll- und Signaturtool.
  • Erstellen oder laden Sie Ihre Signatur hoch.
  • Platzieren Sie es an der gewünschten Stelle und passen Sie die Größe bei Bedarf an.
  • Eine neue Version der Datei speichern (nicht nur überschreiben!)

Zusammenfassung

Das Signieren von PDFs unter Windows ist nicht immer einfach, insbesondere wenn Ihre Software veraltet oder fehlerhaft ist. Sobald Sie jedoch wissen, wo Sie suchen und wie Sie Ihre Signatur richtig erstellen oder hochladen, ist es deutlich weniger frustrierend. Manchmal reicht es schon, eine andere App auszuprobieren oder den Computer neu zu starten – Windows macht einfache Dinge oft unnötig kompliziert. Mit etwas Geduld gelingt Ihnen Ihre Signatur dennoch und Sie sparen sich den Kreislauf aus Drucken, Scannen und Wiederholen. Hoffentlich hilft das jemandem, unnötige Zeit zu sparen.