Das Schützen Ihrer Excel-Dateien mit einem Passwort dient nicht nur dazu, neugierige Kollegen fernzuhalten. Manchmal verarbeitet man hochsensible Daten oder wünscht sich einfach eine zusätzliche Sicherheitsebene. Besonders beim Teilen von Dateien per E-Mail oder über Cloud-Dienste ist ein Passwort zum Anzeigen der Arbeitsmappe sinnvoll. In Excel 2013 ist das recht einfach, aber es gibt ein paar Fallstricke – zum Beispiel, sich das Passwort zu merken oder genau zu wissen, wo sich das richtige Menü befindet. Manchmal sind die Sicherheitsoptionen erst nach einigen Klicks erreichbar, und die Verschlüsselung kann sich je nach Systemkonfiguration anders verhalten. Sollten Sie ausgesperrt werden oder die richtige Option nicht finden, keine Sorge – meistens genügt es, zum richtigen Menü oder Dateipfad zu navigieren.
Wie man in Excel 2013 ein Passwort zum Anzeigen einer Arbeitsmappe anfordert
Methode 1: Verschlüsselung über den Dialog „Speichern unter“
Dies ist wahrscheinlich die zuverlässigste Methode, insbesondere wenn Sie Ihre Datei direkt nach der Bearbeitung schnell sperren möchten. Beim Speichern Ihrer Arbeitsmappe können Sie im Dialogfeld „Speichern unter“ ein Passwort festlegen, das die Verschlüsselung direkt anwendet. Es ist etwas ungewöhnlich, da es nicht auf den ersten Blick ersichtlich ist, aber so funktioniert es:
- Öffnen Sie Ihre Excel-Arbeitsmappe.
- Klicken Sie oben links auf „Datei“.
- Gehen Sie zu Speichern unter – wählen Sie den Speicherort (Dieser PC, OneDrive oder was auch immer Sie verwenden).
- Klicken Sie im Fenster „Speichern unter“ unten auf die Schaltfläche „Tools“ (neben „Speichern“).Bei neueren Benutzeroberflächen wird möglicherweise stattdessen die Schaltfläche „Optionen“ angezeigt.
- Wählen Sie im Dropdown-Menü „Allgemeine Optionen“ aus.
- Geben Sie im Dialogfeld im Feld mit der Bezeichnung „Passwort zum Öffnen“ ein Passwort ein.
- Klicken Sie auf OK und bestätigen Sie Ihr Passwort, wenn Sie dazu aufgefordert werden.
- Speichern Sie die Datei, und voilà – Ihre Arbeitsmappe ist nun mit diesem Passwort verschlüsselt.
Diese Methode ist hilfreich, da die Verschlüsselung in die Speicherdatei integriert ist. Jeder, der sie später öffnet, benötigt also das Passwort. Bei manchen Systemen sind die Optionen etwas versteckt oder erfordern ein paar Klicks, aber das Menü „Tools“ beim Speichern löst das Problem normalerweise – merken Sie sich nur unbedingt das Passwort!
Methode 2: Sperren über den Infobereich (Direkter)
Alternativ können Sie das Passwort auch über das Menü „Informationen “ in Excel festlegen. Das ist etwas einfacher, kann aber aufgrund von Excel-Eigenheiten manchmal etwas unerwartet funktionieren.
- Öffnen Sie Ihre Excel-Arbeitsmappe.
- Klicken Sie auf Datei und wählen Sie dann Info.
- Klicken Sie auf „Arbeitsmappe schützen“ – hier finden Sie Optionen wie „ Als endgültig markieren“ oder „Mit Kennwort verschlüsseln“.
- Wählen Sie „Mit Passwort verschlüsseln“. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie Ihr Passwort eingeben können.
- Geben Sie ein sicheres, leicht zu merkendes Passwort ein – am besten eine Mischung aus Großbuchstaben, Kleinbuchstaben, Zahlen und Symbolen. Bewahren Sie es am besten an einem sicheren Ort auf. Auf manchen Rechnern funktioniert dieser Schritt nicht, wenn Sie die letzten Änderungen nicht gespeichert haben. Stellen Sie daher sicher, dass Ihre Datei vorher gespeichert ist.
- Klicken Sie auf OK und speichern Sie die Datei. Fertig – sie ist nun vor unbefugtem Zugriff geschützt.
Ein kleiner Hinweis: Auf manchen Systemen funktioniert diese Funktion möglicherweise nicht einwandfrei, insbesondere bei installierten Add-Ins oder älteren Office-Updates. Starten Sie Excel am besten neu und versuchen Sie es erneut, falls es zu Verzögerungen kommt oder Optionen fehlen. Und denken Sie daran: Wenn Sie Ihr Passwort vergessen, lässt es sich nicht einfach wiederherstellen – also bewahren Sie es gut auf!
Tipps für ein sicheres Passwort und mehr Sicherheit
- Nutzen Sie einen Passwort-Manager, wenn Sie sich Passwörter schlecht merken können. Denn natürlich muss Excel es unnötig kompliziert machen.
- Wähle ein Wort oder eine Redewendung, die nicht alltäglich ist, aber auch nicht so kompliziert, dass du sie vergisst. Die richtige Balance ist entscheidend.
- Vermeiden Sie es, für mehrere Dateien dasselbe Passwort zu verwenden, insbesondere wenn diese sensible Informationen enthalten.
- Aktualisieren Sie Ihre Verschlüsselungspasswörter regelmäßig, insbesondere wenn die Datei geteilt oder extern gespeichert wird.
Häufig gestellte Fragen
Warum ist die Verwendung eines sicheren Passworts wichtig?
Ein sicheres Passwort schützt Ihre Daten vor neugierigen Blicken. Ehrlich gesagt, lohnt sich der Aufwand, insbesondere bei persönlichen Daten oder sensiblen Projekten.
Kann ich das Passwort später einfach wieder entfernen?
Ja, geh einfach zurück in die Schutzeinstellungen und lösche das Passwort. Aber wenn du es vergisst, hast du Pech gehabt, also sei vorsichtig.
Was passiert, wenn ich mein Passwort vergesse?
Es gibt keine wirkliche Möglichkeit, es wiederzuerlangen, wenn man es vergisst – deshalb ist es extrem wichtig, eine sichere Notiz davon aufzubewahren.
Ist diese Verschlüsselungsmethode zuverlässig?
Ja, die Verschlüsselung mit einem Passwort in Excel 2013 ist für den täglichen Gebrauch recht zuverlässig, aber wenn Sie maximale Sicherheit benötigen, sollten Sie den Wechsel zu robusteren Verschlüsselungsmethoden oder -tools in Betracht ziehen.
Zusammenfassung
- Öffnen Sie die Excel-Datei.
- Verwenden Sie „Datei“ > „Speichern unter“ und suchen Sie im Menü „Tools“ nach der Option zum Verschlüsseln.
- Oder gehen Sie zu Datei > Informationen > Arbeitsmappe schützen, um ein Kennwort hinzuzufügen.
- Wählen Sie ein sicheres Passwort und speichern Sie Ihre Datei.
Zusammenfassung
Das Sperren einer Excel-Arbeitsmappe mit einem Passwort ist nicht sonderlich kompliziert, aber auch nicht völlig narrensicher. Je nach Konfiguration kann es zu Abweichungen kommen, oder das entsprechende Menü ist erst nach einigen Klicks erreichbar. Die größte Gefahr? Das Passwort zu vergessen. Deshalb sollten Sie unbedingt ein sicheres System zum Aufbewahren verwenden. Wenn es aber funktioniert, ist es ein gutes Gefühl zu wissen, dass Ihre Daten besser geschützt sind. Hoffentlich erspart dies jemandem so manchen Ärger oder stundenlanges Suchen nach dem Passwort.