Die Umwandlung eines Microsoft Word-Dokuments in eine PDF-Datei kann Gold wert sein, wenn Sie Dateien teilen möchten, deren Formatierung erhalten bleibt. Manchmal scheint Word jedoch nicht so recht mitzuspielen – es werden Fehlermeldungen angezeigt oder die Speicheroptionen sind ausgegraut, insbesondere in älteren Versionen oder bei ungewöhnlichen Systemkonfigurationen. Vielleicht ist Word auch auf Ihrem Computer gar nicht installiert, Sie benötigen aber trotzdem eine schnelle Konvertierungsmöglichkeit. Was auch immer der Grund ist, dieser Leitfaden beschreibt die gängigen Methoden und einige Tricks für eine reibungslose und unkomplizierte Konvertierung.
So konvertieren Sie Microsoft Word in PDF
In den meisten Fällen funktioniert die integrierte Speicherfunktion einwandfrei, doch gelegentlich kann es zu Fehlern oder Problemen kommen. Daher ist es gut, mehrere Alternativen parat zu haben. Hier finden Sie Tipps für typische Szenarien sowie einige weniger offensichtliche Optionen, die Ihnen vielleicht noch unbekannt sind.
Methode 1: Standardmäßig als PDF speichern in Word
Dies ist der einfachste und schnellste Weg, sofern Ihre Word-Version dies unterstützt. Die meisten Benutzer nutzen diese Methode bevorzugt, und wenn sie korrekt funktioniert, ist sie nahezu nahtlos. Sie ist anwendbar, wenn die Option „Speichern unter“ nicht ausgegraut ist und das Menü die korrekten Optionen anzeigt.
- Öffnen Sie Ihr Word-Dokument. Stellen Sie sicher, dass alles fertig ist – keine ungewöhnlichen Formatierungsprobleme oder Warnmeldungen der Rechtschreibprüfung.
- Klicken Sie in der oberen linken Ecke von Word auf „Datei“. In diesem Menü finden Sie Optionen wie „Drucken“, „Speichern“ oder „Optionen“.
- Wählen Sie „Speichern unter“. Falls die Option „Speichern unter“ nicht direkt angezeigt wird, suchen Sie nach „Kopie speichern“ oder Ähnlichem. Manchmal ist diese Option hinter der Schaltfläche „Speichern unter“ versteckt, insbesondere nach Office 365-Updates.
- Wählen Sie den Speicherort für die Datei. Dies kann Ihr Desktop, Ihr Dokumentenordner oder ein bestimmter Ordner sein.
- Wählen Sie im Dropdown-Menü „Dateityp“ die Option „PDF (*.pdf)“. Dieses Menü befindet sich manchmal am unteren Rand des Fensters oder unter dem Link „Weitere Optionen“.Dadurch wird Word angewiesen, Ihre Datei als PDF zu exportieren, was in den meisten Fällen zuverlässig funktioniert.
- Klicken Sie auf „Speichern“. Und voilà, Word spuckt eine PDF-Version Ihres Dokuments aus – vorausgesetzt, alles ist reibungslos verlaufen.
Word muss seine Arbeit erledigen, also geben Sie ihm einen Moment Zeit. Manchmal, insbesondere auf älteren Rechnern oder bei sehr alten Word-Versionen, fehlt die PDF-Option oder funktioniert nicht richtig. In diesem Fall lesen Sie weiter, um Alternativen kennenzulernen.
Methode 2: Speichern als PDF mithilfe der Druckfunktion
Windows (und Mac) machen es einem natürlich unnötig schwer. Die Funktion „Als PDF drucken“ funktioniert aber eigentlich recht zuverlässig, selbst wenn Word selbst nicht mitspielt.
- Öffnen Sie Ihr Word-Dokument. Stellen Sie sicher, dass es einsatzbereit ist.
- Drücken Sie Ctrl + P(oder Cmd + Pauf dem Mac ). Dadurch wird der Druckdialog geöffnet.
- Suchen Sie nach einem Dropdown-Menü mit der Bezeichnung „Drucker“. Dort sollten Ihre Drucker aufgelistet sein. Falls Sie jedoch eine Option namens „Microsoft Print to PDF“ (Windows) oder „Save as PDF“ (Mac) sehen, wählen Sie diese aus.
- Klicken Sie auf „Drucken“ oder „Speichern“. Anstatt tatsächlich zu drucken, werden Sie aufgefordert, den Speicherort für die PDF-Datei auszuwählen.
- Wählen Sie den Speicherort, geben Sie der Datei einen Namen und klicken Sie auf Speichern.
Diese Methode ist etwas ungewöhnlich, da sie technisch gesehen das Drucksystem nutzt, aber sie funktioniert zuverlässig, selbst wenn die integrierte „Speichern unter“-Funktion mal wieder Probleme macht. Absolut lebensrettend, falls die PDF-Option „Speichern unter“ nicht angezeigt wird.
Methode 3: Kostenlose Online-Konverter verwenden
Manchmal streikt Word einfach – sei es wegen seltsamer Fehler, einer veralteten Version oder weil Sie ein Gerät verwenden, auf dem Word gar nicht installiert ist. In solchen Fällen gibt es zahlreiche Online-Tools, die eine DOCX-Datei in eine PDF-Datei umwandeln können. Einfach hochladen, kurz warten und die konvertierte Datei herunterladen.
- Besuchen Sie eine Website wie Smallpdf, iLovePDF oder den kostenlosen Online-Konverter von Adobe.
- Laden Sie Ihre Word-Datei hoch. Normalerweise genügt es, sie in ein Feld zu ziehen oder auf „Datei auswählen“ zu klicken.
- Folgen Sie den Anweisungen, um die Konvertierung durchzuführen. Normalerweise genügt ein einfacher Klick auf „Konvertieren“.
- Laden Sie die PDF-Datei herunter. Speichern Sie sie anschließend an einem leicht zugänglichen Ort.
Achtung: Manche dieser Dienste fügen möglicherweise Wasserzeichen hinzu oder begrenzen die Anzahl kostenloser Konvertierungen pro Tag. Wenn Sie dies regelmäßig tun, ist eine Desktop-Lösung daher unter Umständen besser geeignet. In seltenen Fällen bieten sie jedoch eine schnelle Lösung.
Zusätzliche Tipps und Fehlerbehebung
Wenn die Option „Als PDF speichern“ fehlt oder nicht funktioniert, überprüfen Sie Ihre Microsoft Office-Installation. Manchmal lässt sich das Problem durch Ausführen des Office-Reparaturtools oder durch ein Office-Update beheben. Gehen Sie dazu auf „Datei“ > „Konto“ > „Updateoptionen“ > „Jetzt aktualisieren“.
Bei manchen Systemen ist die PDF-Speicherfunktion deaktiviert oder beschädigt. Eine Neuinstallation von Office oder ein Update auf die neueste Version behebt das Problem oft. Denn natürlich müssen Windows und Office es unnötig kompliziert machen.
Und nicht vergessen: Wenn Sie an einer Datei mit vielen Grafiken oder komplexer Formatierung arbeiten, sollten Sie die PDF-Datei anschließend immer noch einmal überprüfen. Manchmal verschieben sich Elemente oder werden nicht korrekt dargestellt, was zwar ärgerlich ist, sich aber durch Anpassungen an der Originaldatei oder durch Speichern in kleineren Teilen beheben lässt.
Hoffentlich funktioniert eine der Methoden bei Ihnen. Denn letztendlich geht es darum, die PDF-Datei problemlos zu erstellen.