Ja, die Umwandlung eines Benutzerpostfachs in ein freigegebenes Postfach ist eine dieser kleinen Aufgaben, die zwar einfach erscheinen, aber schnell zu Problemen führen können, wenn man nicht aufpasst. Normalerweise wird dies durchgeführt, um eine Lizenz freizugeben, den Zugriff zu teilen oder einfach aufzuräumen, wenn jemand das Unternehmen verlässt. Die Schwierigkeit dabei? Sicherstellen, dass keine E-Mails oder Berechtigungen verloren gehen. Es mag seltsam klingen, aber in den meisten Fällen ist die Umwandlung lediglich eine Einstellungsänderung – es gehen keine Daten verloren, aber man muss die Schritte genau befolgen. Bei manchen Konfigurationen ist es außerdem erforderlich, PowerShell-Befehle zu verwenden, anstatt einfach in den Admin-Portalen herumzuklicken, insbesondere wenn mehrere Postfächer gleichzeitig bearbeitet werden. Diese Anleitung deckt sowohl lokale Exchange-Umgebungen als auch Microsoft 365 ab, sodass Sie unabhängig von Ihrer Umgebung bestens gerüstet sind.
So wandeln Sie ein Benutzerpostfach in ein freigegebenes Postfach um – Schritt für Schritt
Methode 1: Verwendung von PowerShell auf einem lokalen Exchange-Server
Wenn Sie Exchange Server 2013, 2016 oder 2019 lokal ausführen, gehen Sie wie folgt vor: Öffnen Sie zunächst die Exchange-Verwaltungsshell (im Prinzip PowerShell mit einigen geladenen Modulen).Sie müssen eine Verbindung zu Ihrem Exchange-Server herstellen. Dies geschieht normalerweise automatisch, wenn Sie sich direkt auf dem Server befinden. Andernfalls müssen Sie Connect-ExchangeServerdie Sitzung möglicherweise manuell starten oder importieren.
Nach der Verbindung prüfen Sie, um welchen Postfachtyp es sich handelt (dies hilft sicherzustellen, dass es sich um ein Benutzerpostfach und nicht um ein spezielles Postfach handelt).Führen Sie Folgendes aus:
Get-Mailbox -Identity a.shepherd | Format-Table Name, RecipientTypeDetails
Hier sollte *UserMailbox* angezeigt werden. Wenn es bereits freigegeben ist, wird SharedMailbox angezeigt.
Um den Wechsel vorzunehmen, führen Sie einfach Folgendes aus:
Set-Mailbox a.shepherd -Type Shared
Dieser kleine Befehl ändert den Postfachtyp, und ehrlich gesagt ist das fast schon magisch, denn alle Ihre E-Mails, Kalendereinträge und Berechtigungen bleiben erhalten. Bei manchen Systemen muss Outlook möglicherweise neu gestartet oder man muss sich ab- und wieder anmelden, damit es allen auffällt. Auf einem Rechner hat es sofort funktioniert, auf einem anderen muss man eventuell ein paar Minuten warten.
Wenn Sie mehrere Konten verwalten, ist es hilfreich, eine CSV-Datei mit allen E-Mail-Adressen zu erstellen. Hier ist ein kurzes Beispiel, wie die CSV-Datei aussehen sollte (angenommen, sie wird unter folgendem Namen gespeichert user_to_shared_mailbox.csv):
E-Mail [email protected] [email protected]
Und dann kannst du loslegen:
Import-CSV C:\Reports\EXCH\user_to_shared_mailbox.csv | foreach { Get-Mailbox -Identity $_. Email | Where-Object {$_. RecipientTypeDetails -eq "UserMailbox"} | Set-Mailbox -Type Shared }
Das ist zwar praktisch, aber löschen Sie das Benutzerkonto in Active Directory nur, wenn Sie sich sicher sind – das Postfach ist nämlich noch mit diesem Konto verknüpft. Um wieder ein normales Postfach zu verwenden, führen Sie einfach folgenden Befehl aus:
Set-Mailbox a.shepherd -Type Regular
Methode 2: Verwendung des Exchange Admin Centers (Microsoft 365)
Diese Methode ist benutzerfreundlicher für alle, die gerne mit verschiedenen Menüs arbeiten. Melden Sie sich im Exchange Admin Center an (über https://admin.exchange.microsoft.com ).Navigieren Sie zu Empfänger → Postfächer. Suchen Sie das Postfach, das Sie konvertieren möchten, und wählen Sie es aus. Wechseln Sie zum Tab „Andere“ und klicken Sie auf „In freigegebenes Postfach konvertieren“. Bestätigen Sie die Konvertierung – fertig.
Profi-Tipp: Ist das Postfach nicht zu groß (unter 50 GB), können Sie die Lizenz anschließend entfernen und so Kosten sparen. Aber Vorsicht: Freigegebene Postfächer ohne Lizenz haben möglicherweise Größenbeschränkungen (meist 50 GB).Ist das Postfach größer, sollten Sie vorher einige E-Mails löschen.
Für PowerShell-Fans: Das alles lässt sich über das EXO-Modul erledigen. Zuerst die Verbindung herstellen:
Connect-ExchangeOnline
Anschließend konvertieren mit:
Set-Mailbox -Identity a.shepherd -Type Shared
Wechseln Sie gegebenenfalls zurück zu einem regulären Postfach:
Set-Mailbox -Identity a.shepherd -Type Regular
Denken Sie daran: In Microsoft 365 müssen Sie dem Postfach innerhalb von 30 Tagen nach der Umstellung erneut eine Lizenz zuweisen – andernfalls ist es für neue E-Mails praktisch unbrauchbar.
Wann sollte dies erfolgen?
- Wenn Sie möchten, dass mehrere Personen auf eine gemeinsam genutzte Ressource zugreifen können, ohne zusätzliche Lizenzen kaufen zu müssen.
- Wenn ein Benutzer das Unternehmen verlässt und Sie möchten, dass die E-Mail-Historie für andere zugänglich bleibt.
- Wenn die Lizenzkosten ein Problem darstellen und ein gemeinsam genutztes Postfach anstelle einer regulären Benutzerlizenz ausreicht.
Ehrlich gesagt ist es ziemlich nützlich, aber ja – die ersten Male läuft es nicht immer ganz reibungslos. Manchmal verhält es sich etwas seltsam – zum Beispiel werden E-Mails nicht sofort angezeigt oder Berechtigungen müssen aktualisiert werden. Normalerweise funktioniert es aber nach kurzem Abmelden oder Leeren des Caches einwandfrei.
Zusammenfassung
- Verwenden Sie PowerShell oder EAC, um Postfachtypen je nach Ihrer Umgebung zu konvertieren.
- Behalten Sie die Größe der Postfächer im Auge, wenn Sie Lizenzen entfernen – unter 50 GB ist der sichere Bereich.
- Löschen Sie das Benutzerkonto in AD nur, wenn Sie sich absolut sicher sind – das Postfach ist von dieser Verknüpfung abhängig.
Zusammenfassung
Die Konvertierung von Postfächern ist so eine Sache, die einfach klingt, aber unerwartete Probleme bereithalten kann. Am wichtigsten ist es, anschließend die Größe und die Berechtigungen der Postfächer zu überprüfen. Ehrlich gesagt, hat es bei mir ziemlich reibungslos funktioniert, besonders wenn man die Konvertierung mit PowerShell für mehrere Postfächer durchführt. Ich hoffe, das hilft jemandem, etwas Zeit zu sparen – vergesst nur nicht, vor der Umstellung ein Backup zu erstellen oder die Berechtigungen zu überprüfen. Viel Erfolg!