So geben Sie ein Whiteboard außerhalb Ihrer Organisation frei: Effektive Lösungen

Der Versuch, Ihr Whiteboard aus Microsoft Teams mit jemandem außerhalb Ihrer Organisation zu teilen, kann ziemlich frustrierend sein, insbesondere wenn die Option „Jeder“ ausgegraut ist. Dies bedeutet in der Regel, dass irgendwo in Ihren Administratoreinstellungen oder Organisationsrichtlinien eine Berechtigungssperre vorhanden ist. Ziel ist es, herauszufinden, wie Sie externen Personen ohne großen Aufwand die Anzeige und Zusammenarbeit an Ihrem Whiteboard ermöglichen können. Normalerweise möchten Sie sicherstellen, dass Ihr Administrator die richtigen Berechtigungen erteilt, und möglicherweise müssen Sie einige Einstellungen im Admin Center oder in PowerShell anpassen. Manchmal müssen Sie nur ein paar Schalter umlegen oder sicherstellen, dass die externe Freigabe für Ihren Mandanten aktiviert ist. Der Vorgang mag etwas kompliziert erscheinen, aber die Behebung dieses Problems kann die Zusammenarbeit außerhalb Ihres üblichen Kreises ermöglichen – was, seien wir ehrlich, oft der Grund für die Freigabe von Whiteboards ist.

So beheben Sie die Whiteboard-Freigabe außerhalb Ihrer Organisation

Methode 1 – Externe Freigabe im Admin Center prüfen und aktivieren

Dies ist die häufigste Lösung. Wenn die Optionen zur Whiteboard-Freigabe ausgegraut sind, blockieren wahrscheinlich die Richtlinien der Organisation die externe Freigabe. Melden Sie sich als Administrator im Microsoft 365 Admin Center an und stellen Sie sicher, dass die externe Freigabe für SharePoint und OneDrive aktiviert ist (da Whiteboards dort gespeichert sind).Der Vorgang kann je nach Version Ihrer Admin-Konsole leicht variieren – im Allgemeinen gilt jedoch:

Navigieren Sie zu Einstellungen > Organisationseinstellungen > Freigabe. Bei einigen Setups befindet es sich unter Dienste & Add-Ins > SharePoint.
Überprüfen Sie, ob „Externe Freigabe“ auf „Jeder“ oder zumindest auf „Neue und bestehende Gäste“ eingestellt ist.
Stellen Sie sicher, dass diese Richtlinie sowohl auf SharePoint als auch auf OneDrive angewendet wird – dies ist wichtig, da Whiteboards in diesen Diensten gespeichert werden.

Sobald dies erledigt ist, kehren Sie zu den Whiteboard-Freigabeeinstellungen in Teams oder im Admin-Portal zurück und prüfen Sie, ob die Option „Jeder“ jetzt aktiv ist. Beachten Sie jedoch, dass einige Organisationen dies streng sperren. Wenn Sie es also nicht ändern können, müssen Sie möglicherweise Ihren Administrator bitten, dies für Sie zu tun.

Methode 2 – Verwenden Sie PowerShell, um den Gastzugriff für Whiteboards zu aktivieren

Wenn die Änderungen im Admin Center nicht zum Erfolg geführt haben oder Ihre Organisation sehr strenge Richtlinien hat, ist möglicherweise ein PowerShell-Befehl erforderlich. Ich bin mir nicht sicher, warum das funktioniert, aber manchmal müssen die Admin-Einstellungen per Skript etwas angepasst werden, um die Freigabe zu ermöglichen.

Stellen Sie zunächst eine Verbindung zu SharePoint Online PowerShell her. Verwenden Sie das Modul SharePointPnPPowerShellOnline. Falls Sie es nicht haben, installieren Sie es über:

Install-Module SharePointPnPPowerShellOnline

Stellen Sie dann eine Verbindung zu Ihrer SharePoint-Site her:

Connect-PnPOnline -Url "https://yourdomain.sharepoint.com" -Interactive

Führen Sie nach der Verbindung diesen Befehl aus, um den anonymen Zugriff auf Whiteboards zu ermöglichen (manchmal für die Zusammenarbeit von Gästen erforderlich):

Set-SPOTenant -AllowAnonymousMeetingParticipantsToAccessWhiteboards On

Dieser Schritt aktiviert im Wesentlichen die Funktion, die externen oder anonymen Besuchern die Teilnahme ermöglicht. Bei einigen Setups kann es erforderlich sein, dass ein Administrator den Befehl aus dem Microsoft 365 Security & Compliance PowerShell-Modul ausführt. Ihr Administrator muss dabei möglicherweise unterstützen. Es handelt sich zwar um einen kleinen Patch, ermöglicht aber erweiterte Freigabemöglichkeiten.

Denken Sie daran, dass nach diesen Änderungen ein schneller Neustart von Teams oder das Leeren des Caches dazu beitragen kann, dass die neuen Berechtigungen wirksam werden. Auf manchen Rechnern schlägt dieser Fix *manchmal* beim ersten Versuch fehl, funktioniert dann aber nach einem Neustart – Windows muss die Dinge einfach unnötig kompliziert machen.

Methode 3 – Verwenden Sie die Optionen „Mit bestimmten Personen teilen“ und „Freigabe exportieren“

Wenn organisationsweite Berechtigungen gesperrt sind, versuchen Sie diesen Workaround: Geben Sie das Whiteboard für bestimmte Personen innerhalb Ihrer Organisation frei und exportieren Sie es dann als Bild oder PDF, um es außerhalb der Plattform zu versenden. Das ist zwar nicht ganz so ideal, funktioniert aber im Notfall.

Klicken Sie auf das Whiteboard, wählen Sie dann die Freigabeoption und wählen Sie „Mit bestimmten Personen teilen“.
Legen Sie die Berechtigungen nur für die Personen fest, mit denen Sie teilen, und kopieren Sie dann den Link.
Laden Sie das Whiteboard als Bild oder PDF herunter (falls verfügbar).Normalerweise gibt es in Whiteboard-Tools eine Exportfunktion – suchen Sie nach Symbolen wie „ Herunterladen“ oder „Exportieren“.
Senden Sie die Datei manuell außerhalb von Teams, da die externe Freigabe von Live-Whiteboards möglicherweise standardmäßig blockiert ist.

Das ist zwar etwas umständlich, aber hey, wenn die eigentliche Linkfreigabe blockiert ist, sorgt der Export dafür, dass der Inhalt herauskommt – nur nicht die Live-Zusammenarbeit.

Warum können externe Benutzer nicht auf mein Whiteboard zugreifen?

Whiteboards enthalten häufig vertrauliche Informationen, und Microsoft hält die Freigabebeschränkungen sehr streng. Das System unterstützt primär die Freigabe innerhalb Ihrer Organisation und bietet Optionen für B2B- oder Gastzugriff. Versucht jemand außerhalb Ihrer Organisation darauf zuzugreifen, muss er entweder ein B2B-Partner mit einem Azure Active Directory-Konto oder ein eingeladener Gastbenutzer mit bestimmten Berechtigungen sein. Andernfalls erhalten Sie lediglich den ausgegrauten Link „Jeder“, der ohne Administrator-Einrichtung nicht verfügbar sein sollte.

Und natürlich sind die Unternehmensrichtlinien wichtig. Wenn Ihr Administrator die externe Freigabe auf Mandantenebene deaktiviert hat, ist ohne eine Richtlinienänderung kaum etwas anderes möglich. Weitere Informationen dazu, was zulässig ist und was nicht, finden Sie auf der Microsoft-Supportseite.