So erteilen Sie die Berechtigungen „Senden als“ und „Senden im Auftrag von“ in Exchange Server und Microsoft 365

Die Einrichtung von Berechtigungen in Exchange Server oder Microsoft 365 kann manchmal etwas knifflig sein. Ich weiß nicht genau warum, aber es ist schon seltsam, dass manche Dinge nicht sofort funktionieren oder mehrere Versuche erfordern. Wenn Sie jemanden bitten möchten, E-Mails im Namen eines anderen Benutzers oder in dessen Auftrag zu versenden, werden Sie wahrscheinlich auf Probleme mit den Berechtigungen stoßen, insbesondere beim ersten Mal. Es ist aber äußerst nützlich – sobald die Berechtigungen eingerichtet sind, wird das Versenden von E-Mails aus verschiedenen Perspektiven oder im Namen anderer deutlich einfacher. Außerdem ist es wichtig, den Unterschied zwischen „Senden als“ und „Im Auftrag senden“ zu kennen. Deshalb gehen wir beides jetzt durch.

So erteilen Sie die Berechtigung „Senden als“ in Exchange Server

Melden Sie sich beim Exchange Admin Center (EAC) an.

  • Gehen Sie zu https:// Ihr-Exchange-Server /ecp
  • Melden Sie sich mit Administratorrechten an – ja, wie immer.

Hier geschieht die Magie. Nach dem Einloggen gelangen Sie ganz einfach zu den Postfacheinstellungen.

Erteilen Sie die Berechtigung „Senden als“ über das EAC.

  • Gehen Sie zu Empfänger > Postfächer
  • Suchen Sie das Postfach, dem Sie die Berechtigung „Senden als“ erteilen möchten.
  • Klicken Sie darauf und öffnen Sie dann die Registerkarte „Postfachdelegierung“.
  • Hier kommt der entscheidende Schritt: Fügen Sie den Benutzer je nach Bedarf entweder dem Abschnitt „Senden als“ oder „Senden im Auftrag von“ hinzu.

Bei manchen Konfigurationen ist standardmäßig „Senden als“ aktiviert, wenn sowohl „Senden als“ als auch „Senden im Auftrag von“ zugewiesen werden. Das kann praktisch sein. Beachten Sie jedoch, dass die korrekten Berechtigungen Exchange mitteilen, wer tatsächlich als Postfachinhaber senden darf. Es reicht also nicht, einfach herumzuklicken.

Hinweis: Bei lokalen Exchange-Servern kann es bis zu zwei Stunden dauern, bis die Berechtigungen wirksam werden, oder es kann ein Neustart des Microsoft Exchange Information StoreDienstes erforderlich sein – etwas seltsam, aber so ist es nun mal.

Verwendung von PowerShell für die Berechtigung „Senden als“

  • Öffnen Sie die Exchange-Verwaltungsshell auf Ihrem Server oder stellen Sie eine Remoteverbindung mit PowerShell her.
  • Der Befehl sieht folgendermaßen aus:
Get-Mailbox Get-Mailbox -Identity "[email protected]" | Add-ADPermission -User "[email protected]" -ExtendedRights "Send As"

Dadurch werden Berechtigungen auf Active Directory-Ebene hinzugefügt. Bei einer Konfiguration funktionierte es sofort, bei einer anderen musste ich die Active DirectoryDienste neu starten oder etwas warten. Typisch Windows, dass es unnötig kompliziert sein muss.

Erteilen Sie die Berechtigung „Im Auftrag senden“ über PowerShell.

  • Führen Sie Folgendes aus:
Set-Mailbox -Identity "[email protected]" -GrantSendOnBehalfTo "[email protected]"

Um weitere Benutzer hinzuzufügen, gehen Sie beispielsweise so vor:

Set-Mailbox -Identity "[email protected]" -GrantSendOnBehalfTo @{Add="[email protected]", "[email protected]"}

Wenn Sie Berechtigungen für große E-Mail-fähige Gruppen oder ganze Organisationseinheiten delegieren, gibt es Befehle wie:

Get-Mailbox | Where-Object {$_. DistinguishedName -like "*OU=Service, OU=MUN, DC=woshub, DC=com*"} | Set-Mailbox -GrantSendOnBehalfTo @{Add="User1", "User2"}

Das wird noch etwas komplexer, ist aber notwendig, wenn man viele Vollzugriffsberechtigungen verwalten muss, ohne für jede einzelne die Benutzeroberfläche durchklicken zu müssen.

Um Berechtigungen für Verteilergruppen zu erteilen, können Sie Folgendes ausführen: 

Set-DistributionGroup -Identity "[email protected]" -GrantSendOnBehalfTo @{Add="[email protected]"}

Gleiches gilt für dynamische Gruppen:

Set-DynamicDistributionGroup "Dept_Group" -GrantSendOnBehalfTo @{Add="[email protected]"}

Um im Namen einer anderen Person eine E-Mail zu versenden, muss der Benutzer das Absenderfeld in Outlook oder OWA manuell festlegen – entweder mit der Adresse des anderen Benutzers oder mit „Andere E-Mail-Adresse“.Manchmal ist ein Neustart von Outlook/OWA erforderlich, damit die Berechtigungen wirksam werden, insbesondere nach größeren Änderungen.

Und ja, falls die Berechtigungen nicht funktionieren und Fehlermeldungen wie „Sie haben keine Berechtigung, an diesen Empfänger zu senden“ angezeigt werden, hilft es oft, zunächst den Versand über Outlook Web App (OWA) zu testen. Wenn das funktioniert, Outlook aber nicht, kann das Löschen des Offline-Adressbuchs ( C:\Users\%username%\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Offline Address Books) manchmal den fehlerhaften Cache entfernen. Seltsam, aber bei manchen Nutzern funktioniert es.

Hinzufügen von Berechtigungen zum Senden im Auftrag von Microsoft 365

Gewährung über das Exchange Admin Center

  • Gehen Sie zu Empfänger > Postfächer oder Gruppen
  • Wählen Sie das Postfach aus, für das Sie Berechtigungen delegieren möchten.
  • Klicken Sie auf das Postfach und gehen Sie dann zu Einstellungen > Delegiertenverwaltung bearbeiten.
  • Wählen Sie den Benutzer aus und wählen Sie entweder „Senden als“ oder „Senden im Auftrag von“.

Das ist im Prinzip unkompliziert, aber für Massenberechtigungen oder geplante Aktualisierungen ist PowerShell manchmal schneller.

PowerShell für Exchange Online

  • Stellen Sie zunächst eine Verbindung zu Exchange Online her:
Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName [email protected] -ShowProgress $true

Führen Sie anschließend Befehle wie die folgenden aus:

Add-RecipientPermission -Identity "Group or Mailbox" -Trustee "[email protected]" -AccessRights SendAs

Oder:

Get-Mailbox "[email protected]" | Set-Mailbox -GrantSendOnBehalfTo "[email protected]"

Für die Berechtigungen zum Eintragen könnten Sie Folgendes verwenden:

Get-RecipientPermission "[email protected]"

Die größte Schwierigkeit bei Berechtigungen besteht wahrscheinlich darin, den aktuellen Status zu kennen und Fehler zu beheben, wenn Benutzer keine E-Mails senden können oder Fehlermeldungen erhalten. Manchmal scheinen Berechtigungen „festzuhängen“ oder werden nicht sofort aktualisiert. In solchen Fällen ist Geduld oder eine schnelle Aktualisierung per PowerShell erforderlich. Gelegentlich müssen Berechtigungen auch synchronisiert oder der Dienst in Exchange Online neu gestartet werden – hoffentlich hilft das.

Zusammenfassung

Berechtigungen wie „Senden als“ und „Senden im Auftrag von“ sind äußerst hilfreich, doch ihre Einrichtung ist nicht immer so einfach, wie es scheint. Unterschiedliche Umgebungen, Exchange-Versionen und Berechtigungscaches können Probleme verursachen. Mit etwas Geduld und den richtigen Befehlen lässt sich das Problem jedoch meist lösen. Beachten Sie, dass die Rechteverbreitung, insbesondere in lokalen Umgebungen, einige Zeit in Anspruch nehmen kann.

Zusammenfassung

  • Verwenden Sie das Exchange Admin Center oder PowerShell, um Berechtigungen zu erhalten.
  • Beachten Sie mögliche Verzögerungen bei der Rechteweitergabe – manchmal ist ein Neustart oder eine Wartezeit erforderlich.
  • Stellen Sie sicher, dass Sie den richtigen Berechtigungstyp zuweisen (Senden als vs. Senden im Auftrag von).
  • In Microsoft 365 ist die Delegierung über die grafische Benutzeroberfläche und PowerShell möglich, beides funktioniert.

Ich drücke die Daumen, dass es hilft.

Das kann einen echt zur Verzweiflung bringen, wenn man es nicht sofort hinkriegt. Bei manchen Systemen bleiben die Berechtigungen erst nach einem Neustart oder dem Leeren des Caches erhalten, also nicht entmutigen lassen. Hoffentlich spart das jemandem ein paar Stunden.

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