Erinnerungen? Ja, die sind super praktisch, um all die kleinen Aufgaben im Blick zu behalten, die man sonst leicht vergisst. Zoho Mail hat einen praktischen separaten Erinnerungsbereich, der Ihnen hilft, den Überblick zu behalten, ohne Ihren Posteingang zu überladen. Das Wichtigste ist: Erinnerungen in Zoho Mail einzurichten ist kinderleicht. Aber wenn man nicht weiß, wo man klicken oder welche Optionen man auswählen muss, kann es sich etwas kompliziert anfühlen. Dieser Leitfaden hilft Ihnen genau da, wo Sie ihn brauchen, und erklärt Ihnen, wie Sie Erinnerungen richtig erstellen, bearbeiten und verwalten. So denken Sie auch wirklich daran, wichtige E-Mails oder Meetings zu bearbeiten, ohne ständig auf die Uhr schauen zu müssen. Und übrigens: Die Standardeinstellung beträgt normalerweise 10 Minuten, sofern Sie sie nicht anpassen. Sie ist also flexibel, je nachdem, wie dringend die Erinnerung ist.
So richten Sie eine Erinnerung in Zoho Mail ein
Das Erstellen von Erinnerungen in Zoho Mail ist ganz einfach, aber der eigentliche Clou ist: Ihre Aufgabe wird direkt in der App angezeigt und Sie werden genau dann daran erinnert, wenn Sie sie brauchen. Ob kurze Erinnerung oder ein bestimmtes Fälligkeitsdatum – die folgenden Schritte erklären Ihnen die Grundlagen. Die Erinnerung erscheint in Ihrer Hauptliste und Sie können die Zeiten nach Bedarf anpassen. Bei manchen Systemen funktioniert es sofort reibungslos, bei anderen müssen Sie Zoho Mail möglicherweise aktualisieren oder sogar neu starten. Wichtig ist, das Uhrensymbol zu finden, das sich normalerweise rechts in der Benutzeroberfläche befindet. Zoho macht es einem natürlich unnötig schwer.
So erstellen Sie eine neue Erinnerung
- Melden Sie sich bei Zoho Mail an und suchen Sie dann nach dem Uhrensymbol in der rechten Seitenleiste. Normalerweise befindet es sich direkt unter der Suchleiste oder in der Nähe Ihres Posteingangs, je nach Layout.
- Klicken Sie darauf. Daraufhin sollte sich das Fenster „Erinnerung hinzufügen“ öffnen.
- Geben Sie ein, woran Sie erinnert werden möchten. Dies ist die Nachricht oder die Aufgabenbeschreibung.
- Stellen Sie als Nächstes Datum und Uhrzeit ein. Wenn Sie die Standardeinstellung beibehalten, wird die Uhrzeit 10 Minuten später angezeigt, was bei längeren Aufgaben wenig sinnvoll ist. Um die Uhrzeit zu ändern, klicken Sie auf den Link „In 10 Minuten“ in diesem Feld.
- Wenn Sie etwas Bestimmtes möchten, wie zum Beispiel „Erinnere mich nächsten Montag um 15 Uhr“, wählen Sie „Benutzerdefiniert “ und wählen Sie dort Ihr Datum/Ihre Uhrzeit aus.
- Wenn alles gut aussieht, klicken Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen “.
Die Erinnerung erscheint dann in der Liste. Manchmal werden die Einstellungen nicht sofort gespeichert; ein kurzes Aktualisieren oder Neustarten kann helfen. So wird Ihrer Erinnerungsliste ein Eintrag hinzugefügt, und Sie erhalten zum festgelegten Zeitpunkt eine Benachrichtigung. Hinweis: Das standardmäßige 10-Minuten-Fenster ist ungewöhnlich – verwenden Sie es nur, wenn die Erinnerung wirklich dringend ist.
So bearbeiten Sie eine Erinnerung
Wenn Sie Ihre Meinung ändern oder eine Erinnerung anpassen möchten, ist das ganz einfach möglich. Das ist praktisch, falls später etwas dazwischenkommt oder Sie eine Aufgabe verschieben müssen. Der Vorteil: Sie sind nicht an die ursprüngliche Konfiguration gebunden und können die Erinnerung flexibel anpassen. Normalerweise befinden sich die Erinnerungen in der Hauptliste. Wenn Sie mit dem Mauszeiger darüberfahren, werden Ihnen die Bearbeitungsoptionen angezeigt. Falls nicht, klicken Sie auf das Stiftsymbol neben der Erinnerung. So können Sie den Titel ändern oder Datum und Uhrzeit anpassen – besonders wichtig, wenn sich Pläne ändern oder Sie die Uhrzeit zuvor vergessen haben.
Wie man Benachrichtigungen handhabt und den Schlummermodus aktiviert
Wenn die Erinnerung fällig ist, sendet Zoho Mail eine Benachrichtigung – entweder ein kleines Pop-up oder ein Glockensymbol. Sie können jederzeit auf das Glockensymbol klicken, um alle Ihre vergangenen und zukünftigen Erinnerungen anzuzeigen. Das ist besonders praktisch, wenn Sie viele Erinnerungen gleichzeitig bearbeiten. Wenn Sie eine Erinnerung noch nicht bearbeiten möchten, können Sie sie verschieben – klicken Sie einfach auf „Verschieben“ und wählen Sie eine Verzögerung, z. B.10 Minuten, eine Stunde oder Ähnliches. Wenn Sie die Erinnerung erledigt haben, markieren Sie sie als „ Erledigt“. Das Benachrichtigungssystem kann manchmal etwas unzuverlässig sein, insbesondere wenn die Benachrichtigungsberechtigungen Ihres Browsers nicht aktiviert sind.Überprüfen Sie daher diese Einstellungen, falls Sie keine Benachrichtigungen erhalten.
Erinnerungen anzeigen und filtern
Zoho Mail sortiert Erinnerungen in die Kategorien „Überfällig“, „Verspätet“ und „Erledigt“.Um alle Erinnerungen anzuzeigen, klicken Sie erneut auf das Uhrensymbol. Falls die Übersicht verloren geht, können Sie über das Menü oder die Filteroptionen die überfälligen oder ausstehenden Erinnerungen anzeigen lassen. So behalten Sie den Überblick und können Ihren Rückstand aufholen. Und ehrlich gesagt, macht die Verwaltung von Erinnerungen ja auch einen Teil des Reizes aus – wenn Sie diese Art von organisiertem Chaos mögen.
Anpassen der voreingestellten Standardwerte
Zoho Mail bietet außerdem voreingestellte Optionen zum schnellen Planen von Schlummer- oder Erinnerungen, was enorm viel Zeit spart. Denn mal ehrlich, warum jedes Mal Datum und Uhrzeit neu festlegen? Diese Voreinstellungen lassen sich in den Einstellungen unter „Einstellungen“ > „Allgemein“ > „Voreinstellungen“ anpassen. Hier können Sie Standard-Schlummerzeiten oder Erinnerungszeiten festlegen. Durch diese Änderungen wird Ihr Workflow optimiert, sodass das Erstellen einer neuen Erinnerung viel intuitiver ist – und Sie nicht jedes Mal die richtige Option suchen müssen.
So ändern oder fügen Sie neue Voreinstellungen hinzu:
- Klicken Sie auf das Zahnradsymbol und gehen Sie dann zu Einstellungen.
- Navigieren Sie zu Allgemein und suchen Sie nach Voreinstellungen.
- Passen Sie die Einstellungen für Erinnerung und Schlummerfunktion an oder fügen Sie eigene Optionen hinzu.
- Vergessen Sie nicht, auf „Absenden“ oder „Speichern“ zu klicken, um Ihre Änderungen zu übernehmen.
Das war’s dann auch schon. Man sollte meinen, Zoho könnte das einfacher gestalten, aber immerhin hast du jetzt die wichtigsten Punkte verstanden.
So versenden Sie eine Erinnerungs-E-Mail
Wenn Sie lieber eine Erinnerung per E-Mail statt per Pop-up erhalten möchten, können Sie diese ebenfalls planen. Das Vorgehen ist im Prinzip folgendes: Verfassen Sie Ihre E-Mail und suchen Sie dann die Planungsoptionen – in Gmail oder Outlook finden Sie diese üblicherweise über einen Pfeil nach unten oder die Funktion „Senden planen“.Wählen Sie ein Datum und eine Uhrzeit aus, und Zoho versendet die E-Mail automatisch zu diesem Zeitpunkt. Die genauen Schritte können je nach E-Mail-Programm variieren, aber im Kern geht es immer darum: E-Mail entwerfen, Planungsoptionen auswählen, Datum festlegen und bestätigen.
E-Mail-Benachrichtigungen einrichten
Wenn Desktop-Benachrichtigungen nicht ausreichen, können Sie E-Mail-Benachrichtigungen aktivieren. Je nach E-Mail-Programm finden Sie diese Einstellung beispielsweise unter „ Ansicht > Ansichtseinstellungen > Benachrichtigungen“ in Outlook oder ähnlich in anderen Anwendungen. Stellen Sie bei Zoho Mail sicher, dass Browserbenachrichtigungen aktiviert sind und Ihr Gerät diese nicht blockiert. So werden Sie in jedem Fall benachrichtigt, wenn eine Erinnerung fällig ist, selbst wenn Ihr Browser minimiert oder geschlossen ist.