Ein Pareto-Diagramm in Excel zu erstellen, klingt einfach, ist aber manchmal etwas kniffliger als gedacht. Vielleicht haben Sie alle Schritte befolgt, aber das Diagramm sieht einfach nicht richtig aus oder die Daten stimmen nicht. Oder noch schlimmer: Die Optionen zum Einfügen eines Pareto-Diagramms fehlen oder funktionieren in Ihrer Excel-Version nicht. Kennen wir alle. Excel kann bei den Diagrammtypen manchmal etwas eigenwillig sein, besonders in Webversionen oder älteren Installationen. Aber mal ehrlich: Sobald Sie den Dreh raus haben – denn natürlich macht Excel es einem unnötig schwer –, können Sie aus Rohdaten ein brauchbares Pareto-Diagramm erstellen, das die Hauptprobleme oder Ursachen schnell aufzeigt. Genau darum geht es doch, oder? Hier finden Sie eine detaillierte Anleitung mit technischen Tipps und Tricks, die Ihnen Zeit und Ärger ersparen können.
Wie man ein Pareto-Diagramm in Excel erstellt
Beginnen Sie mit Ihren Daten und bringen Sie sie in Ordnung.
Dieser Schritt ist hilfreich, da das Pareto-Prinzip darauf beruht, Daten vom höchsten zum niedrigsten Wert zu sortieren. Die wichtigsten Faktoren lassen sich leichter visualisieren und analysieren, wenn sie links stehen. Sind Ihre Daten nicht sortiert, ist das Diagramm nutzlos – es wirkt wie ein Informationswirrwarr. Geben Sie Ihre Daten daher in zwei Spalten ein: eine für die Probleme oder Ursachen (z. B.„Beschwerdeart“) und eine für die Häufigkeiten (z. B.„Anzahl der Beschwerden“).Wählen Sie anschließend die Spalte mit den Häufigkeiten aus, klicken Sie im Menüband auf „Daten “ und wählen Sie „Von größter zu kleinster sortieren “.In der Desktop-Version von Excel ist dies ganz einfach. Bei Webversionen kann es manchmal etwas dauern, ist aber dennoch machbar. Stellen Sie sicher, dass Ihre Daten sortiert sind. Dies ist entscheidend, da Ihr Diagramm sonst irreführend wäre.
Addieren Sie die Spalten für die kumulierte Anzahl und den Prozentsatz.
Dieser Schritt ist ziemlich wichtig, wird aber oft übersehen. Erstellen Sie nach dem Sortieren zwei neue Spalten direkt neben Ihrer Zählspalte: Benennen Sie sie „Kumulierte Anzahl“ und „Kumulierte %“. Kopieren Sie in die erste Zelle der Spalte „Kumulierte Anzahl“ (z. B.C2) einfach die Anzahl aus B2. Addieren Sie in der nächsten Zelle (C3) die vorherige kumulierte Anzahl zur neuen Anzahl: =C2+B3. Ziehen Sie diese Formel nach unten, um die gesamte Spalte auszufüllen. Ehrlich gesagt, vergessen manche diese Formel oder geben den falschen Bereich ein.Überprüfen Sie daher unbedingt, ob Sie die richtigen Zellen summieren.
Um den kumulativen Prozentsatz zu erhalten – da das Diagramm eine Linie überlagert –, muss jeder kumulative Wert durch die Gesamtzahl geteilt werden =SUM($B$2:$B$8). Dies geschieht mit der SUMME-Formel. Die $-Zeichen dieser Formel fixieren den Bereich, sodass beim Herunterziehen der Formel immer die Summe der Werte berücksichtigt wird.
Geben Sie in der ersten Zelle für die kumulierte Summe =C2/$C$8(z. B.D2) den Wert der Zelle mit der Gesamtsumme ein. Ziehen Sie diese Formel nach unten, und die Prozentwerte sollten von null auf 100 % ansteigen. Falls das Ergebnis nicht korrekt erscheint, überprüfen Sie Ihre Bereiche. Excel aktualisiert Bereiche manchmal nicht automatisch, wenn Sie neue Daten hinzufügen. Verwenden Sie daher immer absolute Bezüge $B$2:$B$8.
Pareto-Diagramm einfügen und anpassen
Markieren Sie alle Datenspalten: Ausgabe, Anzahl und Kumulierter Prozentsatz. Klicken Sie anschließend auf „Einfügen“ und dann auf „Kombinationsdiagramm einfügen“. Auf dem Desktop finden Sie die Option „Gruppierte Säulen – Linie auf der Sekundärachse“. In Webversionen kann die Bezeichnung abweichen, aber im Prinzip benötigen Sie Balken für die Anzahl und eine Linie für den kumulierten Prozentsatz. Da die Diagrammoptionen in manchen Konfigurationen nicht explizit als „Pareto-Diagramm“ bezeichnet werden, ist diese Vorgehensweise die beste Möglichkeit, ein Pareto-Diagramm zu erstellen.
Nach dem Einfügen werden Sie feststellen, dass die Linie nicht über 80 % hinausgehen sollte, um die 80/20-Regel einzuhalten. Sie können die Achsenbegrenzungen anpassen oder Datenbeschriftungen hinzufügen, um die Übersichtlichkeit zu verbessern. Manchmal musste ich die Achse manuell formatieren (Rechtsklick auf die Achse, „ Achse formatieren “ auswählen ), um den Maximalwert der Linie auf 100 % festzulegen und gegebenenfalls die Balkenfarben zur Hervorhebung anzupassen. In manchen Fällen sorgt eine zweite Achse für eine übersichtlichere und ansprechendere Darstellung. Achten Sie außerdem darauf, dass Ihre Diagrammtitel und -beschriftungen aussagekräftig sind – ein Diagramm, das zwar gut aussieht, aber keinen Sinn ergibt, ist nutzlos.
Anwendung der 80/20-Regel zur Betonung
Normalerweise kommt man dem 80/20-Prinzip schon nahe, wenn man die Daten einfach absteigend sortiert. Um die Hauptursachen aber wirklich hervorzuheben, sollte man die kumulative Linie betrachten. Erreicht diese etwa 80 %, bevor alle Ursachen erfasst sind, kennt man die wenigen Hauptverursacher. Genau deshalb erstellen Sie das Diagramm wahrscheinlich – achten Sie also darauf, dass Ihre Daten richtig sortiert sind. Bei einem Beispiel habe ich festgestellt, dass die Linie ohne Sortierung völlig unregelmäßig verläuft und somit den Sinn der Pareto-Analyse zunichtemacht. Sortieren Sie Ihre Zählungen also absteigend, berechnen Sie die kumulativen Werte neu und erstellen Sie dann das Diagramm. Voilà – und schon haben Sie die Pareto-Analyse in Aktion.
Denn ehrlich gesagt ist es erstaunlich, wie viele diese kleinen Details übersehen und wie sehr das die gesamte Visualisierung beeinträchtigt. Nach ein paar Versuchen wird es aber zur Gewohnheit, solche Diagramme in Excel zu erstellen. Merken Sie sich einfach: Sortierte Daten sortieren, kumulative Summen mit absoluten Bezügen berechnen und den richtigen Diagrammtyp wählen – das ist der Schlüssel.