Das Erstellen einer Kopie eines Word-Dokuments scheint zwar einfach, kann aber knifflig werden, wenn man nicht weiß, wo man suchen soll. Manchmal möchte man einfach nur ein Backup, eine Version zum Experimentieren oder zum Versenden, ohne das Original zu beschädigen. Die gute Nachricht: Sobald man den Dreh raus hat, ist es ziemlich einfach. Allerdings ist der „Speichern unter“-Dialog in manchen Fällen nicht so übersichtlich, wie er sein sollte. Im Grunde möchte man ein exaktes Duplikat erstellen – und das ist in wenigen Schritten durchaus machbar.
So erstellen Sie eine Kopie eines Word-Dokuments
Öffnen Sie das Originaldokument
Suchen Sie zunächst die Word-Datei, die Sie kopieren möchten. Doppelklicken Sie darauf oder öffnen Sie sie in Word. Stellen Sie sicher, dass es die richtige Datei ist – das versehentliche Öffnen der falschen Datei kommt häufiger vor, als Sie denken. Wenn Sie von einem Netzlaufwerk oder einem Cloud-Sync-Ordner aus arbeiten, überprüfen Sie, ob die Datei vollständig geladen und einsatzbereit ist.
Klicken Sie oben links auf „Datei“.
Sobald das Dokument geöffnet ist, klicken Sie oben links in Word auf die Registerkarte „Datei“. Hier geschieht die ganze Magie – insbesondere beim Erstellen von Duplikaten. Wenn Ihre Benutzeroberfläche ungewöhnlich oder angepasst ist, sieht sie möglicherweise nicht genau wie das klassische Menü aus, aber die Option „Datei “ befindet sich normalerweise oben links.
Wählen Sie „Speichern unter“ – die magische Schaltfläche
Dieser Schritt macht das Ganze erst möglich. Wählen Sie „Speichern unter“ aus der Liste. Je nach Word-Version befindet sich die Option möglicherweise direkt in der Seitenleiste oder erscheint, wenn Sie nach Auswahl von „Speichern unter“ auf das Dropdown-Menü klicken. Auf manchen Systemen befindet sie sich möglicherweise hinter einem kleinen Menü namens „ Weitere Optionen“. In jedem Fall geht es darum, das aktuelle Dokument unter einem neuen Namen oder an einem neuen Ort zu speichern. Unter Windows führt die Verknüpfung oft Alt + F, Aschnell dorthin.
Wählen Sie Ihren Speicherort
Sobald das Dialogfeld „Speichern unter“ angezeigt wird, wählen Sie den Speicherort für das Duplikat. Es kann derselbe Ordner wie das Original sein – geben Sie ihm einfach einen anderen Namen – oder ein anderer Ort, z. B.Ihr Desktop oder ein dedizierter Ordner. Achtung: Wenn Sie das Duplikat am selben Ort und mit demselben Namen speichern, überschreiben Sie das Original. Wählen Sie daher zur Sicherheit einen neuen Namen oder Speicherort.
Geben Sie ihm einen anderen Namen und speichern Sie
Geben Sie Ihrer Kopie einen neuen Namen – beispielsweise „Backup“ oder „Kopie“ – und klicken Sie anschließend auf „Speichern“. Anschließend sollte die neue Datei am gewählten Speicherort angezeigt werden. Sie ist eine exakte Kopie des Originals. Sie können sie nun öffnen, bearbeiten, teilen oder andere Aktionen ausführen.
Bei manchen Konfigurationen, insbesondere wenn Word auf automatisches Speichern oder die Synchronisierung mit dem Cloud-Speicher eingestellt ist, wird die Kopie möglicherweise nicht sofort angezeigt – oder sie wird als temporäre Datei gespeichert. Behalten Sie Ihren Ordner im Auge und aktualisieren Sie ihn bei Problemen schnell. Manchmal hilft es, Word zu schließen und erneut zu öffnen, damit die neue Datei erkannt wird.
Tipps zum Erstellen einer Kopie eines Word-Dokuments
- Überprüfen Sie den Speicherort immer doppelt, um zu vermeiden, dass Ihre Kopie verloren geht.
- Benennen Sie Ihre Kopien sorgfältig. Durch das Hinzufügen von Daten oder Versionsnummern behalten Sie den Überblick.
- Wenn Sie dies häufig tun, sollten Sie Ihr Dokument in eine Vorlage umwandeln, damit Sie es beim nächsten Mal schneller duplizieren können.
- Bevor Sie größere Änderungen vornehmen, sichern Sie das Original, indem Sie es kopieren – Vorsicht ist besser als Nachsicht.
- Die Verwendung von Cloud-Speichern wie OneDrive oder Google Drive kann die Datensicherung vereinfachen – speichern Sie stattdessen einfach direkt dort.
Häufig gestellte Fragen
Warum muss ich eine Kopie eines Word-Dokuments erstellen?
Manchmal möchten Sie das Original unverändert lassen – vielleicht bearbeiten Sie einen Entwurf oder erstellen eine Version eines Projekts. Durch das Erstellen von Kopien können Sie frei arbeiten, ohne Angst haben zu müssen, die ursprünglichen Daten zu verlieren oder Dinge durcheinander zu bringen.
Kann ich auf einem Mac eine Kopie eines Word-Dokuments erstellen?
Ja, im Grunde der gleiche Vorgang. Gehen Sie einfach zu Datei > Speichern unter oder drücken Sie Cmd + Shift + Sin neueren Versionen von Word für Mac auf. Bei manchen Versionen müssen Sie die Datei möglicherweise manuell im Finder duplizieren, aber meistens funktioniert die Word-eigene Funktion „Speichern unter“ problemlos.
Was passiert, wenn ich das Original versehentlich überschreibe?
Das kann passieren, besonders wenn man nicht aufpasst.Überprüfen Sie vor dem Speichern immer den Dateinamen und den Speicherort. Geben Sie im Zweifelsfall der zweiten Kopie zuerst einen eindeutigen Namen, um Verwirrung zu vermeiden.
Kann ich ein Word-Dokument auf ein USB-Laufwerk kopieren?
Auf jeden Fall. Wähle beim Speichern unter einfach dein USB-Laufwerk aus (es wird unter „Laufwerke“ oder „externer Speicher“ angezeigt).Speichere die Datei dort, und schon kann es losgehen.
Zusammenfassung
- Öffnen Sie Ihr Dokument und überprüfen Sie noch einmal, ob es das richtige ist.
- Klicken Sie auf Datei -> Speichern unter.
- Wählen Sie den Ordner oder das Laufwerk aus, in das Sie die Kopie erstellen möchten.
- Benennen Sie die neue Datei anders und klicken Sie auf Speichern.
- Ihr Duplikat ist einsatzbereit, ohne das Original zu beschädigen.
Zusammenfassung
Ehrlich gesagt ist das Erstellen von Kopien in Word kein Hexenwerk, aber es gehört zu den Dingen, die einem oft Schwierigkeiten bereiten, wenn man sich nicht damit auskennt. Nach ein paar Malen ist es ganz selbstverständlich – und es ist sehr praktisch, um Katastrophen zu vermeiden und die Versionen zu organisieren. Sollte es zu einem merkwürdigen Fehler kommen oder Word das Speichern unter verweigert, kann ein Neustart der App oder sogar des Computers Abhilfe schaffen. Probieren Sie es einfach aus und sehen Sie, ob es klappt. Hoffentlich spart das auf lange Sicht ein paar Stunden.