Wenn ein neuer Benutzer einer Microsoft 365-Gruppe hinzugefügt wird, erhält er automatisch eine Willkommens-E-Mail. Die Betreffzeile sieht üblicherweise so aus: „[Begrüßungs-E-Mail- Adresse]“.You've joined the <M365_Group_Name> groupZusätzlich gibt es eine Standardnachricht mit „ Willkommen in der M365_Gruppenname“. Es mag etwas ungewöhnlich erscheinen, aber diese E-Mail wird automatisch versendet und fordert die Mitglieder auf, Nachrichten und Dateien über die Gruppe zu teilen und Veranstaltungen zu koordinieren.
Das mag in manchen Fällen in Ordnung sein, aber wenn Ihre Tenant-Benutzer unzählige Gruppen erstellen oder diese Willkommens-E-Mails einfach als Spam empfinden, kann das sehr lästig werden – insbesondere, wenn die Postfächer aller Benutzer damit überfüllt sind. Leider lassen sich diese Willkommensnachrichten weder über das Azure-Portal noch über die Weboberfläche des Exchange Admin Centers deaktivieren. Das ist ziemlich frustrierend, denn ehrlich gesagt wirkt Microsofts Vorgehensweise in dieser Hinsicht recht eingeschränkt.
Zum Glück lassen sich diese E-Mails mit PowerShell deaktivieren. Kurz gesagt: Sie benötigen das Exchange Online PowerShell-Modul und – wie Sie sich wahrscheinlich schon gedacht haben – Administratorrechte. Falls Sie es noch nicht installiert haben, führen Sie folgenden Befehl aus:
Install-Module -Name ExchangeOnlineManagement -Force -Scope AllUsersNach der Installation stellen Sie mit einem globalen Administrator- oder Exchange Online-Administratorkonto eine Verbindung zu Ihrem Mandanten her:
Connect-ExchangeOnlineUm zu überprüfen, ob die Willkommensnachricht für eine bestimmte Gruppe aktiviert ist, verwenden Sie Folgendes:
Get-UnifiedGroup -Identity it_admins | select WelcomeMessageEnabledErsetzen Sie „it_admins“ durch Ihren tatsächlichen Gruppennamen. Wenn die Ausgabe „“ anzeigt WelcomeMessageEnabled : True, ist es Zeit, die Gruppe zu deaktivieren.
Get-UnifiedGroup it_admins | Set-UnifiedGroup -UnifiedGroupWelcomeMessageEnabled:$falseNur zur Info: Dies deaktiviert die Willkommensnachricht nur für diese eine Gruppe. Um sie für alle Gruppen im Mandanten zu deaktivieren – da dies bei manchen Konfigurationen mit mehreren Gruppen sehr aufwendig sein kann – führen Sie eine kleine Schleife wie diese aus:
$M365Groups = Get-UnifiedGroup foreach ($group in $M365Groups) { Set-UnifiedGroup $group. Identity -UnifiedGroupWelcomeMessageEnabled:$false } Und vergessen Sie nicht, die Sitzung nach Abschluss der Nutzung zu trennen, um alles aufzuräumen:
Disconnect-ExchangeOnlineProfi-Tipp: Bei kleineren oder Test-Tenants funktionieren diese Befehle unter Umständen nicht sofort oder erfordern mehrere Versuche. Massenänderungen dieser Art können außerdem unerwartete Aktualisierungen von Postfächern oder Push-Benachrichtigungen verursachen – planen Sie daher entsprechend.
Set-ExecutionPolicy RemoteSigned– gehen Sie dabei aber unbedingt vorsichtig vor.
Letztendlich ist es zwar etwas umständlich, aber die einzige Möglichkeit, Microsofts aktuelle Vorgehensweise zu umgehen, falls diese Willkommens-E-Mails die Nutzer stören oder Speicherplatz im Postfach verschwenden. Hätten Sie gedacht, dass man für eine so einfache E-Mail-Einstellung PowerShell benötigt? Zugegeben, die Massenbearbeitung kann etwas aufwendig sein, aber es funktioniert.
Zusammenfassung
- Installieren Sie das Exchange Online PowerShell-Modul.
- Verbinden Sie sich mit Connect-ExchangeOnline.
- Prüfen Sie, ob die Willkommensnachricht für eine Gruppe aktiviert ist.
- Deaktivieren Sie es für einzelne Gruppen oder für alle gleichzeitig mit einem Skript.
- Nach Gebrauch die Verbindung trennen.
Zusammenfassung
Sobald das erledigt ist, sollten Nutzer nicht mehr mit Willkommens-E-Mails überflutet werden. Ich verstehe nicht, warum Microsoft das so kompliziert gestaltet, aber immerhin gibt es einen Workaround – auch wenn er nicht ganz einfach ist. Hoffentlich hilft das jemandem, die E-Mail-Flut zu reduzieren. Hoffentlich spart es jemandem, der versucht, seine Benachrichtigungen aufzuräumen, ein paar Stunden.