Die Fehlermeldung „ Dieser Ordner kann nicht kopiert werden, da er möglicherweise private Elemente enthält “ in Outlook kann sehr ärgerlich sein, insbesondere beim Verschieben oder Kopieren von Ordnern aus einem freigegebenen Postfach. Es mag seltsam erscheinen, aber Outlook blockiert das Kopieren von Ordnern mit privaten Elementen absichtlich – vermutlich, um bestimmte Daten besser zu schützen. Sollten Sie aufgrund dieses Problems nicht weiterkommen, gibt es einige Umgehungslösungen, die anderen Nutzern geholfen haben, auch wenn sie etwas kompliziert sind.
Die Grundidee besteht darin, entweder die Ordnerstruktur neu zu erstellen und die Dateien manuell zu verschieben, den gesamten Ordner in eine PST-Datei zu exportieren und anschließend wieder zu importieren oder die Berechtigungen zu erweitern, indem man sich selbst zum Stellvertreter mit Besitzerrechten macht. Alle diese Optionen sind auf ihre Weise lästig, helfen aber oft, die Datenschutzsperre von Outlook zu umgehen.
Hier ist eine Übersicht der Lösungen mit etwas mehr technischen Details, damit Sie nicht den Überblick verlieren. Denn ja, die Benutzeroberfläche von Outlook ist bei diesen fortgeschrittenen Funktionen nicht immer ganz übersichtlich, und für einige Schritte müssen Sie in Menüs suchen oder Befehle ausführen.
So beheben Sie den Fehler „Ordner kann nicht kopiert werden, da er private Elemente enthält“ in Outlook
Methode 1: Erstellen Sie eine identische Ordnerstruktur und verschieben Sie die E-Mails manuell
Das ist wahrscheinlich die einfachste und unkomplizierteste Methode. Man erstellt einfach eine Kopie der Ordnerstruktur des freigegebenen Postfachs im eigenen Postfach und verschiebt dann die E-Mails. Das ist zwar etwas umständlich, weil man jeden Ordner und Unterordner manuell anlegen muss, aber manchmal ist es eben die einzige Möglichkeit, um private Elemente zu umgehen, die das Kopieren verhindern.
So geht’s:
- Öffnen Sie Outlook und entscheiden Sie, wo die neuen Ordner gespeichert werden sollen (wahrscheinlich unter Ihrem Postfach).
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ihr Postfach oder Ihren vorhandenen Ordner und wählen Sie „Neuer Ordner“ (oder „Ordner“, wenn Sie Outlook 365 verwenden).
- Benennen Sie den Ordner genauso wie den Ordner im freigegebenen Postfach, um die Vertrautheit zu wahren (oder wählen Sie einen anderen Namen, wenn Sie auf Nummer sicher gehen wollen).
- Wiederholen Sie diesen Vorgang für jeden Ordner und Unterordner, den Sie kopieren müssen.
- Gehen Sie nun zum freigegebenen Postfach, wählen Sie die E-Mails im Zielordner aus (Strg + A, um alle auszuwählen) und klicken Sie dann auf Verschieben > Anderer Ordner (oder Verschieben > In Ordner kopieren, wenn Sie das Original beibehalten möchten).
- Wählen Sie den neu erstellten Ordner in Ihrem Postfach aus und klicken Sie auf OK.
Das ist zwar etwas aufwendig, funktioniert aber, weil man den privaten Ordner nicht direkt kopiert, sondern die E-Mails einfach in eigene Ordner verschiebt und so die Sperre für private Elemente umgeht.
Methode 2: Freigegebenen Ordner als PST-Datei exportieren und wieder importieren – zuverlässigere Lösung
Falls das Erstellen von Ordnern zu zeitaufwendig erscheint, ist der Export des freigegebenen Ordners in eine PST-Datei eine zuverlässige Alternative. Dabei werden die Daten des freigegebenen Ordners exportiert und anschließend in Ihr Postfach importiert. Outlook handhabt den PST-Import aus irgendeinem Grund etwas anders, sodass private Elemente diesen Schritt möglicherweise nicht so stark behindern.
Hier ist der detaillierte Ablauf:
- Wählen Sie den Ordner aus dem freigegebenen Postfach aus, den Sie verschieben oder kopieren möchten.
- Gehen Sie zu Datei > Öffnen & Exportieren > Importieren/Exportieren.
- Wählen Sie „In eine Datei exportieren“ und klicken Sie auf „Weiter“.
- Wählen Sie „Outlook-Datendatei (.pst)“ aus und klicken Sie auf „Weiter“.
- Überprüfen Sie, ob der zu exportierende Ordner korrekt ist. Aktivieren Sie die Option „ Unterordner einbeziehen“, um alle Dateien zu exportieren.
- Wählen Sie einen Speicherort für die PST-Datei – am besten einen leicht zu findenden Ort, wie zum Beispiel Ihren Desktop – und klicken Sie auf Fertigstellen.
- Falls Sie dazu aufgefordert werden, geben Sie ein Passwort ein (oder lassen Sie das Feld leer, um diesen Vorgang zu überspringen).
Verschieben Sie nun diese PST-Datei in Ihre Outlook-Umgebung:
- Erstellen Sie einen neuen Ordner in Ihrem Postfach, nennen Sie ihn beispielsweise „Importierte freigegebene Daten“.
- Gehen Sie zurück zu Datei > Öffnen & Exportieren, dann zu Importieren/Exportieren.
- Wählen Sie „Aus einem anderen Programm oder einer anderen Datei importieren“ und klicken Sie auf „Weiter“.
- Wählen Sie „Outlook-Datendatei (.pst)“ aus und klicken Sie auf „Weiter“.
- Klicken Sie auf Durchsuchen, suchen Sie Ihre PST-Datei und öffnen Sie sie.
- Wählen Sie eine der Optionen zum Umgang mit Duplikaten – die meisten Leute wählen vorsichtshalber „Duplikate zulassen“.
- Importieren Sie die Datei in den zuvor erstellten Ordner oder, falls gewünscht, in Ihren Posteingang. Klicken Sie auf „Fertigstellen“.
Und voilà – Ihre freigegebenen Postfachdaten befinden sich nun in Ihrem Postfach und umgehen die Beschränkung des privaten Ordners. Allerdings sind private Elemente manchmal weiterhin als privat gekennzeichnet und werden nicht angezeigt, wenn Sie keine Berechtigung haben. Aber zumindest der Großteil der Daten wird übertragen.
Methode 3: Lassen Sie sich als Stellvertreter mit Eigentümerberechtigungen einrichten
Diese Methode ist etwas komplexer, ermöglicht Ihnen aber die volle Kontrolle über das Verschieben und Kopieren von Ordnern, einschließlich privater Elemente, da Sie nun offiziell der Eigentümer sind. Die Einrichtung ist etwas aufwendig, da Zugriffsrechte erforderlich sind, aber sie ist die umfassendste Lösung, wenn Sie dauerhaften Zugriff benötigen oder diese Fehler dauerhaft vermeiden möchten.
Schritte:
- In Outlook gehen Sie zu Datei > Kontoeinstellungen > Zugriff delegieren.
- Klicken Sie auf „Hinzufügen“ und suchen Sie Ihren Namen oder geben Sie ihn manuell ein.
- Wählen Sie Ihr Konto aus, klicken Sie dann auf Hinzufügen und anschließend auf OK.
- Das Fenster „Stellvertreterberechtigungen“ öffnet sich. Legen Sie sich selbst als Bearbeiter für den Posteingang fest oder wählen Sie besser noch „Besitzer“ für den Hauptordner. Aktivieren Sie unbedingt die Option „Stellvertreter kann meine privaten Elemente sehen“, um vollen Zugriff zu erhalten.
- Öffnen Sie für den freigegebenen Ordner der obersten Ebene die Ordnereigenschaften (Rechtsklick auf den Ordner, dann Eigenschaften ) und wechseln Sie zur Registerkarte Berechtigungen.
- Fügen Sie Ihren Namen hinzu, falls er noch nicht vorhanden ist, und stellen Sie dann die Berechtigungsstufe auf „Besitzer“ ein.
- Klicken Sie auf OK, und schon sind Sie fertig. Jetzt können Sie Ordner verschieben/kopieren, ohne dass Outlook Sie aufgrund privater Elemente blockiert.
Hinweis: Die genauen Menüs können je nach Outlook-Version leicht variieren, das Grundprinzip bleibt jedoch gleich. Diese Methode ist etwas fortgeschritten, aber wenn Sie häufig auf private Elemente stoßen, die Sie blockieren, lohnt es sich, sie ein für alle Mal einzurichten.
Was sind private Elemente in Outlook?
Outlook bietet die Möglichkeit, E-Mails oder Kalendereinträge als privat zu markieren. Sobald ein Element als privat gekennzeichnet ist, können andere Benutzer mit Zugriffsrechten den entsprechenden Ordner nicht mehr verschieben oder kopieren – insbesondere bei eingeschränkten Berechtigungen oder wenn die Markierung einen bestimmten Grund hat. Die Kennzeichnung „privat“ dient der Wahrung der Vertraulichkeit, und Outlook schützt diese Elemente zuverlässig vor versehentlichem Kopieren. Manchmal ist diese Funktion jedoch umständlich und erschwert die Verwaltung gemeinsam genutzter Daten.
Hoffentlich helfen Ihnen diese Informationen weiter. Wichtig ist: Diese Fehler sind lösbar – es braucht nur einen kleinen Umweg. Viel Erfolg!
Zusammenfassung
- Erstellen Sie neue Ordner und verschieben Sie E-Mails manuell, falls Datenschutzbestimmungen das gemeinsame Kopieren verhindern.
- Exportieren Sie den freigegebenen Ordner in eine PST-Datei und importieren Sie ihn anschließend in Ihr Postfach – eine Art sicherere Massenlösung.
- Legen Sie sich selbst als Stellvertreter mit Eigentümerberechtigungen für dauerhaften Zugriff und volle Kontrolle fest.
Zusammenfassung
Diese ganze Sache mit den privaten Elementen in Outlook ist echt nervig, besonders wenn man freigegebene Daten vorbereiten oder aufräumen will. Die manuelle Vorgehensweise funktioniert zwar, ist aber mühsam. Exportieren und erneut importieren scheint die Blockierung meistens zu umgehen, und die Stellvertretungsrechte sind zwar die gründlichste Methode, erfordern aber Eingriffe in die Berechtigungen. Hoffentlich hilft Ihnen einer dieser Tricks, sich etwas Ärger zu ersparen und die Fehlermeldung zu beheben. Ich drücke Ihnen die Daumen – es hat bei mehreren Systemen funktioniert, also hilft es vielleicht auch bei Ihnen.