Die Einrichtung der E-Mail-Weiterleitung in Zoho Mail ist im kostenlosen Tarif nicht ganz einfach. Spoiler: E-Mail-Weiterleitungen, insbesondere automatische, sind in der Regel kostenpflichtig. Wenn Sie also nur ein kostenloses Zoho-E-Mail-Konto nutzen, wundern Sie sich nicht, wenn die Option fehlt oder nicht funktioniert. Es ist schon etwas seltsam, wie Zoho es einem manchmal unnötig schwer macht, aber so ist es nun mal. Für Nutzer kostenpflichtiger Tarife kann die automatische Weiterleitung hingegen eine echte Erleichterung sein – insbesondere, wenn Sie mehrere Konten verwalten oder Sicherungskopien erstellen möchten, ohne jedes Mal alles manuell weiterleiten zu müssen.
Wenn Sie einen kostenpflichtigen Tarif nutzen und diese Funktion aktivieren möchten, gehen Sie im Allgemeinen wie folgt vor. Normalerweise besteht der Vorgang aus zwei Schritten: der Einrichtung der Weiterleitung und der Bestätigung der Ziel-E-Mail-Adresse. Manchmal läuft es nicht ganz reibungslos – beispielsweise landet die Bestätigungs-E-Mail im Spam-Ordner oder die Bestätigung wird nicht beim ersten Versuch angenommen. Warum es manchmal funktioniert und manchmal nicht, ist mir nicht bekannt. Nun ja, anderer Browser, anderes Netzwerk, anderes Glück. Hier sind jedenfalls die wichtigsten Schritte, die Sie zum Ziel führen sollten, egal ob Sie als Administrator oder Benutzer vorgehen.
So richten Sie die automatische E-Mail-Weiterleitung in Zoho Mail ein
E-Mail-Weiterleitung einrichten – Administrator vs. Benutzer
Als Administrator konfigurieren Sie die Weiterleitung über die Administratorkonsole.
- Melden Sie sich in Ihrer Zoho Mail-Administrationskonsole an. Sie befindet sich unter https://admin.zoho.com.
- Gehen Sie zu „Benutzer“ und wählen Sie das Konto aus, von dem Sie die E-Mails weiterleiten möchten.
- Klicken Sie, um die Benutzereinstellungen zu öffnen, und suchen Sie dann nach Postfacheinstellungen > E-Mail-Weiterleitung. Manchmal ist diese Option in den erweiterten Einstellungen versteckt.
- Geben Sie im Feld „E-Mail-Weiterleitungsadresse hinzufügen“ die externe E-Mail-Adresse ein, an die E-Mails gesendet werden sollen. Klicken Sie auf die Schaltfläche „+“ daneben, um die Adresse hinzuzufügen.
- Es sollte ein Pop-up-Fenster erscheinen – bestätigen Sie mit einem Klick auf „Hinzufügen“. Manchmal sendet Zoho hier eine Bestätigungs-E-Mail, behalten Sie daher den entsprechenden Posteingang im Auge.
Das ist etwas ungewöhnlich, aber bei manchen Konten schlägt dieser Schritt beim ersten Mal fehl. Möglicherweise müssen Sie ihn wiederholen oder die Seite aktualisieren. Beachten Sie außerdem, dass Sie E-Mails nicht zweimal an dieselbe Adresse weiterleiten können und die maximale Anzahl an Weiterleitungsadressen pro Benutzer in der Regel bei etwa drei liegt – mehr als ausreichend für die meisten Konfigurationen.
Als Benutzer können Sie die Weiterleitung in Ihren Zoho Mail-Einstellungen einrichten.
- Melden Sie sich in Ihrem Zoho Mail-Konto an.
- Klicken Sie auf Einstellungen (das Zahnradsymbol).
- Navigieren Sie zu E-Mail-Konten.
- Suchen Sie den Abschnitt „ Weiterleitungen“ und klicken Sie darauf.
- Geben Sie die Ziel-E-Mail-Adresse unter „Neue E-Mail-Weiterleitung hinzufügen“ ein und klicken Sie auf „Speichern“.
Zoho sendet Ihnen erneut eine Bestätigungs-E-Mail. Rufen Sie Ihren Posteingang auf und kopieren Sie den Code oder klicken Sie auf den Link zur Bestätigung. Manchmal landet diese Bestätigungs-E-Mail im Spam-Ordner.Überprüfen Sie daher bitte Ihren Posteingang, falls Sie die E-Mail nicht erhalten.
Überprüfen Sie die Weiterleitungsadresse – Zoho möchte sicherstellen, dass Sie nicht einfach nur Spam weiterleiten.
- Öffnen Sie die an Ihre Zieladresse gesendete Bestätigungs-E-Mail.
- Kopieren Sie den Code oder klicken Sie auf den Bestätigungslink.
- Zurück in Zoho fügen Sie den Code in das Bestätigungsfeld ein und bestätigen Sie.
Nach der Verifizierung werden alle eingehenden E-Mails weitergeleitet, sofern Sie keine spezifischen Filter festlegen. Beachten Sie jedoch: Wenn Sie möchten, dass bestimmte Nachrichten nur unter bestimmten Bedingungen weitergeleitet werden, können Ihnen die Filter von Zoho dabei helfen – dazu später mehr.
Bedingte Weiterleitung einrichten (Filter sind die Lösung)
- Gehen Sie in Ihrem Zoho Mail-Konto zu Einstellungen > Filter.
- Erstelle einen neuen Filter und gib ihm einen Namen.
- Regeln festlegen – z. B.muss der Absender „[email protected]“ enthalten oder der Betreff „dringend“ lauten.
- Wählen Sie unter „Aktionen“ die Option „E-Mail weiterleiten an“ und fügen Sie Ihre Zieladresse hinzu.
- Speichern Sie die Einstellungen und überprüfen Sie, ob der Filter aktiv ist.
Eingehende passende E-Mails werden nun automatisch weitergeleitet. Bitte überprüfen Sie jede Weiterleitungsadresse – Zoho legt diesbezüglich großen Wert darauf. Sollte die Überprüfung fehlschlagen, versuchen Sie es nach einigen Minuten erneut oder prüfen Sie die Spamfilter des Zielkontos. Einige Nutzer berichten, dass die Überprüfung gelegentlich etwas unzuverlässig ist – die Ergebnisse können variieren.
Die Weiterleitung bei Bedarf deaktivieren oder entfernen.
- Kehren Sie als Administrator oder Benutzer zu Postfacheinstellungen > E-Mail-Weiterleitung zurück.
- Die Weiterleitungsadresse deaktivieren oder löschen. Ganz einfach.
- Administratoren können die Weiterleitung für mehrere Benutzer gleichzeitig deaktivieren.
Achtung: Zoho unterstützt keine Weiterleitung für POP-Konten. Wenn Sie mehrere Weiterleitungsadressen hinzufügen, ist die Anzahl in der Regel begrenzt (meist 3 pro Benutzer/Administrator).Außerdem ist die mehrfache Weiterleitung an dasselbe Konto generell nicht erlaubt – Zoho hat Regeln, die manchmal etwas rätselhaft sind.
Wenn die Weiterleitung nicht mehr richtig funktioniert oder E-Mails hängen bleiben, kann Zoho die Weiterleitung manchmal automatisch deaktivieren – behalten Sie das also im Auge.
Zusätzliche Extras – was Sie sonst noch wissen sollten
- Es empfiehlt sich, bereits weitergeleitete E-Mails nicht weiterzuleiten, da man sonst Duplikate erhält oder E-Mails verpasst.
- Mehrere Filter könnten die Sache verkomplizieren – testen Sie jede Regel, um sicherzustellen, dass sie wie beabsichtigt funktioniert.
- Wenn die Weiterleitung nicht funktioniert, überprüfen Sie Ihre Berechtigungen, Ihren Spam-Ordner und stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail-Adressen korrekt und verifiziert sind.
Alles in allem ist die Weiterleitung in Zoho nicht sonderlich kompliziert, sobald man sich mit den Einstellungen vertraut gemacht hat (die allerdings etwas umständlich sein können).Wichtig: Bei kostenlosen Tarifen ist diese Funktion wahrscheinlich nicht verfügbar. Bei kostenpflichtigen Tarifen kann sie hingegen viel Zeit sparen, insbesondere wenn sie mit Filtern und Verifizierung korrekt eingerichtet ist.
Ist eine automatische Weiterleitung überhaupt möglich?
Ja, die meisten E-Mail-Dienste, einschließlich Zoho Mail, unterstützen die automatische Weiterleitung über Regeln oder Filter. Das ist praktisch, um E-Mails zusammenzuführen oder Backups zu erstellen. Beachten Sie jedoch, dass einige Einstellungen von Ihrem Administrator oder aufgrund von Tarifbeschränkungen eingeschränkt sein können. Falls etwas nicht funktioniert, überprüfen Sie Ihre Adressen, prüfen Sie Ihren Spam-Ordner und versuchen Sie die Bestätigung erneut. Manchmal hilft nur etwas Geduld oder das Anpassen der Einstellungen.
Zusammenfassung
- Die Weiterleitungsfunktion ist nur in den kostenpflichtigen Zoho Mail-Tarifen verfügbar – seien Sie sich dessen bewusst, wenn Sie einen kostenlosen Tarif nutzen.
- Richten Sie die Weiterleitung je nach Ihrer Rolle entweder im Admin-Bereich oder in Ihren Kontoeinstellungen ein.
- Überprüfen Sie die Ziel-E-Mail-Adresse anhand der Bestätigungs-E-Mail, die Zoho versendet.
- Verwenden Sie bei Bedarf Filter für die bedingte Weiterleitung.
- Vergessen Sie nicht, die Weiterleitung zu deaktivieren oder zu löschen, wenn sie nicht mehr benötigt wird, insbesondere wenn Sie eine Fehlerbehebung durchführen.
- Beachten Sie die Beschränkungen: In der Regel sind 3 Weiterleitungsadressen pro Benutzer/Administrator zulässig.
- Falls die Weiterleitung fehlschlägt, prüfen Sie den Spam-Ordner, verifizieren Sie die Adressen erneut und versuchen Sie es erneut.
Zusammenfassung
Dieser ganze Prozess kann etwas mühsam sein – Zoho macht es einem nicht gerade leicht, insbesondere bei Verifizierungsproblemen. Aber sobald alles eingerichtet ist, läuft es erstaunlich zuverlässig. Beachten Sie nur: Wenn Sie einen kostenlosen Tarif nutzen, haben Sie möglicherweise gar keinen Zugriff. Bezahlte Tarife bieten Ihnen hingegen mehr Kontrolle und Automatisierungsoptionen. Hoffentlich helfen diese Schritte jemandem, sich nicht die Haare zu raufen. Viel Glück!