In diesem Beitrag geht es darum, die automatische Antwortfunktion in Zoho Mail ganz einfach einzurichten. Vielleicht fahren Sie in den Urlaub, sind unterwegs in einem Gebiet mit schlechtem WLAN oder möchten einfach professionell bleiben, auch wenn Sie viel zu tun haben. Was auch immer der Grund ist: Mit einer automatischen Antwort sparen Sie sich viel unnötigen Aufwand und halten Ihre Kontakte auf dem Laufenden. Ehrlich gesagt ist es aber nicht immer ganz einfach, vor allem angesichts der vielen Einstellungen und Optionen von Zoho. Deshalb hier eine kurze, aber hilfreiche Anleitung, damit Sie die automatische Antwort problemlos einrichten können.
So richten Sie automatische Antworten in Zoho Mail ein
Melden Sie sich an und finden Sie die Abwesenheitseinstellungen.
Melden Sie sich zunächst in Ihrem Zoho Mail-Konto an. Die Adresse lautet üblicherweise https://mail.zoho.com. Sobald Sie angemeldet sind, suchen Sie oben rechts nach dem Zahnradsymbol für die Einstellungen – Zoho macht es einem ja bekanntlich nicht leicht, wichtige Funktionen zu finden. Klicken Sie darauf und suchen Sie anschließend im Bereich „E-Mail“ (möglicherweise erscheint es in der linken Seitenleiste) nach „ Abwesenheitsnotiz“. Diese Option ist manchmal etwas versteckt, also lassen Sie sich nicht entmutigen, wenn Sie sie nicht sofort sehen.
Konfigurieren Sie Ihre automatischen Antworten
- Sobald Sie angemeldet sind, sehen Sie Optionen, um Start- und Enddatum sowie -zeit für Ihre automatische Antwort festzulegen. Damit teilen Sie Zoho im Prinzip mit, wie lange die automatische Antwort erfolgen soll – beispielsweise vom 15. Juli um 9:00 Uhr bis zum 20. Juli um 17:00 Uhr. Ganz einfach.
- Standardmäßig werden die Antworten während dieses Zeitraums täglich versendet. Wenn Sie Antworten nur an bestimmten Tagen erhalten möchten, müssen Sie die anderen Tage abwählen. Logisch, oder?
- Wählen Sie als Nächstes aus, wer die automatischen Antworten erhalten soll. Zoho bietet Ihnen die Möglichkeit, festzulegen, ob nur Ihre Kollegen oder auch externe Personen die Antwort sehen sollen. Normalerweise sind beide Optionen standardmäßig aktiviert, Sie können aber eine davon deaktivieren. Dies ist nützlich, wenn Sie nicht möchten, dass externe Personen Ihre Abwesenheit bemerken, Ihre Kollegen aber dennoch Ihre Abwesenheitsnachricht sehen sollen.
- Geben Sie im E-Mail-Nachrichtenfeld Betreff und Nachricht ein. Sie können – wie bei Ihren normalen E-Mails – auch eine Signatur über die Symbolleiste hinzufügen. So erhält jeder, der Ihnen eine E-Mail schreibt, Ihren Namen, Ihre Berufsbezeichnung, Ihre Telefonnummer und alle weiteren gewünschten Informationen.
- Wenn Sie keine internen Antworten benötigen, deaktivieren Sie einfach das Kontrollkästchen „Automatisierte Antworten an Organisationsbenutzer aktivieren“.Dadurch bleibt alles übersichtlich und Missverständnisse innerhalb Ihres Teams werden vermieden.
Externe automatische Antworten und andere Optionen festlegen
- Scrollen Sie nach unten zu „ Aktivierung der automatischen Antwort an externe Benutzer“. Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen „Automatisierte Antworten an externe Benutzer aktivieren“ aktiviert ist, da Zoho sonst keine Nachrichten an Personen außerhalb Ihrer Organisation sendet.
- Legen Sie fest, ob Sie auf alle externen E-Mails, nur auf Ihre gespeicherten Kontakte oder auch auf externe E-Mails, die nicht in Ihren Kontakten gespeichert sind, antworten möchten. Letzteres ist sinnvoll, wenn Sie gezielter vorgehen und Spam oder unerwünschte Nachrichten vermeiden möchten.
- Wenn Sie dieselbe Nachricht für interne und externe Antworten wiederverwenden möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „ Dieselbe automatische Antwortnachricht wie für interne Benutzer auch für externe Benutzer verwenden“. Andernfalls füllen Sie einfach die separaten Felder für Betreff und Nachricht für externe Kontakte aus.
Wählen Sie aus, welches Konto die automatische Antwort erhalten soll (falls mehrere konfiguriert sind).
Wenn Sie mehrere E-Mail-Adressen mit Zoho Mail verknüpft haben, können Sie eine bestimmte Adresse für automatische Antworten auswählen oder „ Alle Konten“ wählen. So vermeiden Sie, dass automatische Antworten vom falschen Posteingang gesendet werden. Beachten Sie: Pro Konto ist nur eine automatische Antwort gleichzeitig möglich. Wenn Sie die Funktion zweimal aktivieren, wird die ältere Antwort überschrieben.
Antworthäufigkeit und Kalendereinstellungen steuern
- Automatisches Antwortintervall: Sie können festlegen, wie oft ein Absender eine Antwort erhält, wenn er mehrere E-Mails sendet. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:
- Senden Sie während Ihrer gesamten Abwesenheit nur eine Antwort : Ihre Empfänger erhalten nur eine Nachricht, egal wie viele E-Mails sie Ihnen während Ihrer Abwesenheit senden.
- Antworte alle N Tage : Sie erhalten nach X Tagen eine weitere automatische Antwort, wenn sie dir weiterhin E-Mails schicken.
- Antworten Sie sogar noch am selben Tag : Jede E-Mail wird beantwortet, was etwas nervig werden kann, wenn jemand immer wieder auf Senden klickt, aber hey, das haben Sie ja so gewählt.
- Es besteht auch die Möglichkeit, nur dann zu antworten, wenn die Empfänger direkt angesprochen werden (nicht nur in Kopie oder Bcc).Dadurch wirkt die Kommunikation weniger wie Spam und ist zielgerichteter.
- Und wenn Sie Ihren Kalender häufig nutzen, können Sie festlegen, ob Zoho während Ihrer Abwesenheit geplante Meetings ablehnen soll. Sie können alle ignorieren, nur neue Einladungen ablehnen oder alle ablehnen – praktisch, wenn Sie keine ungebetenen Termine während Ihrer Abwesenheit wünschen.
Verpacken und sparen
Zum Schluss: Legen Sie fest, ob eine Kopie der automatischen Antworten im Ordner „Gesendet“ gespeichert werden soll. Dies kann bei der Fehlersuche oder einfach zur Dokumentation hilfreich sein. Sobald alle Einstellungen vorgenommen wurden, klicken Sie auf „Speichern“. Wenn alles funktioniert, versendet Zoho Ihre vordefinierte Nachricht automatisch, sobald innerhalb des festgelegten Zeitraums eine E-Mail eingeht.
Und das war’s im Prinzip. Der ganze Prozess ist nicht sonderlich kompliziert, aber die Benutzeroberfläche kann manchmal etwas verwirrend sein. Denken Sie daran, die Daten und die Empfänger Ihrer Antwort zu überprüfen, sonst antworten Sie womöglich versehentlich der falschen Gruppe. Ehrlich gesagt, kann es bei manchen Konfigurationen beim ersten Einrichten zu kleinen Problemen kommen, die einen Neustart oder eine Aktualisierung erfordern. Wundern Sie sich also nicht, wenn es beim ersten Mal nicht perfekt funktioniert.
Wie antworte ich in Zoho auf eine E-Mail?
Ganz einfach: E-Mail öffnen, auf „Antworten “ oder „Allen antworten“ klicken, Nachricht eingeben und auf „Senden“ klicken. Wenn Sie die automatische Antwort eingerichtet haben, sendet Zoho Ihre vordefinierte Antwort automatisch, während Sie abwesend sind – für ein beruhigendes Gefühl. Vergessen Sie nur nicht, die automatische Antwort zu deaktivieren, wenn Sie zurückkommen, sonst denken alle weiterhin, Sie seien noch nicht da.
Zusammenfassung
- Melden Sie sich an und gehen Sie zu Einstellungen > E-Mail > Abwesenheitsnotiz.
- Legen Sie Datum, Wochentag, Zielgruppe und Nachricht fest.
- Entscheiden Sie, ob externe Kontakte eine andere Antwort erhalten sollen, und wählen Sie das entsprechende Konto aus.
- Antworthäufigkeit und Ablehnungsoptionen im Kalender steuern.
- Klicken Sie auf Speichern und warten Sie, bis Zoho seine Arbeit erledigt hat.
Zusammenfassung
Ehrlich gesagt, wenn man es erst einmal richtig eingerichtet hat, ist es eine wirklich nützliche Funktion – weniger Stress wegen vergessener Abwesenheitsnotizen oder verpasster dringender Nachrichten. Zugegeben, die Benutzeroberfläche von Zoho hat ein paar Macken, aber solange man die Einstellungen überprüft, erspart sie einem langfristig viel Ärger. Hoffentlich spart das jemandem ein paar Stunden.