Partager votre tableau blanc depuis Microsoft Teams avec une personne extérieure à votre organisation peut être assez frustrant, surtout lorsque l’option « Tout le monde » est grisée. Cela signifie généralement qu’un blocage d’autorisations est présent dans vos paramètres d’administration ou les politiques de votre organisation. L’objectif est de trouver comment autoriser des personnes extérieures à consulter votre tableau blanc ou à collaborer dessus sans trop de difficultés. En général, il faut s’assurer que votre administrateur accorde les autorisations appropriées, et vous devrez peut-être modifier certains paramètres dans le centre d’administration ou PowerShell. Parfois, il suffit d’activer quelques options ou de s’assurer que le partage externe est activé pour votre locataire. Le processus peut paraître un peu complexe, mais résoudre ce problème peut ouvrir la voie à une collaboration en dehors de votre cercle habituel ; ce qui, soyons honnêtes, est souvent l’objectif premier du partage de tableaux blancs.
Comment résoudre le problème du partage de tableau blanc en dehors de votre organisation
Méthode 1 – Vérifier et activer le partage externe dans le centre d’administration
C’est la solution la plus courante. Si les options de partage du tableau blanc sont grisées, il est probable que les politiques de partage externe de l’organisation les bloquent. Connectez-vous au Centre d’administration Microsoft 365 en tant qu’administrateur et assurez-vous que le partage externe est activé pour SharePoint et OneDrive (puisque les tableaux blancs y sont stockés).La procédure peut varier légèrement selon la version de votre console d’administration, mais en général :
- Accédez à Paramètres > Paramètres de l’organisation > Partage. Sur certaines configurations, cette option se trouve sous Services et compléments > SharePoint.
- Vérifiez que « Partage externe » est défini sur « Tout le monde » ou au moins sur « Invités nouveaux et existants ».
- Assurez-vous que cette politique est appliquée à la fois à SharePoint et à OneDrive, ce qui est essentiel car les tableaux blancs sont stockés dans ces services.
Une fois cela fait, revenez aux paramètres de partage du tableau blanc dans Teams ou sur le portail d’administration et vérifiez si l’option « Tout le monde » est activée. Notez que certaines organisations verrouillent cette option de manière stricte ; si vous ne pouvez pas la modifier, vous devrez peut-être demander à votre administrateur de le faire pour vous.
Méthode 2 – Utiliser PowerShell pour activer l’accès invité aux tableaux blancs
Si les modifications apportées au centre d’administration n’ont pas fonctionné, ou si votre organisation a des politiques très strictes, une commande PowerShell peut être nécessaire. Je ne sais pas pourquoi cela fonctionne, mais il arrive que les paramètres d’administration nécessitent un petit coup de pouce via un script pour autoriser le partage.
- Tout d’abord, connectez-vous à SharePoint Online PowerShell. Utilisez le module SharePointPnPPowerShellOnline. Si vous ne l’avez pas, installez-le via :
Install-Module SharePointPnPPowerShellOnline- Ensuite, connectez-vous à votre site SharePoint :
Connect-PnPOnline -Url "https://yourdomain.sharepoint.com" -Interactive- Une fois connecté, exécutez cette commande pour autoriser l’accès anonyme aux tableaux blancs (parfois nécessaire pour les collaborations d’invités) :
Set-SPOTenant -AllowAnonymousMeetingParticipantsToAccessWhiteboards OnCette étape active la fonctionnalité permettant aux visiteurs externes ou anonymes de participer. Dans certaines configurations, l’exécution de la commande par un administrateur depuis le module PowerShell de Microsoft 365 Sécurité et Conformité peut être nécessaire, mais votre administrateur aura peut-être besoin de votre aide. Il s’agit d’un correctif, mais il ouvre de nouvelles possibilités de partage.
N’oubliez pas qu’après avoir effectué ces modifications, un redémarrage rapide de Teams ou un vidage du cache peut faciliter la prise en compte des nouvelles autorisations. Sur certains ordinateurs, cette solution échoue *parfois* du premier coup, puis fonctionne après un redémarrage ; Windows complique simplement les choses plus que nécessaire.
Méthode 3 – Utiliser « Partager avec des personnes spécifiques » et exporter les options de partage
Si les autorisations à l’échelle de l’organisation sont verrouillées, essayez cette solution : partagez le tableau blanc avec des personnes spécifiques au sein de votre organisation, puis exportez-le sous forme d’image ou de PDF pour l’envoyer hors de la plateforme. Ce n’est pas aussi idéal, mais cela peut fonctionner en cas de besoin.
- Cliquez sur le tableau blanc, puis sélectionnez l’option de partage et choisissez « Partager avec des personnes spécifiques ».
- Définissez les autorisations uniquement pour les personnes avec lesquelles vous partagez, puis copiez le lien.
- Téléchargez le tableau blanc au format image ou PDF (si disponible).Les outils de tableau blanc proposent généralement une fonction d’exportation : recherchez des icônes comme « Télécharger » ou « Exporter ».
- Envoyez le fichier manuellement en dehors de Teams, car le partage de tableaux blancs en direct en externe peut être bloqué par défaut.
C’est un peu maladroit, mais bon, si le partage de lien réel est bloqué, l’exportation garantit que le contenu sort, mais pas la collaboration en direct.
Pourquoi les utilisateurs extérieurs ne peuvent-ils pas accéder à mon tableau blanc ?
En principe, les tableaux blancs contiennent généralement des informations sensibles, et Microsoft impose des restrictions de partage très strictes. Le système prend principalement en charge le partage au sein de votre organisation, avec des options d’accès B2B ou Invité. Si une personne extérieure à votre organisation tente d’y accéder, elle doit être un partenaire B2B disposant d’un compte Azure Active Directory ou un utilisateur Invité disposant d’autorisations spécifiques. Sinon, vous n’obtiendrez que le lien « Tout le monde » grisé, qui n’est normalement pas accessible sans configuration administrateur.
Bien entendu, les politiques d’organisation sont importantes : si votre administrateur a désactivé le partage externe au niveau du locataire, vous ne pouvez pas faire grand-chose d’autre sans modifier la politique. Pour en savoir plus sur ce qui est autorisé ou non, consultez la page du support Microsoft.