Comment configurer les messages de réponse automatique (absence du bureau) dans Exchange et Microsoft 365

Configurer les réponses automatiques dans Exchange (Server ou Microsoft 365) n’est pas extrêmement compliqué, mais la multitude d’étapes et d’options disponibles peut s’avérer fastidieuse. Parfois, on souhaite simplement envoyer un message d’absence rapide, sans trop se compliquer la vie, notamment en cas de déplacement ou de simple congé. Mais il arrive aussi que l’on ait l’impression de naviguer dans un labyrinthe de paramètres, de scripts en ligne de commande et d’autorisations. Ce guide aborde les bases et quelques astuces pratiques pour activer, désactiver et personnaliser les réponses automatiques, que vous utilisiez le Centre d’administration Exchange, Outlook ou PowerShell. L’objectif est de vous fournir une réponse automatique performante, qui évite les boucles de messagerie et permet même de programmer ces réponses si nécessaire.

Comment activer la réponse automatique dans Exchange Server ?

Si votre serveur Exchange est opérationnel, la plupart des paramètres de réponse automatique peuvent être configurés via le Panneau de configuration Exchange (ECP).C’est simple, mais n’oubliez pas que des droits d’administrateur sont nécessaires pour effectuer ces modifications. L’avantage principal ? Une interface visuelle, une prise en main plus facile pour les débutants et la possibilité de modifier rapidement les paramètres sans avoir à utiliser de scripts PowerShell à chaque fois. Vous devrez vous connecter à https:///ecpet disposer des autorisations d’administrateur appropriées.

Utilisation du Centre d’administration Exchange (CAE) pour activer la réponse automatique

• Connectez-vous au panneau de contrôle Exchange. Généralement, l’adresse ressemble à https:///ecp.
• Cliquez sur votre icône d’utilisateur en haut à droite, puis sélectionnez Destinataires > Boîtes aux lettres.
• Choisissez la boîte aux lettres pour laquelle vous souhaitez configurer la réponse automatique : celle du patron, d’une personne en congé, etc.
• Dans les propriétés de la boîte aux lettres, accédez à l’ onglet Flux de messagerie ou Réponses automatiques (la mise en page dépend de votre version).
• Cliquez sur Gérer les réponses automatiques. Maintenant, voici la partie amusante : cochez la case Envoyer des réponses automatiques.
• Vous pouvez définir les heures de début et de fin des réponses automatiques, ce qui est idéal si vous êtes absent pendant une période déterminée. C’est pratique car, si vous oubliez, elles ne seront pas envoyées indéfiniment.
• Rédigez un message destiné aux destinataires internes (les personnes faisant partie de votre organisation) et un autre pour les destinataires externes, si nécessaire. Veillez à le personnaliser : c’est préférable à un simple « Je me retire ».
• Cliquez sur Enregistrer et fermer. C’est fait. Désormais, Outlook ou votre messagerie web enverra le message lorsqu’une personne vous contactera pendant cette période.

Cette approche est très utile car elle est visuelle et moins sujette aux erreurs que PowerShell. Vous remarquerez probablement que, sur certaines configurations, la réponse automatique peut mettre une minute ou deux à s’activer, ou qu’il arrive parfois que le premier e-mail ne soit pas envoyé ; mais après quelques instants ou un rafraîchissement, tout rentre dans l’ordre.

Utilisation de PowerShell pour gérer les réponses automatiques

Pour ceux qui préfèrent la ligne de commande ou souhaitent automatiser davantage de tâches, PowerShell est l’outil idéal. Vous pouvez exécuter ces commandes depuis l’ environnement de commande Exchange Management Shell, que ce soit sur votre serveur ou à distance. N’oubliez pas que vous aurez besoin des autorisations appropriées et, sur les configurations plus récentes (comme Exchange Online), de vous connecter avec les modules adéquats, tels que Connect-ExchangeOnline.

Voici un exemple rapide pour activer les réponses automatiques :

$UserEmail = "[email protected]" $StartDate = "10/17/2022 00:00:01" $EndDate = "10/21/2022 23:59:59" $InternalMsg = "Hey, I’m out of the office till next week, will reply when I get back." $ExternalMsg = "Hi! I'm out for a few days, reach out later." Set-MailboxAutoReplyConfiguration -Identity $UserEmail -AutoReplyState Scheduled -StartTime $StartDate -EndTime $EndDate -InternalMessage $InternalMsg -ExternalMessage $ExternalMsg

Si vous souhaitez désactiver la réponse automatique ultérieurement, c’est tout aussi simple :

Set-MailboxAutoReplyConfiguration -Identity $UserEmail -AutoReplyState Disabled

Autre astuce : le transfert automatique de tous les e-mails à une autre personne pendant votre absence peut se faire via :

Set-Mailbox -Identity $UserEmail -ForwardingAddress [email protected] -DeliverToMailboxAndForward $true

N’oubliez pas de le désactiver ultérieurement avec -ForwardingSmtpAddress $null ou en supprimant complètement le transfert.

Configuration des messages d’absence du bureau dans Microsoft 365 (Exchange Online)

Dans Microsoft 365, le principe est le même, mais l’interface est web. Il suffit d’accéder au Centre d’administration Microsoft 365 (https://admin.exchange.microsoft.com ) et de sélectionner la boîte aux lettres à mettre à jour.

1. Accédez à Destinataires > Boîtes aux lettres.
2. Cliquez sur la boîte aux lettres, puis passez à l’ onglet « Autres ».
3. Cliquez sur Réponses automatiques > Gérer les réponses automatiques.
4. Cochez la case « Envoyer des réponses automatiques » et saisissez votre message pour les contacts internes et externes. Aucune option de programmation n’est disponible ; vous devrez donc désactiver cette fonction manuellement à votre retour.

De plus, pour un contrôle et une automatisation accrus, PowerShell fonctionne comme dans les environnements serveur. N’oubliez pas que vous devez vous connecter Connect-ExchangeOnline, puis exécuter des commandes telles que :

Set-MailboxAutoReplyConfiguration -Identity [email protected] -AutoReplyState Enabled -InternalMessage "Hi, I’m out of the office." -ExternalMessage "Out for a bit, back soon!"

Et pour l’éteindre :

Set-MailboxAutoReplyConfiguration -Identity [email protected] -AutoReplyState Disabled

Microsoft 365 vous permet même de configurer des options plus avancées, comme le refus des demandes de réunion ou la création d’un événement d’absence du bureau, mais celles-ci sont plus cachées dans les cmdlets et peuvent nécessiter quelques recherches si besoin.